Große gemeinsame Ablage mit Outlook + Exchange 2016

[Dobrelius 0]

Hallo,

 

ich versuche für unser Unternehmen (10 Mitarbeiter) eine gemeinsame Email Ablage zu organisieren. Wir verwenden aktuell eine Hosted Exchange Lösung, bei der wir einzelne Mailpostfächer bei einem Dienstleister buchen, den Exchange Server also nicht selbst administrieren, sondern nur über eine Konfigurationsoberfläche verwalten.

 

Für die gemeinsame Ablage verwenden wir aktuell eine zusätzliche Mailbox, bei der für die anderen Mitarbeiter ein Ordner (+ Unterordner) mittels Zugriffsrechten freigegeben wurde. Diese Mailbox ist für die Mitarbeiter bei Outlook 2013 als zusätzliches Postfach eingerichtet. Der Exchange-Cache-Modus ist eingeschaltet. 

 

Das Problem liegt darin, dass Outlook im Cached-Mode nur 500 Ordner verwalten kann (siehe z.B.: https://support.microsoft.com/en-us/kb/3115602 ) und bei einer Cache-Dateigröße von mehr als 50 GB (70GB)(siehe: https://support.microsoft.com/en-us/kb/832925) streikt.

 

An diese Grenzen stoßen wir leider seit einiger Zeit immer wieder. Aktuell lösen wir das, indem wir Ordner archivieren, bzw. die Sichtbarkeit von Ordnern auf die absolut erforderlichen Mitarbeiter beschränken.

 

Als dauerhafter Lösungsweg fällt mir aktuell nur die projektweise Aufteilung der Ablage auf mehrere (zusätzlich zu buchende) Postfächer ein. Diese Postfächer könnten dann als zusätzliche primäre(!) Postfächer in Outlook eingerichtet werden und hätten jeweils eine eigene OST Cache Datei, damit jeweils die 500 Ordner / 50 GB. Grenzen. In diesem Fall gäbe es im Outlook aber eine Reihe von unerwünschten Ordnern, die für diese Ablagepostfächer mit anzeigt würden (Posteingang, Postausgang, etc.).

 

Gibt es eine Möglichkeit, diese zu verbergen?

 

Wie könnte man das Problem auf anderem Weg lösen, ohne Sharepoint anzuschaffen und/oder selbst zu hosten? 

 

Besten Dank im Voraus!

 

[testperson 1.677]

Hi,

 

wenn du das unbedingt so machen willst, würde ich alles an altem Kram vom Exchange in eine E-Mail-Archivierungs-Lösung schieben (lassen). Dann dürften sich die Ablage Ordner auch nicht so aufblähen.

Sinnvoller wäre wohl ein passendes Dokumenten Management System, da neben den Mails sicherlich auch noch andere Dinge zum Projekt gehören.

 

Gruß

Jan

 

P.S.: Generell ist Exchange / Outlook dafür vollkommen ungeeignet.

[Gu4rdi4n 58]

Bin auch der Meinung eine DMS software wäre hier angebrachter

Gibt massig software die auch automatisch verschlagwortet und zuweisen kann

 

Gratis software unter GPL gibt's hier auch

[Dobrelius 0]

Vielen Dank für die Antworten. Das gibt mir natürlich zu denken, wenn mir im Exchange Board einhellig von Exchange abgeraten wird.

 

Bei einem DMS System würde man ja sinnvollerweise die bestehende lokale Dokumentenablage einbeziehen, müsste das Ganze dann wohl auch lokal hosten. Da wir keinen Windows Server betreiben sondern nur ein Synology NAS schränkt das die Auswahlmöglichkeiten für das DMS deutlich ein. Außer ecoDMS habe ich bisher nichts passendes gefunden. 

 

Kann mir dazu jemand etwas empfehlen? OpenSource wäre schön, für ein gutes Produkt oder Support zu bezahlen aber natürlich auch kein Problem.

 

 

bearbeitet 12. Oktober 2018 von Dobrelius

[NorbertFe 2.035]

Dir wird nicht von Exchange abgeraten, sondern davon, ihn als dms zu verwenden. 

[Dukel 454]

Gibt es kein hosted DMS (evtl. vom gleichen Provider)?

[Gu4rdi4n 58]

Du hast zwar im eingangspost Sharepoint ausgeschlossen, aber um das ganze mal in den Raum zu werfen:

 

Wenn du Office 365 Business Essentials nimmst, kostet euch das ca 5€ im Monat pro User für Exchange + Online Office + Sharepoint 

 

Ist denke ich mal einen Blick wert!

 

https://products.office.com/de-de/business/office-365-business-essentials

 

bearbeitet 15. Oktober 2018 von Gu4rdi4n

[Dobrelius 0]

Am 12.10.2018 um 22:29 schrieb Dukel:

Gibt es kein hosted DMS (evtl. vom gleichen Provider)?

Leider nein. 

 

vor 2 Stunden schrieb Gu4rdi4n:

Du hast zwar im eingangspost Sharepoint ausgeschlossen, aber um das ganze mal in den Raum zu werfen:

 

Wenn du Office 365 Business Essentials nimmst, kostet euch das ca 5€ im Monat pro User für Exchange + Online Office + Sharepoint 

 

Ist denke ich mal einen Blick wert!

 

https://products.office.com/de-de/business/office-365-business-essentials

 

Danke für den Tip. Das ist preislich erheblich günstiger, als ich es erwartet hätte.

 

Allerdings gibt es erhebliche Vorbehalte gegen eine solche Lösung. Da wir vertrauliche Dokumente in unserer Dateiablage speichern, wollen und können wir nicht auf eine komplett cloudbasierte Lösung umsteigen. Außerdem haben die Kollegen nach Rücksprache generell Bedenken geäußert, zusätzliche Software einzuführen, die ihren Workflow verkomplizieren würde und möchten beim bestehenden System bleiben. Deswegen bleibt mir wohl keine andere Möglichkeit als zu versuchen, durch aggressives Archivieren der Datenflut besser Herr zu werden.

 

Nochmals vielen Dank für alle Ratschläge.

[Dukel 454]

Ihr habt doch schon ein hosted exchange. Wo ist da der Unterschied?

[Gu4rdi4n 58]

Nur um nochmal einen kleinen aber feinen Aspekt eines DMS in den Raum zu werfen.

 

Langzeitarchivierung mit Versionierung und Löschkonzept sowie vorhaltung von Daten die man längere zeit aufbewahren muss.

 

Das alles liefert dir ein DMS. 

Da würde ich mich an deiner Stelle nicht mit "generell Bedenken geäußert, zusätzliche Software einzuführen, die ihren Workflow verkomplizieren würde " abfinden

 

Exchange ist nicht dazu gemacht als archivierungssystem herzuhalten. Früher oder später werdet ihr das limit auf mehr oder weniger harte Weise kennen lernen

 

btw: ein hosted exchange ist doch ähnlich zu einem Office 365

bearbeitet 15. Oktober 2018 von Gu4rdi4n

[Nekrontez 1]

Am 15.10.2018 um 10:33 schrieb Gu4rdi4n:

Exchange ist nicht dazu gemacht als archivierungssystem herzuhalten. Früher oder später werdet ihr das limit auf mehr oder weniger harte Weise kennen lernen

Oh, wie recht du hast. Leider war das meinen Vorgängern nicht bewusst, und nun habe ich eine Struktur an öffentlichen Ordnern, die um die 4000 Ordner umfasst. Da treten schon einigermaßen merkwürdige Phänomene auf^^
Jetzt bin ich auf der Suche nach einer Alternative. Es geht nur darum, dass 30 Mitarbeiter auf alle dort gespeicherten Mails zugreifen können. Die Mails werden händisch in die Ordner kopiert.
Hat da vielleicht jemand eine Idee (ohne Cloud).

 

Für Tipps wäre ich wirklich dankbar.

 

Grüße, Nekrontez

[v-rtc 88]

Willkommen Nekrontez,

 

mach bitte ein separates Thread auf  oder ein Moderator trennt dies.

Danke.

Grüße

[Nekrontez 1]

Danke. Ich mach einen neuen Thread auf.

 

Erledigt.

bearbeitet 6. Mai 2019 von Nekrontez

[Nobbyaushb 1.471]

vor 15 Minuten schrieb Nekrontez:

Danke. Ich mach einen neuen Thread auf.

Danke!

Da habe ich auch geantwortet