Mein Ex2003 Szenario - Wie mache ich es besser?

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Hi @all!

 

Ich wollte mal ein paar Expertenmeinungen zum Thema Exchange (2003 Orga) zu meinem Szenario hören, und vll jemand für die eine oder andere Situation ein "best practise" mit auf dem Weg geben kann :-) Ich denke es muss doch bessere Lösungsansätze geben, als die die ich gleich beschreiben werde. Zu den einzelnen Punkten bin ich für euren Senf sehr dankbar. Denn ich weiss momentan nicht, was ich ändern könnte ohne mir z.B. einen Sharepoint anzuschaffen.

 

Also folgendes:

 

Ich habe eine Exchange Organisation (alle Server 2003). Ich habe 7 Abteilungen in der Firma, jede hat ein "Funktionspostfach", also ein AD Benutzer mit einem 50MB großen Postfach, auf dem die Abteilung als Gruppe voll berechtigt und als zusätzliches Postfach in Outlook eingebunden ist.

Öffentliche Ordner werden nicht verwendet, und sollen es auch nicht.

 

1. Nun sollen in diesen Funktionsmailboxen neue Unterordner entstehen. Da es 7 sind, muss man den Arbeitsschritt 7 mal wiederholen (also immer mit dem Funktionspostfach der Abteilung anmelden und Ordner anlegen). Ändert sich was, muss man es 7 mal ändern. Sehr aufwändig, aber wohl nicht anderst zu lösen.

 

2. Die Ansichten werden ja vom jeweiligen Outlook des Benutzers gespeichert, eine einheitliche Ansicht in Outlook kann ich nicht einstellen (für alle), z.B. es existiert in "Gesendete Objekte" ein Unterordner und dieser zeigt standardmäßig nicht das Feld "An" in der Übersicht, wenn dort eMails abgelegt sind. Jeder Mitarbeiter muss sich in seinem Outlook die Ansicht selbst einstellen.

 

3. Gesendete Objekte => Sendet ein Mitarbeiter etwas in im Namen von dem Funktionspostfach seiner Abteilung, dann landet es ja in seinem gesendete Objekte Ordner, nicht in der des Funktionspostfaches. Der Mitarbeiter muss nachträglich in seinem gesendeten Objekte Ordner per Hand die Mail in den g.Ordner von dem Funktionspostfach verschieben.

 

4. Berechtigungen => Ein Mitarbeiter wie z.B. Abteilungsleiter kann über Outlook nicht im Funktionspostfach seiner Abteilung sehen, wer Rechte besitzt und wer nicht, das kann nur der Administrator über AD Objekt (Reiter Security u. Mailbox Rights). Jeder hat zwar Vollzugriff, aber es geht mehr um die Frage: wer?

 

5. Regeln anlegen => Da die Postfächer nur 50 MB groß sind, sollen serverseitige Regeln angelegt werden. Über den Regelmanager sind Serverregeln für den Mitarbeiter nicht erkennbar, sprich es werden Regeln eingestellt die fehlerhaft sind (Clientseitige Regeln). Regeln wurden angedacht für Dinge wie: Schiebe mir den wöchentlichen Bericht der im Posteingang von Funktionspostfach 1 ankommt in einen Unterordner. Eine 2te Regel soll in dem Unterordner bewirken, dass dieser Unterordner alle 2 Wochen automatisch und endgültig gelöscht wird (also der Inhalt). Natürlich serverseitig, nicht das der Mitarbeiter mal 4 Wochen in Urlaub ist (Gibt es eine serverseitige Regel die Inhalt löscht ohne Outlook zu starten?).

 

6. 50MB Postfächer laufen schnell voll. Daher löschen Mitarbeiter in Auzfräumaktionen die Funktionsmailbox per Hand oder eine Regel soll serverseitig bestimmte Mails in Unterordner im Funktionspostfach löschen. Ist derzeit noch nicht eingerichtet, funktioniert das so überhaupt?

[NorbertFe 1.983]

Ich habe eine Exchange Organisation (alle Server 2003). Ich habe 7 Abteilungen in der Firma, jede hat ein "Funktionspostfach", also ein AD Benutzer mit einem 50MB großen Postfach, auf dem die Abteilung als Gruppe voll berechtigt und als zusätzliches Postfach in Outlook eingebunden ist.

Öffentliche Ordner werden nicht verwendet, und sollen es auch nicht.

 

Warum keine öffentlichen Ordner?

 

1. Nun sollen in diesen Funktionsmailboxen neue Unterordner entstehen. Da es 7 sind, muss man den Arbeitsschritt 7 mal wiederholen (also immer mit dem Funktionspostfach der Abteilung anmelden und Ordner anlegen). Ändert sich was, muss man es 7 mal ändern. Sehr aufwändig, aber wohl nicht anderst zu lösen.

 

Warum muß man sich als Funktionspostfach anmelden? Das kann man doch einfach erledigen wenn man Mitglied der entsprechenden Gruppe ist. Als Admin sollte man das eventuell sein ;)

 

2. Die Ansichten werden ja vom jeweiligen Outlook des Benutzers gespeichert, eine einheitliche Ansicht in Outlook kann ich nicht einstellen (für alle), z.B. es existiert in "Gesendete Objekte" ein Unterordner und dieser zeigt standardmäßig nicht das Feld "An" in der Übersicht, wenn dort eMails abgelegt sind. Jeder Mitarbeiter muss sich in seinem Outlook die Ansicht selbst einstellen.

 

Ja das ist leider so. Eine richtige Lösung ist mir bisher noch nicht begegnet.

 

3. Gesendete Objekte => Sendet ein Mitarbeiter etwas in im Namen von dem Funktionspostfach seiner Abteilung, dann landet es ja in seinem gesendete Objekte Ordner, nicht in der des Funktionspostfaches. Der Mitarbeiter muss nachträglich in seinem gesendeten Objekte Ordner per Hand die Mail in den g.Ordner von dem Funktionspostfach verschieben.

 

Ja auch das ist keine neue Forderung. Da gibts nur 3rd Party Tools die sowas für den Nutzer erledigen.

 

4. Berechtigungen => Ein Mitarbeiter wie z.B. Abteilungsleiter kann über Outlook nicht im Funktionspostfach seiner Abteilung sehen, wer Rechte besitzt und wer nicht, das kann nur der Administrator über AD Objekt (Reiter Security u. Mailbox Rights). Jeder hat zwar Vollzugriff, aber es geht mehr um die Frage: wer?

 

Da es eine Verteilergruppe ist, kann sich der AL ja die Mitglieder dieser VL anschauen ;)

 

5. Regeln anlegen => Da die Postfächer nur 50 MB groß sind, sollen serverseitige Regeln angelegt werden. Über den Regelmanager sind Serverregeln für den Mitarbeiter nicht erkennbar, sprich es werden Regeln eingestellt die fehlerhaft sind (Clientseitige Regeln).

 

Warum sind die nicht erkennbar?

 

Regeln wurden angedacht für Dinge wie: Schiebe mir den wöchentlichen Bericht der im Posteingang von Funktionspostfach 1 ankommt in einen Unterordner. Eine 2te Regel soll in dem Unterordner bewirken, dass dieser Unterordner alle 2 Wochen automatisch und endgültig gelöscht wird (also der Inhalt). Natürlich serverseitig, nicht das der Mitarbeiter mal 4 Wochen in Urlaub ist (Gibt es eine serverseitige Regel die Inhalt löscht ohne Outlook zu starten?).

 

Auch da wirst du wohl um 3rd Party Tools nicht herumkommen.

 

6. 50MB Postfächer laufen schnell voll. Daher löschen Mitarbeiter in Auzfräumaktionen die Funktionsmailbox per Hand oder eine Regel soll serverseitig bestimmte Mails in Unterordner im Funktionspostfach löschen. Ist derzeit noch nicht eingerichtet, funktioniert das so überhaupt?

 

Du könntest sowas eventuell über die Mailboxmanager regeln. Aber das wird administrativ auch nicht praktischer ;)

 

Bye

Norbert

[blob 10]

Warum keine öffentlichen Ordner?

 

Da diese mal da waren und nur missbraucht wurden, um Daten abzulegen. Für die Daten wurde ein DMS eingeführt.

 

Warum muß man sich als Funktionspostfach anmelden? Das kann man doch einfach erledigen wenn man Mitglied der entsprechenden Gruppe ist. Als Admin sollte man das eventuell sein ;)

 

Stimmt, mein Gedankenfehler, muss natürlich nicht da alle verbundenen Mitarbeiter volle Rechte haben :->

 

Da es eine Verteilergruppe ist, kann sich der AL ja die Mitglieder dieser VL anschauen ;)

 

Sorry, was heisst AL? ;-) Also eine Verteilergruppe existiert doch gar nicht, wenn ich in Outlook (2007) Rechts klicke auf das verbundene Postfach, sehe ich unter dem Reiter Berechtigungen nur "Anoym" oder "Standard".

 

 

Warum sind die nicht erkennbar?

 

Wenn ich über Outlook (Inbox vom Funktionsmailbox markiert) den Regelassistent aufrufe, kann ich mir meine Regeln ja zusammenklicken. Woher weiss ein normaler Anwender, ob die Regel dann nur gilt wenn er Outlook startet oder auch wenn er ausser Haus ist?

 

Du könntest sowas eventuell über die Mailboxmanager regeln. Aber das wird administrativ auch nicht praktischer ;)

 

Dann hab ich ja die Fummelarbeit, nein Danke ;-)

 

Merci für Reply!

[GuentherH 61]

Hallo.

 

Wenn ich über Outlook (Inbox vom Funktionsmailbox markiert) den Regelassistent aufrufe, kann ich mir meine Regeln ja zusammenklicken. Woher weiss ein normaler Anwender, ob die Regel dann nur gilt wenn er Outlook startet

 

Der Benutzer erhält auf jeden Fall eine sehr genau Meldung, wenn es sich um eine Clientseitige Regel handelt.

 

oder auch wenn er ausser Haus ist

Das gilt nur für den Abwesenheitsassistenten.

 

LG Günther

[blob 10]

habe es mal ausprobiert, richtig, wenn man eine Regel erstellt und es handelt sich um eine clientseitie Regel, dann kommt nach Abschluss eine Meldung.

[NorbertFe 1.983]

Da diese mal da waren und nur missbraucht wurden, um Daten abzulegen. Für die Daten wurde ein DMS eingeführt.

 

Hmm versteh ich zwar nicht, aber ok. ;)

 

Sorry, was heisst AL? ;-)

 

AbteilungsLeiter. ;) Na das war ja schwer.

 

Also eine Verteilergruppe existiert doch gar nicht, wenn ich in Outlook (2007) Rechts klicke auf das verbundene Postfach, sehe ich unter dem Reiter Berechtigungen nur "Anoym" oder "Standard".

 

Achja. Du hast ja Vollzugriff im ESM gegeben. Dann leg halt ne Verteilerliste an damit der AL sehen kann wer Zugriff hat. :)

 

Bye

Norbert