Freier Platz in Exchange nicht reduziert, obwohl Outlook archiviert

[wassollich 0]

Hallo,

 

ich war bisher immer der Meinung, dass wenn ich per Outlook Mails archiviere, der User wieder mehr Platz auf dem Exchange hat, bevor seine Quota erreicht ist. Dem ist aber wohl nicht so. Bei einem Account erscheint nach dem Archivieren im Outlook unter dem eigenen Postfach ein neues Verzeichnis mit "Archiv". Dort sind aber keine Mails drin. Die Datendatei lokal auf der HDD ist dann ca. 160MB gross, was viel zu wenig erscheint, wenn man bedenkt, das derzeit ca. 14GB vom User genutzt werden, und der Archivierungszeitraum alles vor 2017 berücksichtigt. Die Datei müsste mehrere GB gross sein. Ausserdem ist mir aufgefallen, dass die archivierten Mails wohl auf dem Server verbleiben, denn scrolle ich z.B. im Postfach ganz nach unten, dann steht dort sinngemäss, dass auf dem Exchange noch weitere Elemente liegen, nämlich genau die archivierten. Ein klick auf diesen Link zeigt diese Mails dann an.

 

Habe ich jetzt das Prinzip des Archivierens nicht verstanden? Für mich war klar, dass ich dadurch den Exchange entlaste.

 

Grüsse, Wassollich

[Nobbyaushb 1.471]

Moin,

 

Datenbanken werden nicht kleiner, nur der Whitespace wächst.

 

Man KANN die kleiner bekommen durch eine Offline-Defragmentierung, aber dadurch ändert sich die ID der Datenbank und alle älteren Backups sind damit ungültig, was man ja auch nicht will.

 

Wenn du kleinere Datenbanken haben willst, erstelle eine neue DB und schieb dort die primären Mailboxen rein, nachdem erfolgreich archiviert wurde.

Dann kannst du die alte DB löschen.

 

Ich würde das gar nicht machen wollen.

 

Sonst:

https://blogs.technet.microsoft.com/rmilne/2013/08/20/how-to-check-database-white-space-in-exchange/

 

;)

[wassollich 0]

@nobbyaushb

 

eigentlich ist mir die Grösse der Datenbank relativ wurscht. Platz ist im Prinzip genug vorhanden. es ist jedoch so, dass die User eine Quota haben und wenn der User kurz vor dem erreichen ist war ich der Meinung, dass er durch archivieren wieder Platz für neue Mails freischaufeln kann. Das ist aber aus mir erfindlichen Gründen nicht so. Freier Platz wird faktisch nur durch Löschen von Mails erreicht und dies möchte der User "noch" nicht. also liege ich richtig, wenn ich sage, dass Archivieren sich lediglich auf die Sichtbarkeit im Outlook auswirkt, aber die archivierten Mails der Quota des Users zugerechnet werden?

[testperson 1.680]

Hi,

 

wenn der User Mails in PST "archiviert" kann er auch gleich löschen. Wenn archivieren, dann richtig mit entsprechender Archivlösung.

 

Gruß

Jan

[djmaker 95]

Es scheint so das der Ordner "Archiv" nicht in der PST-Date liegt. Das wäre zu prüfen.

 

Ansonsten schließe ich mich der Meinung an das die Vorgehensweise nicht zielführend ist und ggf. auch rechtliche Regularien verletzt werden.

[massaraksch 41]

Hi,

 

evtl. ist der Grund dieses Outlook-Verhalten:

 

http://www.mcseboard.de/topic/210718-autoarchivierung-generell-probleme-mit-pst/?p=1335215

[Squire 262]

@wassollich

 

Wenn ihr eine Firma seid - unterliegen die geschäftlichen Mails seit 2014 der Archivierungspflicht (die Übergangsfristen sind seit 2017 ausgelaufen)!

Es ist allerhöchste Zeit eine rechtskonforme Archivierungslösung anzuschaffen und einzuführen ... da gibt es von günstig bis teuer alles ... onpremises oder gehosted

 

je nachdem wie klein/groß die Firma ist ... für kleine und mittlere Unternehmen (Mailstore oder GFI Mailarchiver) für große und noch größere Unternehmen z.B. EnterpriseVault

 

Je nach Gegebenheit ... Betriebsrat ins Boot holen, Betriebsvereinbarung, betriebliche Emailrichtlinie, etc. pp! 

 

die beiden ersteren Lösungen lassen sich mit ein bisschen IT Wissen und Doku lesen selbst und in sehr kurzer Zeit implementieren. EnterpriseVault benötigt fundiertes Knowhow - das ist nix für mal schnell am Nachmittag aufsetzen ... 

 

Jedoch ... die eigentliche Arbeit kommt erst nach der Implementierung - nämlich das Einsammeln der ganzen PSTs im Unternehmen ...

bearbeitet 13. Januar 2018 von Squire