Strukturierte Ablage von Dateien

[dovogt 10]

Hallo,

 

ich weiß nicht, ob es so in das Forum passt. Ich Versuchs einfach mal. ;-)

 

Ich möchte das unsere Mitarbeiter die Daten strukturiert ablegen. Ich habe nun eine Nomenklatur ausgearbeitet, wie Dateien und Ordner bezeichnet werden müssen. Die Ordnerstruktur mit Berechtigung möchte ich mittels Script anlegen.

 

Die Ordner oder Dateinamen müssen so bezeichnet werden:

z.B.

Ordner: 110509

Datei: 110509_gk_A.doc

 

Jetzt bin ich auf der Suche nach einem Tool, was diese Struktur überwacht und eine falsche Bezeichnung unterbindet. Google spuckt leider nix zu diesem Thema aus, eventuell suche ich auch mit den falschen Begriffen.

[NilsK 2.922]

Moin,

 

da wirst du auch nichts finden, was dein Vorhaben umsetzt. Das ist im Effekt eine organisatorische Aufgabe, die du nur organisatorisch lösen kannst. Allenfalls könntest du dir einen Dienst schreiben, der sich auf dem Dateiserver als Filter in den Prozess der Dateierzeugung einklinkt ... aber Aufwand und Nutzen dürften kaum in einem brauchbarrn Verhältnis stehen.

 

Ganz abgesehen davon, wirst du dir mit einer so kruden Namensstruktur wenige Freunde, dafür aber ganz schön viele Feinde machen.

 

Gruß, Nils

[dovogt 10]

Hallo,

 

bin ich echt der Erste, der auf so eine Idee kommt?

 

Wieso, was spricht dagegen? Wie würdest Du es machen?

[zahni 550]

Denkbar war eine Lösung auf Sharepoint-Basis, solange das keine Access-Dateien sind.

 

Dazu solltest Du Dir aber einen Sharepoint-Profi besorgen.

[dovogt 10]

Hallo,

 

es handelt sich um Word und Excel Dateien. Kann ich mit Sharepoint die Struktur überprüfen?

[GuentherH 61]

Hi.

 

Kann ich mit Sharepoint die Struktur überprüfen?

 

Auch mit Sharepoint ist das so nicht möglich. Es ist so wie Nils schon geschrieben hat, eine organisatorische Aufgabe.´

 

Erkläre einigen wichtigen Mitarbeitern inkl. der sogenannten "grauen Eminenz" deine neue Ordnerstruktur. Wenn alle in die Hände klatschen wirst du kein Tool benötigen, die Daten werden vom 1. Tag so abgelegt wie du es haben willst.

 

Ich fürchte aber, du wirst in große runde Augen schauen, das beste und teuerste Tool wird umsonst sein, die Daten werden nämlich in Zukunft lokal gespeichert werden, und zwar so, wie sie es immer gemacht haben.

 

Und wie schreibt Nils immer ;)

 

Günther

 

der schon einige Workshops zu diesem Thema gehalten hat, und einige Umsetzungen in den Sand gesetzt hat weil die falschen Entscheidungsträger eingeladen waren.

[zahni 550]

Du kannst, nach entsprechender Anpassung, Valdierungen einbauen oder auch Namen automatisch erzeugen lassen.

 

Aber wie gesagt, mit Details kann ich nicht dienen

 

-Zahni

[Dukel 451]

Hallo,

 

es handelt sich um Word und Excel Dateien. Kann ich mit Sharepoint die Struktur überprüfen?

 

Mit Sharepoint hast du andere Möglichkeiten deine Daten zu strukturieren und dort ist es egal, wie die Dateien heißen. Es gibt, um nur 2 Beispiele zu nennen, Meta Informationen und einen Suchindex.

 

Warum möchtest du eine bestimmte Dateistruktur?

[zahni 550]

So ungefähr meinte ich das: Man kann Metainformationen definieren und vom Anwender "zwangsweise" auswählen lassen. Mit Hilfe dieser Meta-Informationen, lassen sich z.B. logische Ordnerstrukturen erzeugen. Auch lassen sich Dateinnamen (z.B. ein fester Präfix) erzeugen.

 

Ist alles eine Frage einer geschickten Anlage der Dokumentenbibliotheken. Dafür gibt es Leute, die sich damit auskennen.

[chirho 10]

Hallo.

 

Das klingt für mich so, als wolltest du ein

Dokumentenmanagement

abbilden wollen. Das Thema habe ich durch.. Das fing bei uns an bei Bewerbungszu- und -absagen über Einladungen zur Weihnachtsfeier, bis zu Geburtstagsgratulationen unserer Vertreter usw. usw..

Letztendlich hilft in dem Falle nur ein professionelles DMS. Sei es Sharepoint oder ein anderer Anbieter..

Mit einer Ordnerstruktur und Namenskonvention wirst du deine Anforderungen (soweit du sie hier definiert hast) nie erfüllen können.

[dovogt 10]

Hallo,

 

danke für Eure Hilfe. An ein DMS hatte ich schon gedacht. Allerdings fand is es mit Kanonen auf Spatzengeschossen.

Ich es erstmal manuell versuchen, vielleicht findet sich ja noch eine Lösung.

[Dukel 451]

Nochmals: Wieso willst du solch eine Struktur? Was soll diese bezwecken?