Dateien und Bilder sinnvoll organisieren

[wassollich 0]

Hallo zusammen,

 

sorry, falls ich in der falschen Rubrik sein sollte... 

 

Bei uns stellt sich gerade die Frage, wie wir in Zukunft mit unseren Bildern und Dateien in der Firma umgehen sollen. Bisher ist alles zentral auf einem Fileserver gespeichert. Die Struktur ist mehr oder weniger chaotisch. Es existiert zwar eine halbwegs funktionierende Struktur, aber diese ist keinesfalls definitiv vorgegeben, noch konsistent. Im Prinzip kann jeder machen wie er will. Das geht auf keine Fall so weiter.

 

Wir suchen nun eine Lösung/Software, wie wir besser mit diesen Dateien arbeiten können. Klar, Sharepoint habe ich schon gehört, mir auch einige Videos angeschaut die es vorstellen, aber so richtig überzeugt hat mich das jetzt nicht. Wichtig ist vor allen Dingen, dass Bilder getagged werden können, damit wenn ein Kollege ein bestimmtes Thema sucht, er auch schnell das passende Bild dazu findet. Wäre eine Bilddatenbank sinnvoll, wie z.B imabas? Das lösst aber noch nicht das Problem für alle anderen Dateien.

 

Mir fehlt jetzt gerade so ein bisschen der Ansatz, wonach ich richtig schauen soll, denn ein einfaches Neusortieren aller Dateien erscheint für mich nicht praktikabel und sinnvoll. Wer hat denn einen Tipp zu diesen Thema?

 

Grüße, Wassollich 

[Dukel 457]

Mit SharePoint kannst du die Bilder oder auch andere Dokumente / Dateien taggen.

Gibt es noch mehr und genauere Anforderungen? Um wie viele Daten geht es denn?

 

Was findest du an SharePoint unpassend?

[wassollich 0]

Mit SharePoint kannst du die Bilder oder auch andere Dokumente / Dateien taggen.

Gibt es noch mehr und genauere Anforderungen? Um wie viele Daten geht es denn?

 

Was findest du an SharePoint unpassend?

 

Es geht um ca. 750.000 Dateien mit knapp 2TB.

 

Mit den Anforderungen  ist es so eine Sache. Es soll halt übersichtlich sein und die Kollegen sollen schnell das finden, was andere schon aufbereitet haben, bzw. was schon existiert, sodass doppelte Arbeit vermieden wird. Dies gilt für Texte, aber noch mehr für Bilder.

 

Gegen Sharepoint als solche kann ich nichts sagen, ich finde halt die Erklärungen dazu für mich zu unpräzise und mir ist nicht ganz klar, wie Sharepoint uns nun tatsächlich hilft, diese wilde Verzeichnisstruktur zu durchbrechen. Für mich sieht es mehr nach Collaboration aus und die Sites werden wir, so wie ich meinen Chef kenne, nicht einsetzen.

 

Problem ist, wenn ich nicht von Skarepoint überzeugt bin, werde ich auch den Chef nicht überzeugen können. Ich brauche halt mehr Überzeugung ;-) 

[lefg 276]

Moin,

 

ich behaupte mal, das ist primär keine Sache der EDV sondern der Organisation, diese erarbeitet das Konzept, im einfachsten Falle eine Ordnerstruktur und die Berchtigungsstruktur, die nötigen Weisungen zur Handhabung, zu Verhalten der Mitarbeiter. Es muss also von der Spitze kommen, dann sind Direktion und Abteilungsleitungen in der Pflicht.

 

Man kann auch andersrum beginnen und sich an die Mitarbeiter wenden, diese um Vorschläge bitten, die ganze Sache zur Diskussion stellen.

 

 

Bekäme die EDV das überhaupt sortiert, ohne mit den Mitarbeitern zu kollidieren?

 

Wonach könnte man ordnen? Nach Zuständigskeitsbereichen, Sachgebieten, Abteilungen, Projketen?

bearbeitet 29. Dezember 2014 von lefg

[wassollich 0]

Nein, die EDV kann das nicht alleine machen, aber es existiert jetzt eine Projektgruppe, in der die EDV mit vertreten ist. Ich denke ja auch, dass man mit dem reinen Sortieren anfangen muss. Mich würde interessieren, ob es da sog. Best Practices gibt, denn das Rad neu erfinden müssen wir ja nun nicht.

bearbeitet 29. Dezember 2014 von wassollich

[Dukel 457]

Ich würde mit den Anforderungen anfangen und nicht mit Technischen Lösungen. Wenn es nur um das Auffinden von Dokumente und Bildern geht wäre ein Tagging und eine gute Suchmaschine vielleicht sinnvoll, wenn es um Workflows mit den Dokumenten geht ist ein Dokumentenmanagement System besser geeignet.

Ich würde mir auch mal den Mitarbeitern beim Arbeiten mit den Dokumenten zuschauen.

[wassollich 0]

@ Dukel

Du sprichst da eine gute Suchmaschine an. Welche könnte das sein? Wie tagged man die Bilder und Dokumente denn richtig?

[Dukel 457]

SharePoint hat eine integrierte Suchmaschine ;) und kann Dokumente taggen.

 

Enterprise Suchmaschinen gibt es einige, Taggen kann man z.B. in den Eigenschaften im Explorer oder mit externen Programmen (Dokumentenmanagement oder Bildmanagement Programmen).

 

Aber fange mir den Anforderungen an: Wer soll taggen, wer soll suchen? Was passiert mit vorhandenen Dokumenten? Sollen die Tags folksonomie oder taxonomie sein? Wer definiert die Tags? ...

[wassollich 0]

Im Prinzip wird wohl jede Abteilung bzw. Projektgruppe für das taggen verantwortlich sein. Vorhanden Dokumente werden dann aufgrund der riesigen Menge nach und nach getagged. Neue natürlich unverzüglich. Großes Problem dabei sehe, dass wohl keiner wirklich kontrollieren kann, ob alle Mitarbeiter auch immer brav alles taggen. Gibt es eine Möglichkeit das taggen zu erzwingen? Ich meine nicht mit Erschießung drohen  ;)

[Dukel 457]

Du sollst nicht hier alles beantworten, das waren eher Tipps als erste Fragestellungen um die Anforderungen herauszufinden.

 

Ich kenne das eben nur für SharePoint, aber dort gibts die Möglichkeit bestimmte Felder (z.B. die Tags) als Pflichtfeld zu setzen und dann muss ein Mitarbeiter beim Einstellen von neuen Dokumenten tun.

[NeMiX 76]

Bei einem meiner ehemaligen Kunden wurde ein Bild/Video Archiv mit Picassa gelöst.

Ist kostenlos und arbeitet lokal mit einer DB auf dem Fileshare. Es löst aber nicht das Organisationsproblem der Ordnerstruktur, da wird sich jemand drum kümmern müssen!

 

http://publicationes.de/technik/software/177-externe-picasa3-datenbank.html

[Andreas Kalz 0]

Die geschilderten Anforderungen lassen sich aus meiner Sicht sehr gut mit einem Enterprise Content Management System abbilden. Hier gibt es fertige Lösungen. Es besteht die Möglichkeit nicht nur Bilder und Dokumente sondern jegliche Art von Datei zu verschlagworten sondern auch in einen sinnvollen Context zu bringen (strukturierte Ablage statt Filesystembaum). Lösungen bietet unter anderem 

www.optimal-systems.de. 

[tkr104 11]

Lösungen bietet unter anderem $Werbung.

 

Freundlicherweise haettest du auch noch erwaehnen koennen das du in besagtem Unternehmen Vertriebsleiter bist.

[Andreas Kalz 0]

Sorry, stimmt. Als Vertriebsleiter mit jahrelanger Erfahrung in diesem Bereich kann ich nur eine solche ECM Lösung für das geschilderte Problem empfehlen. Neben OS gibt es im deutschen Markt noch weitere Anbieter. Schau doch mal bei Google nach "was ist ECM". Ein allgemeines erklärende Video findest du auch auf unserem OPTIMAL-SYSTEMS YouTube channel. Gerne kann ich weitere vertiefende Fragen unverbindlich beantworten.

[Sufer 0]

Hallo zusammen,

 

ich war mir nicht sicher, ob ich das jetzt - weil der Beitrag ja schon recht alt ist - noch mal auskramen oder lieber was Neues erstellen soll. Da das Thema aber genau das ist, was ich auch suche, frage ich noch mal hier in die Runde.

 

Ich bin auf der Suche nach einem neuen Dokumentenmanagement, nachdem ich alle möglichen kostenfreien Versionen durch habe und meist von Werbung geplagt wurde oder die Funktionen schlichtweg nicht so umfassend oder ausgereift sind, wie ich mir das vorstelle. 

 

Ich habe jetzt nach einigen kostenpflichtigen Produkten gesucht und geschaut (weil ich ja durchaus bereit wäre, Geld dafür zu investieren), aber bin mir nicht sicher, ob das, was ich jetzt als meinen Favorit auserkoren habe, so sinnvoll ist. Daher mal hier in die offene Runde gefragt: Welche Dokumentenmanagement-Möglichkeiten nutzt ihr persönlich und wenn ja, welche Vorteile haben eure Tools?

 

Danke schon mal!