Kopie aller ausgehenden Mails in ein Sammelpostfach

[bauernjunge 10]

Hallo,

 

wir richten gerade in einer Testumgebung ein Programm zur Mailarchivierung ein. Dazu nutzen wir OpenBenno.

 

Der "normale" Weg würde über die Journaling-Funktion von Exchange 2003 gehen. Dabei würden alle eingehenden und ausgehenen Mails von allen Postfächern archiviert. Klingt gut, hat aber auch Nachteile.

 

Denn:

Es sollen einige Postfächer nicht archiviert werden (Personalchef, Chef usw.)

Desweiteren soll der SPAM nicht mit archiviert werden.

Beides ist aber bei der Journaling-Funktion der Fall.

 

Eine weitere Lösung, wenn auch nicht ganz so elegant, ist, bei den jeweiligen Postfächern die archiviert werden sollen, in den Zustelloptionen das Sammelpostfach für die Mailarchivierung einzutragen. Dann werden aber die ausgehenden Mails nicht berücksichtigt.

 

Meine Frage nun, kann ich irgendwie alle ausgehenden Mails von bestimmten Usern in ein Sammelpostfach laufen lassen oder gibt es eine bessere Lösung?

 

Thema Datenschutz ist natürlich auch schon besprochen worden und der Betriebsrat ist ebenfalls informiert. Es wird ein Schreiben geben, in dem die User darüber informiert und aufgeklärt werden. Es wird auch überlegt die Archivierung auszuschalten, wenn der User damit nicht einverstanden ist.

 

Aber so weit sind wir ja noch nicht. Bisher läuft alles in einer Testumgebung. Es soll erst nur das wie, wann und wo ausprobiert werden.

 

Viele Grüße

 

Timo

[chirho 10]

Hallo.

 

Mann könnte einen Account und dessen Postfach als Journaling-Postfach nutzen und dieses dann mit serverbasierten Regeln organisieren

(die einen in einen Ordner verschieben, den Rest löschen o. Ä.)

ABER:

Was ist der Sinn dieser Art der Archivierung?

Zielt ihr auf gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung gemäß GDPdU ab?

 

Dann kann ich nur sagen: spar dir den Aufwand, denn so wird das nichts.

Mal abgesehen davon, dass das explizit der Unterschied von OpenBenno zur kommerziellen Variante ist,

sind die Ausnahmeregelungen schon mehr als fraglich.

Aber das kann euch ein Anwalt hinreichend erklären..

[bauernjunge 10]

Hi,

 

die gesetzeskonforme Archivierung ist nicht das Hauptziel. Diese ist in der späteren Ausbaustufe geplant.

 

Unser Ziel ist es, die 75 Gb Grenze im Exchange 2003 zu umgehen. Unsere User weigern sich, alte Mails zu löschen. Wir haben hier Mitarbeiter, die ein Postfach von mehr als 7 Gb haben.

Die Lösung eine PST zu erstellen und dann lokal abzulegen finden wir auch nicht so doll.

 

Mit Openbenno, so unsere Überlegung, werden dann die Mails archiviert und im Exchange dann alles nach x Monaten gelöscht.

Der User kann dann im Mailarchiv suchen, falls eine alte Mail wirklich mal benötigt wird.

 

Ich habe heute ein Makro geschrieben, welches im Hintergrund den BCC ausfüllt und so eine Blindkopie an den Benno schickt. Das funktioniert auch.

Der User bemerkt dies nur, wenn er unter "Gesendete Objekte" nachschaut. Aso kein zusätzlicher Klickaufwand für ihn.

Eine weitere Überlegung ist, dass diese Makro um eine Funktion erweitert wird, damit man eine Mail am Archivierungssystem vorbeischleusen kann. Steht z.B. [Privatmail] im Betreff, dann schicke diese Mail nicht ins mailarchiv. Natürlich müsste ich dann auch noch zusehen, dass die Antwort auf so eine Mail ebenfalls nicht archiviert wird.

 

Dies würde ja auch evtl. mit den von dir genannten Serverregeln gehen. Damit kenne ich mich aber noch überhaupt nicht aus. Ich werde mal danach goggeln.

 

Danke!

[iDiddi 27]

Hallo bauernjunge,

 

die gesetzeskonforme Archivierung ist nicht das Hauptziel. Diese ist in der späteren Ausbaustufe geplant.[/Quote]

Und was ist, wenn das dann mit OpenBenno nicht geht? Steigt ihr dann wieder auf eine andere Lösung um? Ich würde das im Vorfeld klären.

 

Ich habe heute ein Makro geschrieben, welches im Hintergrund den BCC ausfüllt und so eine Blindkopie an den Benno schickt...[/Quote]

 

Dabei ist zu berücksichtigen, das so ein Makro auch mal ausfallen kann. Ich spreche da aus Erfahrung (Stichwort: Ad-Ons, Abstürze, Updates, defektes Profil).

Und dann fehlen diese im Archiv :shock:

 

Benutze besser eine professionelle Lösung, wo Du auch Support bekommst.

Das was Du vor hast, ist meiner Meinung nach nicht business-tauglich.

 

Dies würde ja auch evtl. mit den von dir genannten Serverregeln gehen. Damit kenne ich mich aber noch überhaupt nicht aus.

Wenn Du diesen Weg doch gehen willst, dann über die ;)

[iDiddi 27]

Und habt Ihr mal überlegt, auf Exch 2010 (verbesserte Archivierungsfunktionen) zu migrieren?

 

Irgendwann wird das eh fällig.

bearbeitet 11. Mai 2011 von iDiddi
Exch2010-Zusatz + Tomaten auf den Augen

[bauernjunge 10]

Tja, gerne würde ich eine andere Lösung mit Support gehen. Aber wenn die Kohle dafür nicht locker gemacht werden will, was dann?

 

Ich soll es so machen, dass keine Lizenzkosten anfallen. Bitteschön, mache ich. und wenn wir in einem Jahr(?) eine andere Lösung umsetzten müssen... Mir auch egal. Ich lerne dabei immer was dazu. Hat für mich keine Nachteile :-)

[bauernjunge 10]

Aber warte mal: Landen gesendete Nachrichten nicht auch in dem Archivpostfach?

 

 

Über die Journaling-Funktion? Ja!

 

Aber dann kommt ja wieder das SPAM-Problem dazu und, es werden alle Postfächer archiviert.

[iDiddi 27]

Kohle, Kohle, Kohle! Ich kann es bald nicht mehr hören. Die IT-Abteilung ist auch dafür da, die Oberen korrekt zu beraten. Wer hat die (Not)-Lösung denn vorgeschlagen, die nichts kostet? Doch wohl Ihr, oder? Dann muss man auch mal sagen: Das geht ohne Investitionen nicht! Punkt. Dann wird die GF schon einlenken. Die wollen immer, das es nix kostet.

[bauernjunge 10]

Jau :-)

 

Da magst du natürlich recht haben. Es gibt aber auch andere Dinge, die hier gerade laufen, wo ordentlich investiert wird. Man kann halt nicht alles haben. Kommt halt auch nicht gut, wenn man täglich wegen anderen Dingen um Kohle feilscht.

Das Mailarchiv-Projekt hat halt eine geringere Prio wie aktuell z.B. Erp-System oder Sharepoint.

 

Aber das ist auch ein anderes Thema. Wenn auch kein uninteressantes.

[chirho 10]

Hallo.

 

Ich denke deine "Lösung" wird grundlegende Probleme nicht beseitigen. Die Mails nur mal eben "wegarchivieren" aus Angst

vor der 75 GB Grenze wird in den Köpfen nichts ändern. Schon gerade gar nicht, wenn schon die GL die erste Ausnahme ist.

Aus Erfahrung kann ich dir sagen: Bring mal Benutzer dazu, ein mehrere GB grosses Postfach weitgehend zu leeren, wenn

andere User das nicht müssen, weil sie

damit nicht einverstanden

sind..

Die Zeit, die du jetzt in diese "totgeburt" investierst, wäre besser genutzt zur Planung einer Migration nach Exchange 2010

und einer Archivierung nach GDPdU.

Gerade, wenn mann schon an ERP und Sharepoint dran ist, ist der letzte Schritt in die richtige Richtung gar nicht mehr so gross.

Mir scheint, da ist schon am Anfang, bei der konzeptionellen Planung gewaltig was schiefgegangen.

Ansonsten stimme ich iDiddi zu: Makros kann man Abschalten, pst-Dateien trotzdem erstellen. Erstaunlich, wie kreativ selbst

Daus werden können, wenn eine gewisse Disziplin gefordert ist, aber nicht eingehalten werden will.

Für mich ist das Gebastel.

Berufliche Kompetenz drückt sich auch schon mal dadurch aus, professionell

zu begründen, warum ein Vorhaben eben gerade so NICHT funktioniert..

[Dr.Melzer 191]

Das klingt mir zu sehr nach Mitarbeiterüberwachung was wir nicht supporten.

 

Der beitrag ist deswegen geschlossen.