Öffentliche Ordner vs. Shared Mailbox vs. IMAP

[mastafreaka 0]

Hallo liebe Leute,

 

nach einigem Grübeln und Suchen in den Untiefen des Web, muss ich mein Problem einem breiteren Publikum zugänglich machen. Ich administriere seit mehr als 5 Jahren ein Unternehmen mit 150 Anwendern. Bisher wurde hier mit einem IMAP Server (cyrus imap) und Thunderbird als Client gearbeitet. Wachstum und andere Umstände führten zu dem Wunsch auf Exchange/Outlook zu migrieren. Nun stehe ich da und versuche folgende Infrastruktur und Workflows abzubilden:

 

Es gibt im IMAP Benutzerpostfächer und allgemein zugängliche Ordner, in denen Teams übergreifend Mails ablegen können - weiter als Projektordner bezeichnet. Diese sind addressierbar, so dass ich Mails an bestimmte Adressen direkt in Unterordner dieser Projektordner umleiten kann. Das Umstellen der Benutzerordner stellt mich vor keine grossen Probleme, die Daten werden migriert und gut ist. Jetzt steh gedanklich vor dem Problem der öffentlichen Ordner.

Will ich Mails automatisch in den Baum sortieren lassen, muss ich ein oder mehrere grosse Postfächer erstellen, die dann den Projekten zugeordnete Namen haben und für die Posteingangsregeln erstellt werden. Soweit klar, was aber, wenn die User (so wie sie es bisher tun) Mails direkt aus den öffentlichen Ordnern beantworten wollen? In IMAP gab es nur das Standardbenutzerpostfach, alle öffentlichen Ordner wurden ordentlich abonniert, so dass die Projektmails mit der Absenderadresse des Users beantwortet wurden.

Erstelle ich nun die Projektpostfächer in Exchange und gewähre den Usern den Vollzugriff, schreiben die aber automatisch als der Projektpostfachbenutzer. Ich suche also nach einer Möglichkeit client- oder serverseitig den Absender "festzutackern"

 

Hat irgendwer schonmal von so einem Problem gehört und Lösungsansätze? Können öffentliche Ordner in dem Falle helfen (obwohl das eigentlich ausfällt, da Mails weiterhin direkt in Unterordner laufen sollen)?

 

vielen Dank und frohe Weihnachten

 

Matthias

 

 

[MrCocktail 192]

kleiner Tip, Vollzugriff ist nicht gleich Send AS...

Also nur weil einer auf ein Postfach zugreifen darf, darf er noch lange nicht auch als dieses senden...

 

Problem, wenn ich es richtig verstanden habe, gelöst.

[Daniel -MSFT- 129]

Hi mastafreaka,

 

es gibt auch bei Exchange Benutzerpostfächer und allgemein zugängliche Ordner, in denen Teams übergreifend Mails ablegen können. Diese sind auch addressierbar, so dass Mails an bestimmte Adressen direkt in Unterordner dieser Projektordner zugestellt werden können. Das Zauberwort heißt "Öffentliche Ordner". Auf die kann sogar via IMAP zugegriffen werden (wenn man das denn unbedingt möchte). Ich würde aber Outlook empfehlen.

 

Workflow bleibt der gleiche. Problem gelöst.

 

Have fun!
Daniel

bearbeitet 27. Dezember 2013 von Daniel -MSFT-

[RobertWi 81]

kleiner Tip, Vollzugriff ist nicht gleich Send AS...

Also nur weil einer auf ein Postfach zugreifen darf, darf er noch lange nicht auch als dieses senden...

 

Das stimmt leider nur teilweise. Er darf nicht damit senden, wenn er sich das Postfach als weiteres einbindet. Er darf es aber sehr wohl, wenn er ein neues Outlook-Profil nur mit diesem Postfach benutzt oder das zusätzliche Postfach in OWA öffnet. Das ö#sst sich auch nicht verhindert, da er in diesem Augenblick die Identität des anderes Postfaches übernimmt und damit zu "Selbst" wird und das darf natürlich senden.

[MrCocktail 192]

@RobertWi

Das weiss ich, aber die meisten Anwender nicht :-) Und das muss ich ihnen doch nicht erzählen oder?

[RobertWi 81]

Ist jetzt nicht wirklich ein Geheimnis -> Klick

[NorbertFe 2.041]

@RobertWi

Das weiss ich, aber die meisten Anwender nicht :-) Und das muss ich ihnen doch nicht erzählen oder?

Die Anwender zu unterschätzen ist aber auch keine Lösung, auch wenn einem das schneller passiert als man denkt. ;)

[MrCocktail 192]

Mach ich nicht...

Aber die meisten sind zu bequem... Jeder der bei uns Full Access hat, hat auch Send As ...

Nur wenn die Anwender bisher aus dem Client heraus geantwortet haben, warum sollten sie es ändern.

[mastafreaka 0]

Erst einmal dank an alle, die sich hier beteiligen. Ich habe mich für die öffentlichen Ordner entschieden und bin gerade dabei diese zu migrieren. Meines Wissens nach ist es nicht möglich per IMAP auf die PF zuzugreifen, das wurde wohl mit Exchange 2007 eingestellt. Soll aber auch gar nicht, alle sollen Outlook als Client nutzen. Unabhängig von der Komplexität der Migration ist die Nutzung der öffentlichen Ordner im Vergleich zu Cyrus IMAP reichlich gewöhnungsbedürftig, nicht zuletzt, weil sie wohl ein ungeliebtes Kind von Microsoft sind. So kann man nur einstellen, dass die gelesen/ungelesen Informationen nur pro User gespeichert werden oder gar nicht. Für die Zusammenarbeit unsinnig, so muss jede Mail, die angefasst wurde, markiert werden. Auch die Informationen für "beantwortet" werden so nicht gespeichert - ein weiteres Flag, was der User per Hand setzen muss.

Ich lese überall, dass diese Möglichkeiten beim Benutzen einer shared Mailbox gegeben sind, allerdings habe ich dann wieder das Problem, der manuellen Absenderwahl, wenn man (und das ist die Regel) nicht als der shared Mailbox Besitzer schreiben soll.

Was sehr schön funktioniert (bisher) ist die Verwaltung der Zugriffsrechte, leider scheint der Aktualisierungszeitraum, bis die Rechte auf jedem DC angekommen sind doch recht lang. Im grossen und ganzen bin ich bis jetzt zufrieden. Die meisten fangen aber auch erst nächste Woche wieder an zu arbeiten. Mit Problemen wird also zu rechnen sein.

[RobertWi 81]

Erst einmal dank an alle, die sich hier beteiligen. Ich habe mich für die öffentlichen Ordner entschieden und bin gerade dabei diese zu migrieren. Meines Wissens nach ist es nicht möglich per IMAP auf die PF zuzugreifen, das wurde wohl mit Exchange 2007 eingestellt.

 

Das wurde mit Ex 2013 und den Modern Public Foldern wieder zurückgenommen.

 

Soll aber auch gar nicht, alle sollen Outlook als Client nutzen. Unabhängig von der Komplexität der Migration ist die Nutzung der öffentlichen Ordner im Vergleich zu Cyrus IMAP reichlich gewöhnungsbedürftig, nicht zuletzt, weil sie wohl ein ungeliebtes Kind von Microsoft sind.

 

Auch das wurde mit Ex 2013 besser. Aber ja: Die PF sind immer noch was "besonderes".

 

So kann man nur einstellen, dass die gelesen/ungelesen Informationen nur pro User gespeichert werden oder gar nicht. Für die Zusammenarbeit unsinnig, so muss jede Mail, die angefasst wurde, markiert werden. Auch die Informationen für "beantwortet" werden so nicht gespeichert - ein weiteres Flag, was der User per Hand setzen muss.

 

Korrekt und für mich immer wieder eine Hauptgründe, ein gemeinsames Postfach zu nutzen.

 

Ich lese überall, dass diese Möglichkeiten beim Benutzen einer shared Mailbox gegeben sind, allerdings habe ich dann wieder das Problem, der manuellen Absenderwahl, wenn man (und das ist die Regel) nicht als der shared Mailbox Besitzer schreiben soll.

 

Nein, hast Du nicht. Nimm Outlook ab 2010 und der Absender wird automatisch richtig voreingestellt. Entweder je nach Ordner, in dem man steht oder je nach Mail, auf die man antwortet. Dann landet die Mail auch automatisch in den richtigen gesendeten Objekten und bekommt automatisch die richtige Signatur unter die Mail.

 

Was sehr schön funktioniert (bisher) ist die Verwaltung der Zugriffsrechte, leider scheint der Aktualisierungszeitraum, bis die Rechte auf jedem DC angekommen sind doch recht lang.

 

Die Berechtigungen werden von Exchange gecacht, d.h. Änderungen können bis zu zwei Stunden dauern.

[mastafreaka 0]

Hallo Robert,

 

die Absender Problematik hab ich nicht weiter angeschnitten, da für den vollen gewünschten Funktionsumfang noch Drittanbietersoftware eingekauft wurde. Wir haben Outlook 2010 in Betrieb, aber wenn der User auf eine Mail aus dem Posteingang einer shared Mailbox antwortet, steht logischerweise immer die Mailadresse des shared Postfachs im Von: Feld. Genau das ist nicht gewünscht.

Andersherum sollen alle Mails im Posteingang des Users automatisch ein angepasstes Von: Feld erhalten, wenn auf Mails an unterschiedliche Domains (user@domain1.com, user@domain2.com) geantwortet wird. Das haben wir durch einen Transportagenten in Verbindung mit einem Outlook Addin erreicht.

 

Kann ich denn bei shared Mailboxen die Absenderadresse auf die Hauptadresse des primären Profils "festtackern"?

[RobertWi 81]

die Absender Problematik hab ich nicht weiter angeschnitten, da für den vollen gewünschten Funktionsumfang noch Drittanbietersoftware eingekauft wurde. Wir haben Outlook 2010 in Betrieb, aber wenn der User auf eine Mail aus dem Posteingang einer shared Mailbox antwortet, steht logischerweise immer die Mailadresse des shared Postfachs im Von: Feld. Genau das ist nicht gewünscht.

 

der Wunsch ist eher ungewöhlich. Die meisten wollen eben genau NICHT, dass plötzlich ein anderer Absender drin steht. Was von "info" kommt, soll auch mit "info" beantwortet werden und nicht plötzlich mit "meyer".

 

Andersherum sollen alle Mails im Posteingang des Users automatisch ein angepasstes Von: Feld erhalten, wenn auf Mails an unterschiedliche Domains (user@domain1.com, user@domain2.com) geantwortet wird. Das haben wir durch einen Transportagenten in Verbindung mit einem Outlook Addin erreicht.

 

Das würde man im Standard einfach mit verschiedenen Postfächern lösen. Geht aber auch mit Drittanbietern oder ein wenig anderem gebastel.

 

Kann ich denn bei shared Mailboxen die Absenderadresse auf die Hauptadresse des primären Profils "festtackern"?

 

Nicht mit Bordmitteln (bzw. nicht so, dass der User es nicht wieder ändern könnte).

[mastafreaka 0]

Die ganze Firma ist ungewöhnlich, gewachsen aus einem Startup mit 10 zu aktuell 150 Mitarbeitern. Es gab/gibt wenig feste Strukturen und Richtlinien. Mit der Einführung von Exchange/Outlook muss und will ich daran was ändern. Nur muss ich sehen, dass ich möglichst alle Mitarbeiter mitnehme und die eingefahrenen Workflows irgendwie abbilde.

Daher werd ich wohl noch eine Weile brauchen, bis alles zumindest ähnlich funktioniert. Und was halt nicht geht, geht halt nicht. 

[RobertWi 81]

Eventuell musst Du auch im Auge haben, dass Exchange für manche Abläufe einfach falsch ist. Exchange ist super für Zusammenarbeit: Termine, Kontakte, Mails. Exchange kennt aber keine Workflows. Wenn Du also einen speziellen Ablauf für z.B. eine Störungsmeldung haben willst, brauchst Du eher eine Software, die auf so was spezialisiert ist.

[mastafreaka 0]

Wie sieht es aus deiner Erfahrung mit Rückläufern aus Marketing Mailings aus? Aktuell verschicken wir mit einem selbstgebauten Tool monatlich etwa 1 Million Mails zu Marketingzwecken. Die Rückläufer dieser Mailings landen bisher in der IMAP Struktur und werden dort weiterverarbeitet. Ich scheue mich aktuell davor den Server damit zu belasten, ohne überhaupt irgendwelche Leistungszahlen eines Normalbetriebs zu kennen.