Funktionsbezogene E-Mail-Postfächer

[tesso 375]

Weiterleitung, Abwesenheitsbenachrichtigung.

 

Und wieder mal einer der nach einer Lösung fragt ohne vorher die Anforderungen dargelegt zu haben. Hättest du das mit den "verlorenen" Mails nicht gleich sagen können?

[Alith Anar 40]

Oder Stellvertreterregelung ...

[Daniel -MSFT- 129]

..ist ja bei der Snailmail nicht anders. Wie geht ihr denn bisher mit der normalen Post um, wenn jemand im Urlaub ist?

[Heckflosse 10]

Bisher verwenden wir Weiterleitungen. Aber auch hier gehen wichtige E-Mails verloren, z. B. bei Krankheit des Mitarbeiters oder er keine Abwesenheit setzt bei Urlaub.

[Sunny61 806]

Bisher verwenden wir Weiterleitungen. Aber auch hier gehen wichtige E-Mails verloren, z. B. bei Krankheit des Mitarbeiters oder er keine Abwesenheit setzt bei Urlaub.

Das sind soziale Probleme, die kannst Du mit Technik zu 99% nicht erschlagen. Da fehlt ganz einfach ein Konzept dahinter. Die Diskussion bei euch kommt mir sehr bekannt vor. ;)

[tesso 375]

Mir auch.

[Alith Anar 40]

@Heckflosse

 

Dies sind aber organisatorische Probleme. Bei uns wurde es z.B. so gehandhabt, das (nach Absprache mit dem BR) die Administration die Abwesenheitsnotiz und Weiterleitungsregel manuell gesetzt hat, indem man kurz auf das Postfach zugegriffen hat (Vollzugriff, das OWA), oder per Powershell-Script eine entsprechende Regel hinterlegt.

[Heckflosse 10]

@Alith Anar

Das ist der jetzige Zustand. Bei 2.000 Mitarbeitern ist dies aber nur schwer administrierbar. Mitarbeiter wird krank, meldet dies erst gegen Mittag nach seinem Arztbesuch. Bis dann alle Stellen Ihr OK gegeben haben, dauert es dann wieder. So verstreicht ein Tag und die E-Mails liegen im Postfach des erkrankten Mitarbeiters. Dies ist nur eine von mehreren erdenklichen Konstellationen.

[NorbertFe 2.041]

Dafür gibs Tools oder Prozesse. Das würde mit Organisationspostfächern auch nicht "sinnvoll" lösbar sein und eher andere und definitiv vorhersehbare Probleme und sicher auch ein paar unverhersehbare im laufenden Betrieb bringen. An wen werden die Krankmeldungen gemeldet?

[Sunny61 806]

Mitarbeiter wird krank, meldet dies erst gegen Mittag nach seinem Arztbesuch. Bis dann alle Stellen Ihr OK gegeben haben, dauert es dann wieder. So verstreicht ein Tag und die E-Mails liegen im Postfach des erkrankten Mitarbeiters.

Das Problem habt aber nicht ihr allein auf der Welt. ;) Wenn Zugriff auf OWA besteht, muss/soll/kann der MA sich von zu Hause aus anmelden und evtl. neue Mails weiterleiten.

 

Teams bilden, die Teams dürfen/können/sollen untereinander auf den Posteingang zugreifen. So kann man relativ schnell auf solche Fälle reagieren. Das muss natürlich auch intern abgesprochen, abgesegnet sein und auch kommuniziert werden. Die betroffenen MA auf die Notwendigkeit hinweisen, sprechen hilft hier ungemein. Den Leuten beim freigeben vom Posteingang helfen, Anleitungen schreiben, publizieren. Der zuständige Vorgesetzte muss die Verfügbarkeit der anderen Postfächer bei den MAs immer wieder hinterfragen, Rückmeldungen schriftlich geben lassen. Das alles kann man machen, muss man aber nicht.

 

1. Schritt: Anforderungen definieren.

2. Schritt: Konzept erstellen > MA einbinden!

[Alith Anar 40]

Gibt es einen ständigen BR?

Dann kann man auch definieren, das der Abteilungsleiter so etwas pauschal beauftragen kann und darf. Dafür gibt es dann ein Ticket, das geht zum BR und wird umgehend bearbeitet.

 

Aber wie auch immer, es ist ein organisatorisches Problem, das werdet Ihr technisch nicht lösen können.

[Heckflosse 10]

@NorbertFe

Dafür gibs Tools --> Welche?

Die Krankmeldungen gehen telefonisch an die jeweilige Abteilung (Sekretariat, Vorgesetzter, etc.)

 

@Sunny61

Das wir damit nicht alleine sind ist klar. Deswegen hier meine Frage wie das von Euch geregelt wird in Euren Unternehmen.

OWA-Zugriff ist abgeschaltet aus lizenztechnischen Gründen. Sonst bräuchten wir 2000 Exchange User CALs!

 

Im Grunde läuft es jetzt auf das hinaus:

Alle Mitarbeiter einer Gruppe erhalten ein Funktionspostfach. Die persönlichen Postfächer bleiben erhalten und die darin enthaltenen Daten. Die personenbezogene E-Mail-Adresse wird aus dem globalen Adressbuch ausgeblendet.

 

Dann müsste man nur noch den E-Mail-Empfang des personenbezogenen Postfachs unterbinden.

 

[Sunny61 806]

OWA-Zugriff ist abgeschaltet aus lizenztechnischen Gründen. Sonst bräuchten wir 2000 Exchange User CALs!

Hmm, und über Outlook braucht ihr keine User CAL?

 

 

Dann müsste man nur noch den E-Mail-Empfang des personenbezogenen Postfachs unterbinden.

Das lässt sich mittels Transportregel sicherlich schnell einrichten. Ob das/dieser Aufwand sinnvoll ist?

[tesso 375]

Tools:

https://gallery.technet.microsoft.com/Out-of-Office-Manager-76ba0fa8

https://gallery.technet.microsoft.com/office/Graphical-User-Interface-578fdd8c

http://www.ci-solution.com/produkte/oof-abwesenheitsassistent.html

http://www.codetwo.de/out-of-office-manager/

https://www.symprex.com/products/out-of-office-manager/

[NorbertFe 2.041]

@NorbertFe

Dafür gibs Tools --> Welche?

Bspw.: https://www.symprex.com/products/out-of-office-manager/

 

Die Krankmeldungen gehen telefonisch an die jeweilige Abteilung (Sekretariat, Vorgesetzter, etc.)

Na dann gib denjenigen dann die entsprechenden Berechtigungen, dann bist du den Kram los. ;)

 

Das wir damit nicht alleine sind ist klar. Deswegen hier meine Frage wie das von Euch geregelt wird in Euren Unternehmen.

OWA-Zugriff ist abgeschaltet aus lizenztechnischen Gründen. Sonst bräuchten wir 2000 Exchange User CALs!

Wieso? Greift ihr nur von 10 Geräten drauf zu? Mußt ja nicht gleich von extern aufmachen. ;)

 

Bye

Norbert