Kalenderbasierte Abwesenheitsnotizen

[JClasen 10]

Moin Moin,

 

ich hab mal wieder ne Frage, die sich als FAQ herausstellen könnte. Leider konnte ich - evtl. mangels Phantasie - mit Boardsuche und Google nicht sonderlich viel finden.

 

Ich würde gerne mit unternehmenseinheitlichen Abwesenheitsnotizen auf Mails reagieren. Soweit erstmal kein Problem. Das ganze soll aber auf einem zentralen (Domänenweit öffentlichen) Kalender geschehen. Sprich: Wenn jemand in diesem Kalender einträgt, er sei vom 12.03.07 bis zum 19.03.07 auf Bali, dann soll auf eingehende Mails mit einer Abwesenheitsnotiz reagiert werden.

 

Die Infrastruktur fußt auf einem W2k3 SBS als DC und Mailserver. Nun möchte ich aber nicht jedes Outlook einzeln durchkonfigurieren, sondern ich suche eine zentral konfigurierbare Lösung auf dem Server (wo ja so oder so die Abwesenheitsnotiz erstellt werden muss)

 

Potentielle Lösungen sehe ich da momentan zwei:

 

1) Ich verpasse dem Benutzer ein Abmeldeskript, welches den Benutzer automatisiert auf abwesend stellt, wenn er sich abmeldet. Zusätzlich spendiere ich dem Kalender ein neues Interface, welches zum einen die Einträge vornimmt und zum anderen den Abwesenheitsregeln eine neue für den grade eingetragenen Zeitraum hinzufügt.

 

Das würde bedeuten, die Abwesenheitsnotiz geht für alle eingehenden Mails automatisiert raus, wenn der User in besagtem Kalender als abwesend eingetragen ist, und nicht angemeldet ist.

 

Nachteile dieser Lösung wären der relativ hohe Implementierungsaufwand und die Tatsache, daß meine User Outlook gewöhnt sind. Das die das neue Interface also annehmen ist nicht garantiert. Ich sehe IT eigentlich immer noch als arbeitsunterstützende Dienstleistung, insofern würd ich eigentlich lieber die Outlook-Oberfläche weiter nutzen.

 

2) Alternativ könnte ich auch den Exchange Event Service nutzen (so der SBS den denn hat) und ein Skript hinterlegen, welches bei eingehenden Mails vor dem speichern in den Kalender schaut und entsprechende Abwesenheitsnotizen verschickt.

 

Das schöne an dieser Lösung wäre a) die einfache Verwaltung, b) das relativ simple Deployment und c) die gute Konfigurierbarkeit. Standard-Vertreterreglungen und individuell nach Mitarbeiterrolle gestaffelte Reaktionen wären hier ganz gut zu realisieren.

 

Auch hier sehe ich aber einen relativ hohen Implementierungsaufwand als Nachteil auf mich zukommen. Außerdem kann man bei solchen Lösungen immer relativ schlecht vorhersehen, wie sie auf zukünftige Anforderungen reagieren, da ja einfach nur ein sehr kleiner Nutzerkreis zum Erfahrungsschatz beiträgt.

 

Bei beiden Lösungen hab ich nur irgendwie das Gefühl, das sie fürchterlich kompliziert sind. Das muss doch eigentlich auch einfacher gehen. Bietet Exchange zum Beispiel schon irgendwo ne passende Möglichkeit? Oder gibt es Software, die genau das geforderte mit leistet?

 

Bitte lasst doch mal hören, was Eure Erfahrung dazu sagt.

 

Danke & Gruß

Jens

[GuentherH 61]

Hi.

 

- eine Abwesenheitsnotiz ist für das interne Netz gedacht, aber nicht für extern

- die Gründe dafür sind hier am Board schon merhfach besprochen worden (denke mal an SPAM usw)

- mein wichtigstes Argument ist aber, wenn ich in deiner Firma Kunde bin, ist es mir schnurzegal ob Mitarbeiter A oder B abwesend ist. Ich will meinen Anfrage bearbeitet

wissen, egal von wem. Und ich will als Kunde dann nicht ein 2. Mail an Mitarbeiter B senden, nur weil Mitarbeiter A nicht im Haus ist.

- wenn du noch immer eine Abwesenhetisnotiz verwenden willst, dann kannst du diese

mit 3rd Party Produkten zentral verwalten - schau einfach über die Boardsuche dazu.

 

LG Günther

[JClasen 10]

Da ich hier nur das ausführende Organ bin, nicht aber das entscheidende will ich mich eigentlich nicht über Sinn und Unsinn streiten. Ich geb Dir in sofern recht, daß man nicht für alle Mitarbeiter und Mailaccounts nach besagtem Schema verfahren kann und sollte.

 

In Anbetracht unserer Geschäftspraktiken ist es aber IMHO trotzdem noch für eine ausreichend große Anzahl an E-Mail-Adressen sinnig, entsprechend zu verfahren. Hier geht es vielfach einfach um den persönlichen Kontakt bei Bestandskunden. Ein "Bin grad im Urlaub, aber Ihre Mail geht an Kollege X weiter und der meldet sich dann schnellst möglich bei Ihnen." kommt da eigentlich immer ganz gut an - insbesondere wenn Kollege X nicht ganz so schnell ist, weil er ja grad für zwei arbeiten muss.

 

Neukunden landen ja sowieso auf den Verteilern, und die sind ja nie abwesend oder im Urlaub.

 

Hast Du zufällig nen Namen von einem der Produkte als weiteres Suchstichwort?

 

Gruß Jens

[GuentherH 61]

Hi.

 

- MSXFAQ.DE - Out of Office

- Out-of-Office Manager - Central Management of Outlook Out-of-Office Status and Messages

 

LG Günther

[JClasen 10]

Danke nochmal. Leider erfüllen alle in den beiden Links (die ich im übrigen schon ergoogelt hatte) genannten Produkte und Lösungsansätze ein Kriterium nicht, und das ist die Synchronisierung mit einem öffentlichen Kalender. Die wäre aber eben notwendig, um ohne Veränderung bestehender Workflows dafür zu sorgen, das die Mails rausgehen.

 

Das einzige was annähernd in die Richtung geht ist das Skript CDOLive, welches in der Linkliste, auf die wiederum die FAQ verlinkt, zu finden ist. Das entspricht ja aber meiner Variante 2) im wesentlichen. (Welch Wunder - daher hab ich die Idee ja.)

 

Mal ganz unabhängig davon, ob man Abwesenheitsnotizen nun nur unternehmensintern oder auch extern einstellt, kann ich mir schwer vorstellen, das der damit verbundene Klickwahnsinn (Urlaubstermin in Kalender eintragen, Abwesenheitsassistent anschmeißen und für das Datum vorkonfigurieren, am letzten Tag vor Urlaub abwesend schalten) nicht schonmal vernünftig automatisiert wurde.Letztendlich geht es ja nur noch darum, daß als "abwesend" ausgezeichnete Termine in einem Kalender dazu führen, daß der Mitarbeiter auch für den Server als abwesend gilt. Für den Rest gibts ja schon genug Software.

 

Gruß Jens