Besprechung in persönlichen und öffentlichen Kalender eintragen

[phatair 39]

Hallo zusammen,

 

wir verwenden Exchange 2010SP3 mit dem aktuellen Rollup Update und Outlook 2010 SP2 mit den aktuellsten Patches.

 

Im Moment werden bei uns Besprechungen in einem öffentlichen Kalender eingetragen. Das passiert schon seit mehreren Jahren und hat sich irgendwie so eingespielt.

Hintergrund ist, dass es einen Kalender geben soll der jegliche Besprechungen anzeigt. Ob das jetzt sinnig ist oder nicht lasse ich mal dahingestellt. Es ist auf jeden Fall gewünscht.

 

Das Problem ist nun, trage ich eine Besprechung in den öffentlichen Kalender ein, erhalte ich ja die Meldung das der Status der Zusage nicht für die Besprechung übernommen wird, da es kein persönlicher Kalender ist.

Das Problem soll ich nun lösen.

 

Ich hätte nun folgenden Vorschlag gemacht.

Tragt eure Besprechungen in eure persönlichen Kalender ein, da gehören sie auch hin. Hier werden auch die Zusagen vermerkt und der Status geändert.

Nun habe ich das Problem, dass aber der öffentliche Kalender nicht mehr "gepflegt" wird und die Termine dort nicht mehr erscheinen.

Wenn weiterhin alle Besprechungen in einem öffentlichen Kalender angezeigt werden sollen, kann ich diesen als "Teilnehmer" mit hinzufügen und somit den Termin in dessen Kalender eintragen lassen?

Ich habe die Option "e-Mail aktivieren" für den Öffentlichen Ordner gesehen - kann ich damit die gewünschte Funktion erreichen?

 

Oder gehe ich hier an die Sache komplett falsch ran?

 

Für Tipps wäre ich sehr dankbar.

Gruß

[Dukel 454]

Nutze Ressourcen. Dabei bucht der einladende die Ressource und der Termin wird in dieser Ressource angezeigt und in allen persönlichen Kalendern, die eingeladen wurden.

[phatair 39]

Hi Dukel,

 

du wirst lachen, aber das verwenden wir auch schon (wenn du mit Ressourcen z.B. Räume meinst).

 

Aber es soll einen zentralen Ort geben an dem alle Besprechungen auf einen Blick ersichtlich sind... :rolleyes:

Falls das aber technisch nicht sauber zu lösen ist, werde ich das auch so kommunizieren.

Ich dachte nur, es wäre über die öffentlichen Kalender möglich, in dem man diesen mit in die Teilnehmer aufnimmt.

Als Ressource/Raum würde man weiterhin den gewünschten Raum buchen.

[Dukel 454]

Wozu müssen alle Besprechungen in einem Kalender auftauchen?

 

Du kannst, neben den Räumen, eine weitere Ressource angelegen (Besprechungen). Beim Buchen einer Besprechung nimmt man beide Ressourcen auf (Raum + Besprechung) und im Besprechungskalender sieht man dann alle Besprechungen.

Es kann natürlich auch mit einem öffentlichen Ordner gehen.

[phatair 39]

Ich weiß es auch nicht genau  - bin seit knapp 1 Jahr in der Firma und es hat sich bisher niemand darum gekümmert. So wirklich weiß es keiner warum es gemacht wird aber jeder macht es und findet es irgendwie wichtig und richtig ....

 

Deshalb möchte ich dafür jetzt eine sinnvolle Lösung finden. Das mit der weiteren Ressource finde ich eine gute Idee. Das werde ich mal testen.

Ich werde dann aber auch noch mal nachhaken warum alle Besprechungen in einem Kalender auftauchen müssen und ob wir diese "Altlast" nicht einfach sterben lassen können.

Wenn alle beteiliten Personen die Info in ihrem Kalender haben und es im Raumkalender auch noch mal steht, reicht das meiner Meinung nach locker aus.

 

Danke für den TIpp auf jeden Fall mit der weiteren Ressource!

[Sunny61 806]

Man übrigens auch die Kalender übereinander legen, dann sieht man auch gleich sehr deutlich wo welche Besprechungen stattfinden.

[NorbertFe 2.034]

Deshalb möchte ich dafür jetzt eine sinnvolle Lösung finden. Das mit der weiteren Ressource finde ich eine gute Idee. Das werde ich mal testen.

Meine Erfahrung mit sowas: Die Leute finden es total wichtig, alles zu sehen, aber wenn das bedeutet, dass sie selbst dann einen Klick mehr machen müssen, wars meist doch nicht ganz so wichtig. ;) Fakt ist, Exchange ist an der STelle eben nur rudimentär mit Funktionen bestückt. Falls gleich die nächste Frage nach Kaffeekanne und Catering auftauchen sollte. ;)

 

Bye

Norbert

[phatair 39]

Hi Sunny,

 

ha das ist ja perfekt! Diesen kleinen Pfeil habe ich noch nie wirklich wahrgenommen und das scheint mir hier die beste Lösung zu sein.

 

@Norbert

Ja wohl wahr - leider...  :wink2:  aber die Lösung mit den übereinander legen der Kalender finde ich super und bietet genau das Gewünschte.

 

Werde mich dann mal an die Umsetzung machen. :thumb1:

[phatair 39]

Eine Frage habe ich doch noch, vielleicht hat hier noch jemand einen Tipp.

 

Wenn ich nun jemanden in eine Besprechung einlade, sehe ich in meinem Kalender den "Status". Dort kann ich schauen wer zugesagt hat und wer nicht.

Der Status ist bei den eingeladenen Kollegen nicht ersichtlich. Kann man diesen irgendwie sichtbar machen?

[NorbertFe 2.034]

Nein. TEilnehmer sehen nicht den Status der anderen Teilnehmer. Den sieht immer nur der Besprechungsorganiator.

[phatair 39]

Hi Norbert,

 

danke Dir!

Ich habe gerade noch beim Test rausgefunden, dass man es im Terminplanungsassistent mehr oder weniger sieht.

Hat hier ein Teilnehmer noch nicht akzeptiert, ist der Balken hinten Lila/Weiß gestrichelt, hat er angenommen ist er komplett Lila und hat er abgesagt ist er Weiß.

 

Ansonsten müsste der Organisator allen Teilnehmern "Prüfer" Rechte auf seinen Kalender geben, dann könnten die Teilnehmer auch in den Termin schauen. Aber wer möchte das schon...

[NorbertFe 2.034]

Da sieht man, aber auch nur was, wenn derjenige die Free/Busy Informationen freigeben hat bzw. dem der gerade den Assistenten ansieht berechtigt hat. ;) Und wenn der Organisator "Prüfer" Rechte vergibt, bin ich mir nicht sicher, ob man dann den Status der anderen Teilnehmer darüber zu Gesicht bekommt. Und selbst wenn, wer vergibt solche Rechte schon an alle? ;)