email aufbewahrung - wie vorgehen?

[PowerShellAdmin 169]

Hallo,

ich möchte gerne Aufbewahrungsrichtlinien für unser eMAilsystem erstellen.

Wir haben die Enterpriselizenz und damit auch zugriff auf das Archiv-Postfach.

 

Meine Umsetzungsidee war: Jede gelösche eMail wird in das eMail-Archiv verschoben

Das Archiv sollte dann natürlich angepasst werden, keine Elemente löschbar.

eMails älter als 7 Jahre werden automatisch gelöscht - Aufbewahrungsfrist ist zw. 6-7 Jahre soweit ich das weiß.

 

Nächste Frage: eMails enthalten natürlich auch immer Spam und private eMails. Ist es sinnvoll das an dieser Stelle zu Filtern ?

Meine erste Meinung wäre, alles wegsichern->nur so ist man auf der sicheren Seite.

 

Datenschutz: Da es den Mitarbeitern nicht mehr möglich ist private eMails zu löschen, muss ich hier eine Datenschutzklausel unterschreiben lassen, dass der Arbeitsplatz ausschließlich für Geschäftszwecke freigegeben ist ?

 

Frage: Ist das so sinnvoll, sollte ich die eMails zuvor sondieren (Spam und interne eMails z.B. entfernen), darf ich das so überhaupt ?

[GuentherH 61]

Hallo.

 

Bevor es an die Umsetzung geht, zuerst mit dem Firmenanwalt sprechen. Nur der weiß, was genau und warum archiviert werden muss.

 

Und, ein Verschieben oder Aufbewahren in einer Archivdatenbank ist meist nur ein Teil einer Archivlösung. Da geht es um das Thema revisionssicher usw.

Und auf diese Fragen kann nur der Firmenanwalt Auskunft geben.

 

LG Günther

[PowerShellAdmin 169]

Umsetzen werde ich das natürlich nicht sofort, zuvor wollte ich erst einmal eroieren welche Vorgänge und Schritt sinnvoll und welche vorallem notwendig sind.

 

Derzeit haben wir leider keine Aufbewahrungsrichtlinie, das sehe ich als sehr kritisch.

Rechlich relevant sollte doch nur der Eingriff am Mitarbeiter selbst sein oder ? Die 7 Jahre sind ja fest/sicher.

 

Im Abschluss kann ich das sicherlich nochmal prüfen lassen, muss dass meinen Chef aber wenigstens begründen. Da wir eine kleiner Firma sind, haben wir keinen Anwalt im Haus.

[Dukel 454]

Für diese Themen solltest du dir einen Rechtsberater einschalten. Da sind alles Rechtliche und keine Technischen Fragen.

 

Btw. die Aufbewahrungsfrist für Handelsbriefe sind 10 Jahre.

[PowerShellAdmin 169]

Hatte ursprünglich auch 10 Jahre im Kopf. Dann aber

Internetrecht - aufbewahrung-emails hier gelesen.

 

Bevor da irgend etwas umgesetzt wird, geht das zum Anwalt - soweit habe ich das verstanden.

Ist aber generell die Umsetzung in dieser Art und Weise empfehlenswert ?

 

edit: Scheinbar ist die Aufbewahrung abhängig vom Inhalt. zw. 6(7) und 10 Jahren. Bedeuetet also 10Jahre aufbewahren.

 

edit2: hier sind interessante inhalte: http://www.mailstore.com/de/doc/leitfaden-compliance-de.pdf

 

edit3: bzgl. spam hatte ich also recht, daher möglichst viel spam direkt am server ablehnen. scl < 9 setzen ?

[GuentherH 61]

Hi.

 

Derzeit haben wir leider keine Aufbewahrungsrichtlinie, das sehe ich als sehr kritisch.

 

Noch einmal, du siehst das so. Ob das der Anwalt das genaus so sieht, steht auf einem ganz anderen Stern.

 

Da wir eine kleiner Firma sind, haben wir keinen Anwalt im Haus

In AT gibt es für derartige Fälle die Wirtschaftskammer in DE heißt das glaube ich Handelskammer. Die haben die Fachleute dafür, und hier kann man sich auch beraten lassen.

 

Bei meinen Kunden ging das von "Nein, sie benötigen das nicht" bis zu einem Fall in dem auch die SMTP Protokolle lückenlos und revisionssicher archiviert werden müssen.

 

LG Günther

[PowerShellAdmin 169]

hui dann ist das Ganze ja noch wichtiger und sensibler als eingeschätzt.

Werde hier bestmöglich mit der GF reden, immerhin werden diese ja auch in die Verantwortung gezogen.

Ob unser Anwalt dies übernehmen kann oder weiter reicht, ist ja wieder was anderes.

 

Vielen Dank

[RobertWi 81]

Moin,

 

ich persönlich würde übrigen erst als zweites einen Anwalt fragen. Ich würde zuerst den Steuerberater fragen. Wenn er gut ist, dann weiß er nämlich nicht nur, was notwendig ist, sondern vor allem auch, was in der Praxis tatsächlich geprüft wird. Damit hat ein Anwalt eher weniger zu tun.

[PowerShellAdmin 169]

danke für den Tipp :) Das ist natürlich ein Vorteil, da ich regelmäßig im Kontakt stehe.

[iDiddi 27]

Btw. die Aufbewahrungsfrist für Handelsbriefe sind 10 Jahre.

was sich bei einem schwebenden Verfahren etc. noch verlängern kann ;)

 

http://www.steuerbuero-graeber.de/pdf/Aufbewahrungsfristen.pdf

 

In wieweit das für die E-Mail-Korrespondenz von Interesse ist, kann Dir, wie schon geschrieben, nur ein Rechtsberater sagen.

[PowerShellAdmin 169]

hm alles nicht so einfach... läuft nicht immer so wie man will *seufz* *frust*

 

Die Grundidee ist, alle gelöschten eMails in das Benutzerarchiv zu verlagern.

Die Benutzerarchive sollten dann in einer extra Postfachdatenbank liegen.

Auf unsere großen ESXi würde ich da 2 günstige 7,2k SAS im Raid1 konfigurieren und dort die VirtualDisk ablegen.

Eine Regel zum löschen von eMails >10Jahre werde ich nicht setzen. Aufgrund unserer kleinen Datenbank (50GB) ist dies zum Glück machbar.

 

Ist leider alles nur halbrichtig und "lauwarm"...

 

 

Grüße

@dmin

[NorbertFe 2.045]

Nur zur Klarheit: ihr braucht die Enterprise CALs für alle User mit archivmailbox und nicht Enterprise edition von Exchange.

 

Bye

Norbert

[PowerShellAdmin 169]

Nur zur Klarheit: ihr braucht die Enterprise CALs für alle User mit archivmailbox und nicht Enterprise edition von Exchange.

 

Bye

Norbert

 

Na das ist mir bewusst - Wir sind ISV-Silver Partner

Unser 2.er Standort kriegt im nächsten vierteljahr ebenfalls nen additional Toolkit, dann sind es sogar 50Cals und 4 Enterprise.

 

Grüße :)

 

PS: Die Partnerschaften sind ein Fluch und Segen. Lizenztechnisch vom Preis wunderbar, leider sind wir seit der Umstellung 2011 kein Gold mehr und innerhalb der Partnerschaft kämpfen wir seit ganzen 1,5 Monate mit einem technischen Problem ;) -MPR Referenzproblem.

[NorbertFe 2.045]

War auch nur zur Klarstellung hier im thread. Wäre nicht das erste Mal, dass es falsch verstanden worden wäre. ;)

[PowerShellAdmin 169]

War auch nur zur Klarstellung hier im thread. Wäre nicht das erste Mal, dass es falsch verstanden worden wäre. ;)

 

:) Habe ich auch nicht anders verstanden ... nur so zu Klarstellung ;-)

 

Frohes schaffen