Exchange - öffentliche Ordner oder zusätzliche User anlegen?

[Bib 10]

Hallo,

wir haben seit kurzem Exchange 2013 mit Outlook 2010 im Einsatz.

 

Bei uns wurde alles von unserer EDV-Firma eingerichtet. Einiges ist mir derzeit aber noch ein wenig unklar:

 

Wir haben einige Funktionspostfächer, auf die jeder im Haus zugreifen darf bzw. einige Abteilungen...

 

z.B. info@firmenname.de, kasse@firmenname.de usw

 

 

Als Exchange installiert wurde, sagte der Techniker, dass man dafür eigene Postfächer anlegt und diese dann für die Mitarbeiter als zusätzliche Postfächer freigibt. Öffentliche Ordner wären hierfür nicht geeignet.

 

 

 

Jetzt hab ich aber z.B. 7 zusätzliche Kalender in meiner Liste, welche ich nicht löschen kann, welche aber eigentlich auch garnicht genutzt werden. Von den zusätzlich angelegten Benutzern wird nur die Postfachfunktion genutzt.

 

 

 

Kann mir hier mal jemand erklären, warum man da keine öffentlichen Ordner nimmt?

 

 

 

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Auch funktionieren die E-Mail-Umleitungen nicht, wenn ich als mein Benutzer angemeldet bin und in einem fremden Postfach eine Regel erstellen will. Das muss ich dann wohl erstellen, wenn ich direkt als der betreffende Benutzer angemeldet bin?

 

Also wenn ich eine Regel erstelle (bin selber angemeldet), die eine E-Mail im Info-Postfach automatisch weiterleitet, dann klappt das zwar beim manuellen auführen, aber nicht automatisch. Die Regel ist serverbasiert, funktioniert aber trotzdem nicht. Würde das klappen, wenn ich mich in Windows als "info" an der Domäne anmelde und dann im "eigenen Info-Postfach" die Regel erstelle?

bearbeitet 7. Juli 2014 von Bib

[Alith Anar 40]

Hallo Regeln, die du in deinem Outlook erstellst, greifen nur für dein Hauptpostfach, nicht für zusätzlich eingebunden Postfächer.

Entweder, du bindest dir das zusätzliche Postfach in einem neuen Profil ein, um es zu verwalten, oder verwendest den OWA.

 

So wie du es jetzt beschreibst, sehe ich keinen Grund, warum es nicht mit öffentlichen Ordnern gehen sollte. Es hängt aber auch viel von der Arbeitsweise bei euch im Unternehmen ab. Beide vorgehensweisen haben Ihre indviduellen Vor- und Nachteile. 

Bei einem Postfach sieht z.B. ein Mitarbeiter, wenn schon ein anderer die Mail bearbeitet, da Sie dann als gelesen markeirt wird. Bei einem öffentlichen Ordner, wird das ganze für jeden Anwender sepereat gehandhabt. Notfalls macht sich also jeder MA daran die aufgabe zu lösen ...

[RobertWi 81]

Moin,

 

warum Dein EDV-Dienstleister in DEINEM Fall keine öffentlichen Ordner benutzt hat, solltest Du ihn selbst fragen.

 

Ich kenne allerdings genügend Gründe dagegen und ein paar dafür.

 

Für ÖO:

 - Sofort im Outlook enthalten, ohne dass der Anwender was tun muss

 - Nur eine Funktion, also nur Posteingang oder Kalender

 

Gegen ÖO:

 - "Merkwürdige" Gelesen/Ungelesen Behandlung

 - blöde Arbeit für den Admin (auch mit Ex 2013 nicht besser, die alten Probleme wurden gegen neue ausgetauscht)

 - keine Automatische Vorbelegung des Absenders

 - keine automatische Verschiebung der gesendeten Mail in den ÖO

 - deutlich weniger Regeln

 - kein einfacher, echter Cache Mode

 - kein Zugriff mit mobilen Clients

 - keine eigene Signatur

 

Für Funktionspostfächer:

 - dank Automapping automatische Einbindung, ohne Eingriff durch den Anwender

 - automatische Vorbelegung des Absenders (wenn Automapping deaktiviert und PF manuell eingebunden)

 - automatische im korrekten gesendete Objekte Ordner (wenn Automapping deaktiviert und PF manuell eingebunden, sonst über einen OL_Regkey)

 - automatische eigene Sigatur  (wenn Automapping deaktiviert und PF manuell eingebunden)

 - echter Cache Mode (wenn Automapping deaktiviert und PF manuell eingebunden)

 - Regeln, wie im Postfach (wenn Automapping deaktiviert und PF manuell eingebunden)

 - Zugriff mit mobilen Clients

 

Gegen:

 - alle schönen Funktionen nur nach Deaktivierung Automapping und manuellem einbinden

 - bringt alles mit, was ein Postfach hat, auch wenn es man es nicht braucht (dann können zum Beispiel Kontakte im falschen Postfach landen, wenn man nicht aufpasst)

 

Im Endeffekt führt die Liste dazu, dass ich zu 95% mit Funktionspostfächern arbeitet, und nur sehr selten mit ÖO.

[Bib 10]

Wie deaktiviere ich Automapping und wie binde ich ein PF selbst ein?

 

Wenn ich das jetzt machen würde, sind dann die bereits automatisch bei den Usern gespeicherten Funktionspostfächer wieder weg und müssen neu manuell hinzugefügt werden?

 

 

Was mich auch stört... Wenn ich eine Mail aus dem Info-Postfach an einen Kollegen weiterleite, dann sieht er nicht, dass ich es verteilt habe. Er sieht dann nur, dass es vom Info-Postfach versandt wurde. Das ist etwas doof, das hätte ich gerne so, dass mein Absender angezeigt wird. Was ist da falsch konfiguriert?

 

 

Also wenn ich das Automapping deaktivere und dann "Info" manuell einbinde, dann kann ich die Regeln erstellen und sie werden automatisch ausgeführt? Nicht so wie derzeit, wo sie nur manuell funktionieren... Das wäre beim Info-Postfach sehr wichtig, weil viele Mails ankommen, die immer dem selben Mitarbeiter gehören, welche ich aber ungern vom Absender auf dessen privates Postfach senden lassen würde. Wenn sich mal was ändert, kann ich nämlich dann alles intern ändern und muss nicht bei 20 Absendern um Änderung des Verteilers betteln...

 

Oder muss ich mich an meinem PC abmelden und als "Info" wieder an der Dömäne anmelden, damit ich dann die Regeln für das Funktionspostfach "Info" erstellen kann?

bearbeitet 8. Juli 2014 von Bib

[RobertWi 81]

Wie deaktiviere ich Automapping und wie binde ich ein PF selbst ein?

 

Automapping deaktivieren -> http://www.msblog.eu/exchange-2010-sp2-automapping-deaktivieren/

 

Einbindung über Systemsteuerung ins Outlook Profil

 

Wenn ich das jetzt machen würde, sind dann die bereits automatisch bei den Usern gespeicherten Funktionspostfächer wieder weg und müssen neu manuell hinzugefügt werden?

 

Automapping wird selektiv deaktivert und danach verschwindet das Postfach automatisch, wenn Outlook neugestartet wird.

 

Was mich auch stört... Wenn ich eine Mail aus dem Info-Postfach an einen Kollegen weiterleite, dann sieht er nicht, dass ich es verteilt habe. Er sieht dann nur, dass es vom Info-Postfach versandt wurde. Das ist etwas doof, das hätte ich gerne so, dass mein Absender angezeigt wird. Was ist da falsch konfiguriert?

 

In Outlook das VON-Feld einblenden und manuell umstellen. Da gibt es keine Option, es ist entweder immer das Funktionspostfach oder immer der eigene Absender.

 

Also wenn ich das Automapping deaktivere und dann "Info" manuell einbinde, dann kann ich die Regeln erstellen und sie werden automatisch ausgeführt?

 

Erstellen: Ja.

Automatisch: Hängt vom Typ der Regel ab. "Client-only" Regeln gehen wie immer nur mit geöffnetem Outlook.

 

Oder muss ich mich an meinem PC abmelden und als "Info" wieder an der Dömäne anmelden, damit ich dann die Regeln für das Funktionspostfach "Info" erstellen kann?

 

Das geht auch.

[Bib 10]

Wenn ich mit deaktivertem Automapping im ganzen Haus rumlaufen muss und bei allen Usern wieder die Funktionspostfächer manuell einbinden muss, dann ist das keine Option. Dann melde ich mich eher an meinem Client mit dem Funktions-PF-Namen an der Domäne an, mach meine serverbasierten Regeln und melde dann meinen eigenen User wieder an.

 

Woran sehe ich eigentlich, ob es sich um eine Regel handelt, die der Funktionspostfach-User selbst angelegt hat oder die ein anderer User in dessem Postfach erstellt hat? Bei beiden steht dabei, dass sie serverbasiert sind. Ich erkenne es derzeit nur daran, dass eben die unter fremdem Namen erstellten Regeln einfach nicht automatisch erledigt werden.

[NorbertFe 2.041]

Woran sehe ich eigentlich, ob es sich um eine Regel handelt, die der Funktionspostfach-User selbst angelegt hat oder die ein anderer User in dessem Postfach erstellt hat?

Gar nicht. Aber der Funktionspostfachuser sollte im Normalfall ja auch deaktiviert sein, so dass du davon ausgehen kannst, dass es immer irgendein anderer User war. ;)

 

Bye

Norbert

[Bib 10]

Nur bringt mir das ja nichts, wenn die Regeln dann nicht ausgeführt werden... Dann kann ich Mails ja genauso gut manuell weiterleiten.

 

Mit deaktiviert meinst du, im Active Directory? Das ist bei mir aber wohl nicht zielführend, da ich ja jetzt erst mal die ganzen Regeln als der "Info"-User erstellen muss... Dann lösche ich erst mal alle raus und mach alles neu.

 

Und wenn dann später mal irgendwer was (versehentlich) hinzufügt, dann bin ich der doofe, weil ich das ja nicht mehr erkennen kann, was denn nun eigentlich automatisch abläuft oder was nicht klappt...

[RobertWi 81]

Und was hast Du da überhaupt für Regeln? Nach welchen Kriterien wird denn weitergeleitet? Eventuell geht das auch effektiver als Transport-Regel.

[NorbertFe 2.041]

 

Mit deaktiviert meinst du, im Active Directory? Das ist bei mir aber wohl nicht zielführend,

Doch, denn dann hättest du eine Frage weniger zu klären. :rolleyes: ;)

Und wenn dann später mal irgendwer was (versehentlich) hinzufügt, dann bin ich der doofe, weil ich das ja nicht mehr erkennen kann, was denn nun eigentlich automatisch abläuft oder was nicht klappt...

Siehe Roberts Antwort.

 

Bye

Norbert

[Bib 10]

Also eigentlich sind alles Regeln, welche Mails an bestimmte Benutzer automatisch weiterleiten.

 

Derzeit sitze ich täglich in der Früh am Rechner und verteile die ganzen Mails aus dem Info-Postfach lustig an die betreffenden Mitarbeiter. Es hat zwar jeder aus dem Haus Zugriff darauf, aber ausser mir kümmert sich keiner darum. Und wenn ich 2 Wochen in Urlaub bin, dann ist das Postfach danach dementsprechend voll - oder  - noch besser - mein Kollege verteilt die Mails an die jeweiligen Benutzer, wie er meint, und leitet sie auch alle an mich weiter, damit ich weis, wer was bekommen hat... Oder leitet einfach alles an mich weiter, damit das Info-Postfach schön leer ist...

 

Die Mitarbeiter raffen es auch nicht, dass sie die Mail aus dem Info-Postfach löschen könnten, wenn sie sie doch mal selbst dort gefunden haben und diese bearbeitet wurde... Dann sehe ich natürlich auch nicht, dass die Mail schon von ihm bearbeitet wurde und verteile sie selbst nochmal an den entsprechenden Mitarbeiter, welcher mich dann anruft und fragt, warum ich ihm die Mail nochmal schicke, die er doch schon lange bearbeitet hat...

 

 

 

Jedenfalls möchte ich eben Mails nach bestimmten Kriterien an bestimmte Mitarbeiter automatisch verteilen lassen und die Mail anschließend aus dem info-Postfach löschen. Mehr ist es eigentlich nicht. Mit ca. 20 Regeln kann ich schon gut 80-90% der anfallenden Mails automatisiert abarbeiten lassen.

bearbeitet 8. Juli 2014 von Bib

[NorbertFe 2.041]

Ich denke ihr solltet für sowas entweder Mitarbeiterschulung einplanen, oder ein anderes System verwenden. Klingt irgendwie nur bedingt sinnvoll die bisherige Arbeitsweise. ;)

 

Bye

Norbert

[Bib 10]

Ja, ist auch nicht sonderlich sinnvoll... Aber mein Chef ist da auch dabei. Er will sich nicht durch die ganzen Mails wühlen und suchen, was für ihn dabei ist.

 

Auch wollen die Leute nicht zig verschiedene Funktionspostfächer, die sie alle immer überwachen müssen. Optimal wäre es natürlich, wenn die Verteiler bei unseren Geschäftspartnern auf Funktionspostfächer angepasst werden würden. Also z.B. der Anbieter unseres Lohnprogrammes schickt nicht auf info oder peter-müller sondern an "lohnbuchhaltung@firma.de". Oder Rechnungen gehen nicht bei info ein, sondern gehen direkt an "kasse@firma.de".

 

Aber das ist doch ein ziemlicher Aufwand, das alles jetzt umzustellen. Einfacher geht es halt, wenn ich die Mails dann gleich bei uns mittels Regeln verteilen lasse.

z.B. Alle Rechnungen der Telekom gleich an die Kasse weiterleiten. Wenn sich dann bei uns intern mal was ändert, muss ich nicht mehr alle Absender anschreiben und die neue Adresse mitteilen, sondern stell die Regel bei uns um und fertig.

 

 

 

Wir haben schon ein paar Funktionspostfächer. z.B. unsere Kasse hat tatsächlich ein eigenes Postfach, da klappt das auch hervorragend. Aber einige andere Stellen bei uns im Haus wollen das nicht und die sind leider in der Gehaltsgruppe über mir und somit kann ich denen nicht vorschreiben, wie die das zukünftig zu machen haben.

 

Ist halt einfacher, überall die info-Adresse anzugeben.

 

 

 

Also wird in meinem Fall das beste sein, ich melde mich einfach am Client mit dem Funktionspostfach-User an, erstelle meiner Server-Regeln und fertig, oder?

bearbeitet 8. Juli 2014 von Bib

[NorbertFe 2.041]

Wie Robert schon schrieb kannst du einiges davon wahrscheinlich viel einfacher per Transport Regeln abfangen. Aber das kann man aus der Ferne schwer definieren.

 

Bye

Norbert

[Bib 10]

Was sind denn Transport-Regeln??? Hab ich noch nie gehört.

 

Wir hatten bisher ein anderes E-Mail-System in der Firma (Tobit David) und sind erst seit kurzem auf Exchange umgestiegen. Bei Tobit lief das alles ziemlich problemlos mit Regeln.