10-Jahre Aufbewahrungsfrist nur ? > Nicht bei Lizenzen !

[lizenzdoc 207]

Hi,

 

tagesaktuell, da in den letzten Tage im KPMG-Audit bemängelt und der Kunde zahlt wohl auch am Ende heftigst dafür:

 

Es gilt ja in Deutschland die 10-Jahre-Aufbewahrungsfrist für Rechnungen, Lieferscheine, Belege und solch weiteren Dokumente.

D.h. Firmen fangen an alles was älter ist als 11 Jahre zu "entsorgen/ zu schreddern", um auch wieder Platz zu schaffen....

 

Dies gilt natürlich nie beim Lizenznachweis!

 

z.B.: WIN-SVR-2003(R2) als SB-Lizenz(Box) damals gekauft, dann SA dazu gekauft,
später SA-Verlängerung gekauft, danach StepUp-SA auf WIN-DATACenter gekauft …
Wenn man jetzt die WIN-SVR-2003(R2) „entsorgt“, bricht die Nachweiskette zusammen und man darf die DATACenter-Lizenz nachkaufen!

 

Windows XP-Pro und WIN-SVR-2003(R2) und alles vorherige ist älter als 10 Jahre ...

Bei Box-Produkte, SB-Lizenzen und auch „OEM-Lizenzen auf Hardware“ gilt
unter Umständen als eindeutiger und kompletter Lizenznachweis:

1.LIZENZNACHWEIS („Proof of License“ oder „POL“). Wenn Sie die Software auf dem Server, einer CD oder anderen Medien erworben haben,
ist Ihr Lizenznachweis das originale COA Label (Certificate of Authenticity), das im Lieferumfang des Servers enthalten ist.
Dies gilt nur, wenn dieses Label auf dem Server oder auf der Softwareverpackung des Herstellers oder Installationsunternehmens
angebracht ist.
(Hinweis aus einer EULA: „COA Label sind möglicherweise auf dem Server und/oder in der Softwareverpackung des Herstellers oder Installationsunternehmens angebracht.“)
2.Die Original-Rechnung
3.Eventuelle abweichende Lizenz-Dokumente
4.Bei manchen Produkten benötigt man auch zusätzlich das ev. Medium
5.Bei manchen Produkten benötigt man auch zusätzlich das ev. separate Handbuch

 

Ich kann für die auditsichere Lizenz-Verwaltung und somit dem sauberen kompletten Nachweis einer Lizenz allen nur empfehlen,
sich schleunigst die Belege im Original und auch ev. vorhandene Verpackungen, Medien, Handbuch noch zu sichern (wie bares Geld!)

 

Kopien von Rechnung, Handbuch, Medium, ev. dem Lizenz-Dokument gelten da sicherlich nicht...

 

> Spart Geld und Schuldzuweisungen!

 

VG, Franz

[NeMiX 76]

Wie sieht das ganze den bei Kopien und/oder Scans aus? Werden die anerkannt?

[NorbertFe 2.062]

Scans von was?

[Dunkelmann 96]

Moin,

 

was ist daran so besonders?

Der Lizenznachweis ist Bestandteil des Vertrages und hat nichts mit den Aufbewahrungsfristen des HGB zu tun.

[lizenzdoc 207]

hi,
Ein Dokumenten-Scan(Lizenzdokument) könnte ja auch bedeuten,
dass man nicht mehr im Besitz des Originals ist, welches man ev. sogar weiterverkauft hat ...

 

Ein Boxprodukt ist ein Einzelvertrag und bleibt es auch immer.
Das der Hersteller erlaubte SA aus einem anderen Vertrag hinzu zufügen und
dann weitere "Aktivitäten" erlaubt, verändert diesen Fakt nicht.

 

Fehlt nun dieser Grundbaustein ...
ist das ganze Lizenzgerüst lizenzrechtlich nicht mehr haltbar

und bricht zusammen, als wenn es nie existiert hätte.

VG, Franz

[Daniel -MSFT- 129]

Einer der Hauptgründe, warum man mit einem Volumenlizenzvertrag besser fährt. Digitale Vertragsverwaltung und kein Stress beim Nachweis von Lizenzen auch über Jahre. Viele Boxprodukt-Käufer können noch nicht mal belegen, welche Lizenz sie wo installiert haben.

[monstermania 53]

1.LIZENZNACHWEIS („Proof of License“ oder „POL“). Wenn Sie die Software auf dem Server, einer CD oder anderen Medien erworben haben,

ist Ihr Lizenznachweis das originale COA Label (Certificate of Authenticity), das im Lieferumfang des Servers enthalten ist.

Dies gilt nur, wenn dieses Label auf dem Server oder auf der Softwareverpackung des Herstellers oder Installationsunternehmens

angebracht ist.

(Hinweis aus einer EULA: „COA Label sind möglicherweise auf dem Server und/oder in der Softwareverpackung des Herstellers oder Installationsunternehmens angebracht.“)

Moin,

nur rein aus Interesse.

Wie verhält es sich bei auf dem Server aufgeklebten COA Labeln.

Es wird ja kaum Jemand erwarten, dass z.B. ein Unternehmen einen physikalischen Server auf 'ewig' einlagert nur um im Falle eines Audits nachweisen zu können, dass die Serverlizenz tatsächlich echt ist. Unsere alten Server sind jedenfalls fast alle verschrottet.

Beim MS Lizenzaudit, dass wir im letzten Jahr hatten, haben Rechnungskopien per Email an den Auditor ausgereicht um unsere Firma das Audit bestehen zu lassen. 

 

Gruß

Dirk

[m0insen 1]

Hallo Dirk,

 

warum solltest du für einen verschrotteten (sprich abgeschalteten) Server im Falle eines Audits eine Lizenz nachweisen wollen?

Grüße

[testperson 1.708]

Steht quasi im Ausgangs Post: http://www.mcseboard.de/topic/204230-10-jahre-aufbewahrungsfrist-nur-nicht-bei-lizenzen/?do=findComment&comment=1275759

z.B.: WIN-SVR-2003(R2) als SB-Lizenz(Box) damals gekauft, dann SA dazu gekauft,

später SA-Verlängerung gekauft, danach StepUp-SA auf WIN-DATACenter gekauft …
Wenn man jetzt die WIN-SVR-2003(R2) „entsorgt“, bricht die Nachweiskette zusammen und man darf die DATACenter-Lizenz nachkaufen!

[lizenzdoc 207]

Hi,

da wäre wohl bei der "Entsorgung" der Hardware das Richtige gewesen,
die COA einigermaßend abzulösen und den Dokument beizulegen.

 

VG,
Franz
 

[monstermania 53]

Hallo Dirk,

 

warum solltest du für einen verschrotteten (sprich abgeschalteten) Server im Falle eines Audits eine Lizenz nachweisen wollen?

Grüße

 

Na ja, es mag Firmen geben, die im Zuge einer Virtualisierung Ihrer Infrastruktur die ehemals gekauften Windows Betriebssysteme jetzt als VM unabhängig von der einstmals gekauften Hardware betreiben.

Selbst wenn Du z.B. offizielle Windows 2012DC Lizenzen pro VM-Host vorweisen kannst, aber noch Windows 2008R2 oder gar 2003/2000 als VM betreibst prüft MS nach, woher die Altlizenzen kommen. Das Recht auf Lizenzdowngrade hast Du nämlich nur, wenn Du zumindest einmal im Besitz einer Originallizenz für das entsprechende Betriebssystem bist.  

Bei uns waren für den Erwerbsnachweis die Rechnungskopien ausreichend.

bearbeitet 12. August 2015 von monstermania