Gibt es so was wie ein "amerikanischer-Briefkasten-Fähnchen" im Netz?

[nicecap 10]

Hallo und guten Advent wünsche ich,

 

hab da mal ne Frage - ich weiß einfach nicht wie ich so was bei google oder sonst wo suchen soll - deshalb mal meine Fragestellung an Euch:

 

Wir sind eine kleine 3-Mann-Firma. Selbst dabei ist es schwierig, dass ich alles mitbekomme, was in meiner Abwesenheit so an Telefonaten reinging. Da ich Zettelwirtschaft hasse habe ich eine kleine Access-DB "Anrufnotiz" gemacht. Das Problem ist nur, ich muss bei meiner Rückkehr immer da rein gucken, auch wenn gar nichts neues da ist.

 

Wie könnte man so was besser lösen - wir sind vernetzt über Win2003 SmallBusinessServer, nutzen Office2007 komplett. Damit sollte doch so was machbar sein.

 

Was ich nicht will ist, dass für jeden Anruf im Outlook Kalender ein Termin gesetzt wird.

 

Meine Ideen dazu waren bisher:

- das Prinzip des amerikanischen Briefkastens: wenn ein Anruf da ist, macht der Mitarbeiter der diesen entgegen genommen hat von seinem Platz aus ein Fähnchen (Alarmlicht, etc.) hoch, das bei mir auf dem Monitor angezeigt wird. Aber - womit kann man so was übers Netz realisieren?

- über email intern - finde ich nicht so gut, da bei der Flut von emails so manches unter gehen kann.

- über OneNote - aber ich finde da einfach keine Alarmfunktion - bzw. da ist kein Fähnchen. Außerdem würde ich das ganze gerne als Formular haben, damit meine Jungs auch immer wissen was sie vom Anrufer zu erfragen haben.

- über Outlook - kann man da ein Formular erstellen, dass mit so einem Alarmsignal ausgestattet ist? Kann man einen separaten Kalender anlegen, in dem bei jedem Termin ein selbst gestaltetes, ausgefülltes Formular angezeigt wird?

 

Ich würde mich über Lösungsvorschläge sehr freuen

Viele Grüße - Chris

[Scurfy 10]

2 Ideen hab ich dazu :

 

1. Wenns nur darum geht Nachrichten zu hinterlassen, wie wärs dann mit dem Messenger ? Kriegst du da eine nachricht hast du in der Startleiste ein fenster blinken ...

 

2. Outlook gefällt mir schon, allerdings würde ich keine Termine sondern Notizen und Aufgaben verwenden. Um das dann au den Bildschirm zu bekommen gibts so kleine Tools wie zB Rainlendar (shareware) , dann hättest du deine Aufgaben / Notizen gleich am Desktop.

 

Edit: Ach ja, und wenns dann aufwendiger werden soll dann hört sich das nach einer kleinen CRM Lösung an, wir zb verwenden ACT! von Sage und sind recht zufrieden...

 

lg

Stefan

[SecurityMaker 10]

Ich denk mal ne kleine CRM variante wär das beste für euch.

 

Schau dir mal den Business Contact Manager von Microsoft an, der ist sogar kostenlos:

 

http://office.microsoft.com/en-us/contactmanager/FX101674171033.aspx

[nicecap 10]

Danke für die Infos an Euch beide.

 

Die Messenger-Lösung hat mir den Nachteil, dass man da kein Formular hat in dem die Leute ohne Nachdenken nur ein paar Felder ankreuzen und beschreiben müssen.

 

Rainlendar finde ich super, installiere ich auf fast allen Systemen die ich ausliefere. Aber das Ding liegt eben bei mir doch normalerweise unter Tonnen von Fenstern begraben und bei Vista habe ich ohnehin ein Kalender Gadget auf dem DT.

 

CRM wäre gut. Habe mit dem BCM schon experimentiert aber es ist dann doch zu mager - ich brauche da eher was mit Fakturierung - was wir schon haben - und da will ich nicht noch was 2. anfangen. Demnächst kaufen wir auch noch weitere Lizenzen für unser CRM - übrigens orgaMAX, super teil für das Geld - und da wird das dann auch drüber gehen, die Mitarbeiter haben alle Zugriff und die Anrufnotizen sind dann auch gleich beim Kunden dokumentiert.

 

Bis dahin habe ich mich jetzt für folgende Lösung entschieden:

Outlook-Formular gebastelt, an alle verteilt und wenn jetzt ein Anruf kommt schicken die mir das Formular einfach als email und es steht in meiner Email-Liste - da übersehe ich es garantiert nicht. Hier gibt es nur das Problem, dass ich einfach nicht aus Outlook über den Exchange-Server das Formular für alle veröffentlichen kann - die "organisatorischen Formulare" sind für mich nicht zugreifbar und ich kann also auch kein neues Formular da rein stellen. Ich muss also ein neues Formular für jeden User separat importieren und unter "persönliche Formulare" speichern. Was natürlich den Nachteil hat, dass bei einer Formular-Änderung keiner diese mitkriegt.

Wenn es da noch Ideen gibt, woran es liegen kann, dass ich keine Formulare global veröffentlichen kann - nur her damit. Aber ich bin schon froh, dass es so geht.

 

Vielleicht wäre das auch ein Thema für einen neuen Thread.

 

Ich wünsche Euch schöööne Weihnacht - Chris

[olafw 10]

Moin!

Schau mal bei DocOutlook.de - Peter Raddatz nach, dort gibt es auch noch jede Menge gute Ideen zum Thema "Einsatz von Outlook".

Erstell Dir doch einen öffentlichen Ordner, wo Ihr Eure Anrufbenachrichtigungen sammelt.

[nicecap 10]

Hallo Olaf - danke für den Tipp mit DocOutlook - werde ich mich mal umsehen.

 

Das Problem mit den organisatorischen Formularen ist darüber hinaus gelöst.

Ob optimal weiß ich noch nicht - jedenfalls bin ich so vorgegangen:

 

- Auf dem Server (Win SmallBusinessServer 2003) den Exchange System Manager gestartet

- auf Order -> Öffentliche Ordner mit rechts geklickt

- dort Systemordner ausgefällt

- unter EFORMS REGISTRY einen neuen neuen Ordner angelegt.

- nun konnte ich mein Outlook Formular vom Client aus sofort unter "organisatorische Formulare" speichern

- In Outlook aufrufen und verwenden konnte ich es allerdings erst nach einem Windows Neustart auf dem Client. Eventuell hätte auch Outlook beenden geholfen - habe ich aber nicht probiert, da ich sowieso den Rechner runtergefahren habe. Am nächsten Tag jedenfalls war es dann da.

 

Allerdings sehe ich mein Formular nicht direkt im Systemmanager unter dem neu erstellten Ordner - aber im Outlook unter "organisatorische..." ist es ja - und das ist alles was ich wollte. Jedenfalls so weit.

 

Eine interessante Einschränkung habe ich jedoch in meinem Formular: es enthält ein Feld in dem mehrzeilig geschrieben werden soll. Das geht irgendwie nicht. Wenn ich in den erweiterten Einstellungen zu dem Feld "Multiline" und/oder "WordWrap" auf True setze kann ich das Feld zwar wunderbar mehrzeilig beschreiben.

Nach dem Versenden des Formulars sieht der Empfänger jedoch keinen Text in diesem Feld.

Setze ich Multiline auf False funktioniert das Feld wunderbar - man kann es beschreiben (aber eben nur einzeilig und dafür ellenlang) und lesen (aber natürlich nur indem man in dem Feld wie beklobbt scrollt.)

 

Viele Grüße - Chris