zentrales Mailarchiv für Outlook-Clients (2010/2013/2016)

[monstermania 53]

Moin,

auch wenn die Frage nur Sekundär etwas mit Exchange zu tun hat stell ich Sie trotzdem mal hier.

 

Unser Unternehmen wurde vor kurzem von einem internat. Konzern übernommen. Das wird in den nächsten Monaten zu einschneidenden Änderungen in unserer gesamten IT Systemlandschaft führen.

Eine der Änderungen wird unseren lokalen Exchange betreffen. In naher Zukunft werden wir an den Konzern-Exchange angebunden.

Da der Konzern sehr restriktive Vorgaben in Sachen PF-Größen und lokalen Archiven (kein Outlook Mailarchiv/pst-Dateien erlaubt) hat haben unsere User auf Abteilungsleiter-Ebene aufwärts ein Problem. Hier haben sich ich Laufe der Jahre teilweise recht umfangreiche Postfachgrößen/Mailarchive angesammelt.

Nun herrscht hier auf der Führungsebene natürlich die Panik, bald keinen direkten Zugriff auf Ihre Email-Archive mehr zu haben. 

Wie immer, soll nun natürlich die IT die Lösung für das organisatorische Problem liefern. 

 

Folgende Wünsche/Anforderungen an eine Email-Archivierung bestehen:

• Archivierung der Mails aus Outlook 2010/2013/2016 heraus (keine Möglichkeit an den konzernweiten Exchange heranzukommen außer über Outlook/ggf. Webmail)
  Arbeitsweise: Der User markiert die zu archivierende(n) Email(s) in seinem Outlook-Posteingang und schiebt die Mail(s) aktiv in eine Archivordnerstruktur. GGf. könnte das auch per Plugin erfolgen, sofern das Plugin zu Outlook2010/2013/2016 kompatibel ist.
• Ablage der einzelnen Mailarchive auf einem zentralen Archivserver
• Möglichkeit, dass mehrere User bzw. Gruppen auf einen Archivordner zugreifen können (zentrale Archive für Einkauf-/ bzw. Verkaufsabteilung)
• Offline-Verfügbarkeit der Archive (wenn möglich nur für ausgewählte Benutzer)
• Möglichkeit auch Offline Emails aus Outlook heraus in Archive zu sortieren bzw. umsortieren der Archive

 

Kennt Jemand von Euch ein solches Produkt!?

 

Ich habe schon darüber nachgedacht einen eigenen IMAP-Mailserver als Archivserver aufzusetzen. Das IMAP-Konto könnte dann als zusätzliches PF (Archiv) im Outlook eingebunden werden. Die User könnten dann Ihre Archivstruktur über Outlook vom Exchange-Server auf den IMAP-Server umziehen. Damit wären ein Großteil der obigen Anforderungen machbar (z.B. Offline-Verfügbarkeit der Archivordner).

Haltet Ihr die Idee für Schwachsinn, oder lohnt es sich darüber nachzudenken!?

 

Natürlich schauen wir uns parallel auch bekannte Lösungen an (z.B. Anbindungen von Outlook an DMS-Systeme). Hier besteht aber zumeist das Problem, dass offline eben kein Archiv verfügbar ist.

 

Gruß

Dirk

 

PS: Der Unterschied Server-/Clientarchivierung ist uns klar.

Wir setzten z.Zt. auch eine zentrale Exchange-Serverarchivlösung ein. Diese ist jedoch auf alle Ein-, Verkauf und Buchhaltungsrelevanten PF im Unternehmen beschränkt! Hier werden alle Ein- und Ausgehenden Emails der betreffenden PF direkt archiviert.

Das ist aber eine andere Baustelle für die wir auch noch eine Lösung finden müssen.

 

 

 

[NilsK 2.934]

Moin,

 

ich wage erheblich zu bezweifeln, dass ihr in einer zentralisierten IT-Struktur ein lokales Archiv dieser Art betreiben dürft. Euch wird also nichts übrig bleiben, als mit der Konzern-IT über eure Anforderungen zu sprechen.

 

Gruß, Nils

 

[monstermania 53]

vor 1 Stunde schrieb NilsK:

Moin,

 

ich wage erheblich zu bezweifeln, dass ihr in einer zentralisierten IT-Struktur ein lokales Archiv dieser Art betreiben dürft. Euch wird also nichts übrig bleiben, als mit der Konzern-IT über eure Anforderungen zu sprechen.

 

Gruß, Nils

 

Wir werden als relativ kleine Einheit (~ 100 MA) an den deutschen Teil des Konzerns angegliedert. Entsprechend haben wir natürlich auch schon einen regen Austausch mit der dortigen IT-Leitung. Das Thema zentrale Mailarchivierung ist bisher noch kein Kernthema im Konzern.  Jeder Standort nutzt hier mehr oder weniger seine eigene Lösung...

Zwar finden auf Betreiben des deutschen Konzernablegers inzwischen entsprechende Überlegungen in der zentralen Konzern-IT statt, aber das würde auch wieder nur auf eine reine Archivierung der ein- und ausgehenden Emails und keine strukturierte Archivablage für einzelne Mitarbeiter hinauslaufen.

Im deutschen Ableger wird z.B. schon seit Ewigkeiten eine Archivierung der Emails in einem DMS durchgeführt. Dort war es halt immer schon so, dass den Mitarbeitern die Email-Archive offline nicht zur Verfügung stehen! Daher hat sich die Frage bzw. Anforderung auf Offline-Zugriff der Emails dort nie gestellt. 

 

Gruß

Dirk

 

 

bearbeitet 27. August 2018 von monstermania

[NilsK 2.934]

Moin,

 

naja, die skizzierten Anforderungen erfüllt so ziemlich jedes aktuelle Archivprodukt. Der Knackpunkt ist dieser:

vor 3 Stunden schrieb monstermania:

 

 (keine Möglichkeit an den konzernweiten Exchange heranzukommen außer über Outlook/ggf. Webmail)
 

Eine solche Lösung muss ins Exchange integriert sein. Und da stellt sich dann schon die Frage, auf welches System sich das bezieht und wer es nutzen soll. 

 

Die Idee mit dem IMAP-Server halte ich nicht für zielführend. Damit umgeht man nicht die zentralen Fragen, baut aber eine Struktur, die kaum sinnvoll zu administrieren und für die User auch nicht gut zu verwenden ist.

 

Gruß, Nils

 

[Squire 261]

Hallo,

 

ihr wisst aber schon, dass ihr als Unternehmen archivierungspflichtig seid und PSTs nicht als gültige Archivierungslösung gelten.

Dein Ansinnen könnte man mit einem Mailstore Server abbilden. Die Konfig ist zwar umständlicher als bei einer direkten Mailstore Exchangeanbindung aber auch auf Benutzerebene möglich. Der Mailstore Server hat sowohl Outlook Plugin als auch eine gesonderte Clientsoftware ...

 

 

[NilsK 2.934]

Moin,

 

vor 14 Minuten schrieb Squire:

 

ihr wisst aber schon, dass ihr als Unternehmen archivierungspflichtig seid und PSTs nicht als gültige Archivierungslösung gelten.

 

 

sorry, aber das ist so nicht richtig. Bitte keine juristischen Behauptungen aufstellen. Rechtsberatung dürfen in Deutschland nur zugelassene Anwälte durchführen. In der Umgebung ist lt. TO eine Compliance-Archivierung aktiv.

 

Gruß, Nils

 

[Squire 261]

Nils - sobald Du eine einzige Rechnung per Email bekommst bzw. jegliche Dokumente die als Handelsbrief gelten per EMail empfängst bist Du archivierungspflichtig.

und es reicht nicht, nur einzelne Postfächer dafür zu definieren ... und nein - das ist keine Rechtsberatung

[NorbertFe 2.034]

vor einer Stunde schrieb NilsK:

In der Umgebung ist lt. TO eine Compliance-Archivierung aktiv.

Überlesen?

[NilsK 2.934]

Moin,

 

vor 14 Stunden schrieb Squire:

Nils - sobald Du eine einzige Rechnung per Email bekommst bzw. jegliche Dokumente die als Handelsbrief gelten per EMail empfängst bist Du archivierungspflichtig.

klar. Aber daraus folgt noch lange nicht, dass jedes Unternehmen zu einer bestimmten Form der elektronischen Archivierung verpflichtet sei. Das bleibt eine Frage des Einzelfalls. Im Kontext dieses Threads ist das durchaus relevant. Zumal, wie gesagt, der TO angibt, dass eine Compliance-Archivierung bereits vorhanden sei (alle Ein- und Ausgänge). Ob die im Fall einer Prüfung oder eines Gerichtsverfahrens akzeptiert wird, steht auf einem anderen Blatt, aber dazu können wir hier eben nichts sagen.

 

Wer da auf der sicheren Seite sein will, braucht eine individuelle Rechtsberatung. 

 

Der TO gibt ja ausdrücklich an, dass es ihm um eine Archivierung für organisatorische Zwecke geht. Die hat mit gesetzlichen Archivierungspflichten rein gar nichts zu tun. 

 

Gruß, Nils

 

bearbeitet 28. August 2018 von NilsK

[Squire 261]

deshalb mein Verweis auf Mailstore mit gesonderter Outlook Archivierung

[monstermania 53]

vor 17 Stunden schrieb Squire:

Dein Ansinnen könnte man mit einem Mailstore Server abbilden. Die Konfig ist zwar umständlicher als bei einer direkten Mailstore Exchangeanbindung aber auch auf Benutzerebene möglich. Der Mailstore Server hat sowohl Outlook Plugin als auch eine gesonderte Clientsoftware ...

 

Ist ja ein Ding.

MailStore kam mir als erstes auch in den Sinn. Allerdings teilte mir der angesprochene MailStore-Partner im ersten Gespräch direkt mit, dass MailStore eine direkte Exchange-Anbdindung benötigt und eine reine Clientarchivierung damit nicht möglich sei! 

Ich werde da noch mal einen anderen Partner ansprechen!!!

vor 2 Stunden schrieb NilsK:

Der TO gibt ja ausdrücklich an, dass es ihm um eine Archivierung für organisatorische Zwecke geht. Die hat mit gesetzlichen Archivierungspflichten rein gar nichts zu tun. 

 

Nils hat es genau richtig verstanden!

Es geht nicht um eine Erfüllung irgendwelcher gesetzlicher Vorgaben, sondern um ein reines Mailarchiv überwiegend für Mitarbeiter aus der Abteilungsleiter-/Geschäftsführungsebene. Da laufen dann Themen/Projekte teilweise über mehrere Monate bis hin zu Jahren und die Mitarbeiter müssen halt häufiger mal in alten Mails recherchieren und sei es nur um sich vor einem Meeting wieder auf den aktuellen Stand zu bringen. 

Ist halt schön praktisch, wenn die MA bei Ihren Flügen nach USA/Asien in Ihrem Mailarchiven recherchieren können. 

bearbeitet 28. August 2018 von monstermania

[Squire 261]

das war mir schon bewusst - ich meinte es ja als ergänzenden Hinweis.

 

was den offline Zugriff auf das Archiv angeht - das wirst Du mit Mailstore nicht hinbekommen. Mir ist nicht bekannt, dass es eine Offline Funktion gibt. Für so etwas wäre EnterpriseVault prädestiniert ... allerdings bist Du da wieder bei einer direkten Exchangeanbindung. Lässt sich da nix mit eurem Mutterkonzern machen?

[mwiederkehr 373]

MailStore Home kann Mails aus Outlook abgreifen und lokal speichern. Im Gegensatz zu MailStore Server hast Du aber keine zentrale Verwaltung. Die Lizenz der Freeware-Version erlaubt nur den privaten Gebrauch. Falls es eine Lösung ist, würde ich aber mit denen reden. Hatte vor Jahren einmal einen ähnlichen Fall und da waren sie speziellen Lizenzbedingungen nicht abgeneigt.

 

Zuerst würde ich aber nochmal eine Lösung mit der Zentrale suchen. Solche Eigenlösungen führen manchmal zu grossen Konflikten und kosten schlussendlich unnötig Geld.

[Squire 261]

Der Mailstore Server kann auch Outlook abgreifen. Ich hab die reguläre Version 11.1.0.13498 im Einsatz.

Für das lokale Abgreifen von Outlook ist halt manueller lokaler Konfigurationsaufwand nötig. Datenablage erfolgt zentral. Mit einem kleinem Tutorial, das man den betroffenen Usern zur Verfügung stellt wäre das aber machbar.

 

 

 

bearbeitet 28. August 2018 von Squire

[monstermania 53]

@all

Danke für die rege Diskussion.

Wir schauen uns jetzt noch einige Lösungen an (z.B. MailStore).

 

Gruß

Dirk