Datenschutz & eMail (Azubi-Konten)

[nerd 28]

Hi,

 

ich finde es in der heutigen Zeit wichtig, dass auch angehende Arbeitnehmer schon früh lernen wie mit den vorhandenen Medien umzugehen ist. Daher würde ich jederzeit dafür stimmen den Azubis eigene Accounts zu geben. Ich würde den Azubis dabei nicht mehr Mißtrauen als meinen "normalen" Mitarbeitern. Für mich ist relevant ob ein Mitarbeiter seine Arbeit in der gewünschten Qualität und Zeit liefern kann, oder eben nicht. Überwachung sollte daher immer nur das letzte Mittel sein (was zudem noch mit Anwälten auf Zulässigkeit etc. geprüft werden muss).

[Shao-Lee 11]

Hallo Nerd,

hinsichtlich des "Mißtrauens" teile ich uneingeschränkt Deine Auffassung.

Allerdings ist es doch so, dass das Arbeitsmedium "eMail" bei einem Mitarbeiter mit einem klar formulierten Aufgabenbereich eine andere Gewichtung hat, als das der Azubis. Diese haben doch erheblich mehr Freiräume, kaum Eigenverantwortlichkeiten.

 

Ich will an dieser Stelle mal meine Position zum Thema darlegen:

 

Offen gesagt halte ich die Einrichtung von eMails bei Azubis für überzogen - auch wenn es sich zugegebenermaßen um ein alltägliches Arbeitsmedium handelt. Da könnte man den Azubis ja auch gleich eigene Telefone bereitstellen - überspitzt formuliert.

 

Für mein Verständnis ist die eMail ein Kommunikationsmittel nach Außen - für den "Empfänger" gleichberechtigt eines "normalen" Ansprechpartners.

Sobald der Azubi seine Abschlußprüfung abgelegt hat und ein festes Aufgabenfeld für die ersten 3 Monate erhält, bekommt er auch eine eMail-Adresse - gleichberechtigt wie alle anderen Mitarbeiter.

 

Zwischenzeitlich haben sich Personalrat und Ausbildungsbeauftragte sich für die Einrichtung der eMail-Adressen ausgesprochen. Dem Wunsch werde ich entsprechen.

Aus persönlicher Überzeugung lehne ich allerdings eine Überwachungsfunktion ab. Denn tatsächlich ist der Azubi (als Mitarbeiter) dem Festangestellten hinsichtlich des "Mißtrauens" erstmal gleichzustellen.

 

Funktionell ist allerdings (meiner Auffassung nach) die Hemmschwelle beim Azubi geringer, dieses Arbeitsmedium für Unfug zu mißbrauchen. Denn Azubis haben in ihrer Funktion immer mal wieder Freiräume, in der sie eigentlich mal was Lesen müssten oder das Berichtsheft schreiben - da macht das Schreiben einer eMail an den Freund/Freundin doch gleich viel mehr Spass... (Unterstellung).

 

Von daher denke ich darüber nach, die Accounts bereits technisch etwas einzuschränken.

1.) Größenbeschränktes Postfach

2.) eMails nach draußen max. 2 MB

3.) In der eMail-Adresse muss "Azubi" erkenntlich sein /z.Bsp. "Azubi.Nachname@domain.de"

4.) Die Azubis werden verpflichtet, eine Signatur zu verwenden

 

So mal mein Statement zu diesem Thema :-)

 

Viele Grüße,

 

Shao

[NorbertFe 2.062]

3.) In der eMail-Adresse muss "Azubi" erkenntlich sein /z.Bsp. "Azubi.Nachname@domain.de"

 

Ich weiß nicht, wie die Übernahmequote eurer Azubis ist, aber ich würde es nicht empfehlen eine Emailadresse für 3 Jahre zu verwenden, die danach definitiv nicht mehr in der Form Verwendung finden wird. Ich würde jedenfalls als übernommener Azubi sowas ablehnen. ;) Insofern als Displayname ok, aber nicht als Teil der Emailadresse.

 

4.) Die Azubis werden verpflichtet, eine Signatur zu verwenden

 

Das kann man bei Exchange ja relativ easy erreichen.

 

 

Bye

Norbert

[Shao-Lee 11]

Ich weiß nicht, wie die Übernahmequote eurer Azubis ist, aber ich würde es nicht empfehlen eine Emailadresse für 3 Jahre zu verwenden, die danach definitiv nicht mehr in der Form Verwendung finden wird. Ich würde jedenfalls als übernommener Azubi sowas ablehnen. ;) Insofern als Displayname ok, aber nicht als Teil der Emailadresse.

 

Huhu Norbert,

 

bei diesem Punkt kann man geteilter Meinung sein.

 

Ich persönlich finde, dass dem Empfänger auf den ersten Blick klar erkennbar sein muss, nicht mit dem Sachbearbeiter, sondern mit dem Azubi zu kommunizieren. Gerade auch im Hinblick auf die Kommunikation in Geschäftsvorgängen können Mißverständnisse vorgebeugt werden (Rechtssicherheit).

Wird der Azubi übernommen (bei uns Alle für mind. 3 Monate), muss ich einen neuen Benutzer einrichten. Ggf. werden über die Export-Funktion wichtige Inhalte in die neue eMail-Box übertragen.

Mir ist bewusst, dass das Ganze mit etwas Arbeit verbunden sein wird :rolleyes:

 

Danke für Dein Feedback, Norbert

[Dukel 455]

Kann man nicht einer Mailbox einfach eine neue eMail Adresse zuteilen?

[NorbertFe 2.062]

Klar kann man, aber du weißt auch, wie lange sich solche Adressen halten wenn erstmal im Umlauf sind.

 

Bye

Norbert

[Dukel 455]

Alternativ lässt man die Azubiadresse zusätzlich zur neuen Hauptadresse.

Mails gehen dann an beide, gesendet wird von der Hauptadresse.

[NorbertFe 2.062]

Wie würdest du es denn finden, wenn noch Monate nach deiner Lehre alle deine Kontakte noch mit deinernAzubi-Adresse kommunizieren?

 

Bye

Norbert

[PadawanDeluXe 75]

Hallo zusammen,

 

ich verfolge den Thread jetzt hier schon einige Zeit und muss sagen, dass ich die Meinung des TO's nicht teilen kann. Ich bin selbst Azubi in einer Firma und muss sagen, dass eMail bei uns als selbstverständlich angesehen wird. Falls der Azubi ernsthaft Mist machen sollte mit seinem eMail Account, so sollte er doch eigentlich wissen, dass man ihn leicht überwachen kann. Er wird die Systeme selbst betreuen und letztlich auch einen Beitrag dazu leisten, dass diese keine Unnötige load etc. verursachen.

 

Es müsste schon an Schwachsinn grenzen, wenn er wirklich eine gewisse Grenze überschreitet. Dies sollte man von Anfang an klar kommunizieren und ihm verdeutlichen, dann kommen diese Themen erst gar nicht auf. So war es zumindest bei mir. Vll denke ich da an diesem Punkt falsch, aber man muss einem Azubi vertrauen und er muss beweisen, dass dies die richtige Entscheidung war...

 

@NorbertFe: Ich würde es absolut inakzeptabel finden, weil der Kunde ja auch nicht immer sofort eine Adressänderung pflegt.

[NorbertFe 2.062]

@NorbertFe: Ich würde es absolut inakzeptabel finden, weil der Kunde ja auch nicht immer sofort eine Adressänderung pflegt.

 

Genau das meinte ich mit meiner Rückfrage. Im Displaynamen kann das meinetwegen gern stehen oder auch im Disclaimer/Signatur, aber in der emailadresse hat sowas nichts zu suchen.

 

Bye

Norbert

[Shao-Lee 11]

Das ist ein guter Kompromisvorschlag! (angepassten Anzeigename i.V.m. einer normalen eMail-Adresse).

 

@Padawan:

Ich spreche von Azubis im Allgemeinen - also insbesondere die in den Fachabteilungen. Azubis in der IT haben (unterstelle ich jetzt einfach mal) ein anderes Grundverständnis bei Nutzung von zentralen Systemen.

Dem Azubi im Verkauf ist dagegen seine größte Sorge: hoffentlich gibt es Heute keine Unterbrechungen in der Internetnutzung.

 

Bei einer Übernahme muss eine Anpassung der eMail-Adressierung erfolgen - ob im Anzeigename oder in der tatsächlichen Mail-Adresse. Ganz klar.

Ich sehe die Adressänderung allerdings weniger kritisch, da der Azubi erst bei Zuweisung seines neuen Fachbereiches auch die Kontakte neu aufbauen muss. Und vorher durchläuft er ja verschiedene Azubi-Stationen (zumindest bei uns).

 

Danke für Euer Feedback!

[iDiddi 27]

Was hältst Du davon, einfach abteilungsbezogene E-Mail-Konten einzurichten (Einkauf, Verkauf etc.), auf denen evtl. alle Abtlgs.-Mitarbeiter Zugriff haben. Diese können dann den Azubis als Hauptpostfach eingerichtet werden. So kann der E-Mail-Verkehr zum Geschäftspartner kontrolliert werden.

 

Mit einer entsprechenden Arbeitsanweisung sollte das doch auch rechtskonform sein. So ist es auch nicht direkt ersichtlich, dass es sich um einen Azubi handelt, was meiner Erfahrung nach nicht gern gesehen wird.

 

Bei einem Abteilungswechsel muss man dann nicht mehr beachten, dass noch E-Mails für andere Abteilungen im Postfach landen. Über eine entsprechende Signatur kann man das dann noch personalisieren.