Suche Mailarchiv und Dokumentenmanagement - kann Sharepoint Server 2016 das?

[IxxZett 10]

Hallo Zusammen,

ich verzweifle an meinen Usern ;-)

Ich betreue ein stetig wachsendes Architekturbüro. Das mir zu Verfügung stehende Budget ist immer sehr knapp bemessen, die Anforderungen allerdings nicht. Ich könnte dazu jetzt jede Menge Geschichten erzählen, aber das lasse ich jetzt ...

Mein immer wiederkehrendes Problem, die User sprengen die Infrastruktur an allen Ecken und Enden. Exchange-Postfächer werden vollgestopft, Tausenden von Mails mit zig Megabyte großen Anhängen werden in vielen Postfächern und Öffentlichen-Ordner mehrfach als Kopie gehortet. Dateipfade sind so lang das nichts mehr geht. Dateien werden in vielen unübersichtlichen Versionen gesammelt usw.

Hard- und Softwaretechnisch habe ich jetzt einen neuen ordentlichen Grundstock gesetzt.

 

Zwei Raid 5 Server mit je WinServer2012R2 als Hypervisor
Hosts: Alle WinServer2012R2 

 

1. HOST
     1. DC momentan noch mit Exchange und Dateiserver  (Mittelfristig soll der Exchange auf einen Memberserver, ist halt aus der Historie so)
     2. Terminalserver (Memberserver)
     3. SQL-Express für Controllinganwendung (Memberserver)

 

2. HOST
     1. Dateiserver (Memberserver)
     2. Testumgebung

Alle VMs werden mit Veeam auf einer NAS gesichert.

 

**Jetzt meine Frage:**

 

Ich suche ein Archivsystem für Mails, am besten Intranet über ein Browser durchsuchbar. Die Inhalte sollten selbstständig indiziert werden und ein PDF-Preview wäre auch klasse.
Außerdem will ich von Öffentlichen-Ordnern weg, also sollte das System selbstständig Mail empfangen können. Wenn die User da auch noch per Drag and Drop Mail "reinwerfen" könnten wäre das auch ein tolles Gimmick. Eine Premiumfunktion wäre natürlich das möglichst weitgehend doppelte Mails und/oder Anhänge vermieden werden.

Als zweites oder noch besser aus einem Guss suche ich ein Dokumentenmanagementsystem, dass das normale Dateisystem ablöst oder zumindest ergänzt.

Wichtig ist mir bei allem natürlich die Leistung, der Preis, einfache Bedienbarkeit und eine Möglichkeit der zuverlässigen Datensicherung.

Jetzt zu meinem Betreff, kann MS SharePoint Server 2016 das weitestgehend alles ober habt Ihr andere Vorschläge? Ich bin für alles offen, nur Architekturwechsel (Linux usw.) kommen nicht in Frage, habe ich schon hinter mir ;-)

 

Viele Grüße,

Matthias.

[Doso 77]

Sharepoint ist ganz gut im Dokumentenmanagement. Der Aufwand und die Kosten werden eine lokale Installation bei der Anzahl Nutzern unmöglich machen. Office 365?  Sharepoint kann quasi nichts wenn es darum geht irgendwie E-Mails zu archivieren.

 

Exchange hat mit Enterprise Lizenzen ein entsprechendes System. Ob es das ist was du suchst kann ich nicht beurteilen da ich das Archivsystem bisher nicht genutzt habe.

 

Ansonsten möchte ich noch erwähnen das es häufig nicht funktioniert ein Problem mit Menschen durch Technologie zu lösen. Vor allem wenn man dafür kein Geld ausgeben will. Ergo: Wie wäre es mit Quotas auf die Postfächer? Mal ein Gespräch beim Vorgesetzten mit den Optionen mehr Geld oder er haut seinen Leuten mal auf die Finger?

bearbeitet 6. November 2017 von Doso

[Nobbyaushb 1.484]

Moin,

 

rechtskonformes Mailarchiv (das ihr haben müsst) wäre z.B. Reddoxx.

 

Dokumentenarchiv Dokuware

 

Ansonsten bin ich bei Doso.

 

Und - das wäre ein klassischer Fall von Consulting vor Ort, ein externer hat meist ein ganz anderes Wort beim Chef...

 

;)

[mwiederkehr 384]

Für das Mailarchiv kann ich MailStore empfehlen. Einfach in der Verwaltung, günstig, schnelle Suchfunktion. Es ist zwar ein Archiv, aber einige Kunden nutzen es täglich, der guten Suchfunktion wegen. Achtung: falls man fremden Leuten Zugriff auf das Archiv gibt, muss das den Mitarbeitern bekannt sein bzw. am besten die private Nutzung des geschäftlichen Mailaccounts verbieten.

 

Bei einem Architekturbüro werden viele Pläne vorhanden sein. Ich weiss nicht, wie gut sich die in SharePoint integrieren lassen, nur Office hat ja eine direkte Integration.

 

Bei meinen Kunden aus diesem Bereich liegen die Dateien auf einer Serverfreigabe. Wichtig ist eine fixe Struktur, zB: \Gemeinde\ProjektNr-Projekt\Offerten etc. Auf Ebene "ProjektNr-Projekt" können nur Abteilungsleiter Verzeichnisse erstellen oder löschen. Die Mitarbeiter sind angewiesen, alle Mails zu einem Projekt aus Outlook heraus in den entsprechenden Projektordner zu exportieren. Durch ein nicht allzu grosszügig eingestelltes Postfachlimit wird verhindert, dass X Entwürfe eines Planes im Postfach liegen bleiben.

 

Ist ein Projekt abgeschlossen, wird es archiviert. Das heisst, es wird auf eine andere Freigabe verschoben, auf der nur die IT Schreibrechte hat. Diese liegt auf SATA-Speicher und wird nur wöchentlich gesichert. Muss man ein Projekt wieder bearbeitbar haben (kommt selten vor), verschiebt es die IT zurück auf die normale Freigabe.

 

Hin- und her-Mailen von Dokumenten und Plänen zu externen Firmen wird durch eine Installation von ownCloud ersetzt. Externe Firmen können über Links Dateien hoch- und runterladen. So kommt man mit 2 GB Postfachgrösse für die Mitarbeiter und 5 GB für die Geschäftsleitung durch.

[zahni 558]

Dokumentenmanagement: https://www.elo.com/de-de/produkte/elo-produkte/elooffice.html

 

Kann wohl auch Mails archivieren.

 

Sharepoint nervt spätestens, wenn man eine neue Version einführen will.

bearbeitet 7. November 2017 von zahni

[Dukel 457]

Sharepoint nervt spätestens, wenn man eine neue Version einführen will.

 

Je nachdem wieviel man customized hat. Aber das ist bei allen Systemen.

[zahni 558]

Je nachdem wieviel man customized hat. Aber das ist bei allen Systemen.

Bei "allen Systemen" ist  dies deutlich einfacher und vom jeweiligen Hersteller  supported.

[Doso 77]

Sharepoint 2010 -> 2013 -> 2016 Migration geht ganz gut. Anleitungen von Microsoft sind super.

 

Nur wieder das alte Problem: Irgendwer hat im Quellcode rumgearbeitet und das sorgt dafür das an verschiedenen Ecken ein unknown error kommt -_-

[zahni 558]

Ohne Anpassungen wird niemand Sharepoint in größeren Unternehmen nutzen (können). Dafür sind die vorhandenen Webparts einfach funktional  zu eingeschränkt oder lassen sich auf  einen Anwendungsfall  nicht adaptieren.

Fehlersuche ist  teilweise  extrem schwierig. 

[Dukel 457]

Hier geht es um ein Mail Archivsystem / Dokumentenmanagement und kein Zentrales System für ein größeres Unternehmen.

 

Für ersteres würde ich in jedem Fall eine andere Software nutzen (als erstes bei meinem Backup Lieferanten schauen, ob er eine Archivlösung hat, die passt) für letzteres ist SharePoint sicher möglich. Wenn das Budget klein ist, dann musst du bei SharePoint einmal rechnen, ob es im Budget ist. Günstig ist es nicht unbedingt. Für SharePoint solltest du in jedem Fall einen kompetenten Dienstleister suchen.

[Nobbyaushb 1.484]

Zusätzlich werfe ich noch in den Raum, das Sharepoint auch kein Schnäppchen ist und der SQL drunter zusätzlich erworben und lizensiert werden muss.

 

Wie ich Eingangs schrieb, muss jede Firma in DE ihre Mails rechtskonform archivieren.

Gibt irgendwo in den Foren einen link, den ich dazu gepostet habe.

 

:)