Geschäftsbriefvorlage unter Word

[lips 10]

Hallo Leute,

 

bei uns werden Angebote unter Word erfasst. Jetzt möchten die Mitarbeiter die Angebote per Mail oder PC-Fax versenden. Da unser Briefkopf jedoch vorgedruckt auf den Papieren im Laserdrucker ist, hat der Empfänger bei Email oder Fax nur den geschriebenen Text aus Word. Mein Problem ist jetzt weniger die Erstellung einer Dokumentvorlage für Email bzw. Fax. Viel mehr wissen die Mitarbeiter meist erst nach dem Schreiben von Angeboten oder ähnlichem, dass dieses Dokument als Email oder Fax versendet werden soll. Und das hin und herkopieren zwischen der "Normalen" Datei und der Fax bzw. Emailvorlage doch sehr aufwendig ist, wird das eben von den Usern nicht gemacht! Gibt es eine Möglichkeit einem Dokument nachträglich noch ein Layout zu verpassen? Am besten mit 1 oder 2 Mausklicks. Je einfacher um so besser - sag ich mal. Im Fax hätt ich ja ne Lösung: spezielles Faxformular einrichten, welches ausgewählt werden kann. Aber dann fehlt immer noch für Email!

 

Grüße

Lips

[Volvotrucker 10]

Wie wär folgende Variante:

Installier FreepdfXP und lass die Mitarbeiter die Angebote für Fax und Mail auf den FreepdfXP-Drucker ausdrucken. In dem hast du die Möglichkeit, ein Briefpapier zu hinterlegen. Also einfach einen Briefbogen von euch einscannen und dort hinterlegen. Und dann einfach das pdf per Mail oder Fax rausschicken.

[lips 10]

Hallo Volvotrucker,

 

hab mir das Tool gerade angesehen. Gar nicht so schlecht. Nur was ist bei mehrseitigen Dokumenten? Die erste Seite ist ja das Geschäftspapier die restlichen sind weiß und haben oben rechts nur unser Firmenlogo in klein!

[Volvotrucker 10]

Freepdfxp kann meines wissens nur 1 Briefpapier hinterlegen und das dann für alle Seiten. Anderst PDFMailer pro von Gotomaxx. Bei dem kannst für die 1. Seite ein anderes hinterlegen wie für die folgenden Seiten. Ist allerdings auch keine Freeware, kostet so um die 150 Euronen. Gibt auch ne Testversion auf der Page.

[lips 10]

Hey Volvotrucker,

 

super Tool, was ich auf den ersten Blick jetzt erkennen können. Und vor allem der Preis von 150 EUR ist nicht zu hoch. Bin mir sicher das ich das Tool bekomme *g* - ach was ich kaufs einfach.

[Volvotrucker 10]

Gibts zeitweise auch im Angebot als 3er-Lizenz für knapp 300 ;)

[Squire 228]

oder als Prozessorlizenz mit beliebig vielen Usern ... wir haben eine 2 Prozessorlizenz im Einsatz.

 

Du kannst damit z.B. standardmäßig die Security für die PDFs hinterlegen. Bei uns sind alle PDFs gegen Änderungen und Kopieren mir Passwort geschützt damit irgendwelche Kunden etc. nicht an den Angebots-PDFs herumpfuschen können

[goscho 11]

Hallo Lips,

bin zwar spät dran, hoffe abr noch nicht zu spät.

 

Ich habe etwas besseres für dich -> Fineprint

 

Das ist ein virtueller Druckertreiber, welcher die Erstellung und Einbindung (bsw. aus Wordvorlage nach Fineprint gedruckt und dieser Vorlage einen Namen geben) verschiedener Briefköpfe erlaubt. Dabei kann man sogar entscheiden, ob auf allen Seiten, nur auf der 1. Seite oder gar der Kopf nur auf der 1. Seite, der Fuß aber auf allen stehen soll.

Dann schickt man das ganze an einen Drucker/Fax oder einen PDF-Drucker. Dafür gibt es gleich das passende Tool vom selben Hersteller, welches die gleiche Oberfläche nutzt, heißt PDF-Factory.

Infos und Download gibt es hier.

 

Gibt es als Standalone, gekoppelte (Fineprint + PDF-Factory) und jeweils auch als Serverversion.

[lips 10]

Kurzes Fazit (meine Meinung):

 

FreepdfXP

kostenloser PDF-Printer für viele Zwecke ausreichend. Kann jedoch nur alle Seiten mit einer Grafik hinterlegen

 

PDFMailer

Super Tool, Leicht zu verwenden jedoch leider mit Kosten verbunden.

 

Fineprint & PDF-Factory

Fineprint kostengünstiges Tool. Kann auch unterschiedliche Designs bzw. Grafiken auf mehrseitige Dokumente legen. Nachteil: erzeugt nicht selbst eine PDF. Dazu braucht man das Tool PDF-Factory welches wiederum etwas kostet. Jedoch günstiger als der PDF-Mailer. Oder man verwendet gleich den FreepdfXP um die PDF zu schreiben!