E-Mail Archivierung für Kleinst-Unternehmen?

[Assassin 13]

Moin Moin...

wollt mal rumhören, was Ihr so als E-Mail Archivierungs-Software für kleine 1-5 Mann Handwerksbetriebe einsetzt?

Das würde mich mal sehr interessieren was es da so gibt, obs auch lösungen gibt, die man sich nur einmalig Kauft, wo kein "Abo" hinten dran hängt woe bei den meisten anderen wo man pro Monat oder pro Jahr zahlt...

Und was NICHT Cloud basierend ist, also wirklich nur als kleine Software auf dem PC Läuft und sein Mail Archiv auf ein NAS z.B. ablegt.

 

für größere Unternehmen setzen wir Securepoint ein, meist mit einem großen lokalen Storage...aber was machen die kleinen Betriebe bzw. was kann man da machen, die keine 5000€ für eine Mail Archivierung ausgeben wollen? Diese haben natürlich auch keinen Server, sondern meist nur ein oder zwei PCs mit Outlook drauf was klassisch per Pop3 oder IMAP abruft.

[testperson 1.677]

Hi,

 

ggfs. Reddoxx. Die Box kann bzw. wird in so einem Fall als POP3- bzw. SMTP-Proxy genutzt und archiviert dabei alles, was "durchfließt". Ansonsten ist das halt genau das Clientel, wo sich die Cloud halt anbietet.

 

Gruß

Jan

[mwiederkehr 373]

MailStore ist recht günstig und läuft auch auf PCs.

 

Das Problem ist bei solchen Umgebungen eher, zuverlässig alle E-Mails archivieren zu können. Eingehend kann man es über eine Weiterleitung in ein Journalpostfach lösen, aber beim Versand per SMTP ist man darauf angewiesen, dass der Mailclient eine Kopie der Nachricht in einem IMAP-Ordner speichert (und der Benutzer diese nicht löscht vor der Archivierung).

[Assassin 13]

Gibts da nicht irgend ein Outlook-Plugin was die Mails per "Schattenkopie" (bzw. so eine art) weg sichert? egal ob Eingehend, oder Ausgehend?

 

zwecks Cloud: bei Securepoint ist es dann zumindest so, dass man einen Exchange server braucht, bzw. einen Exchange Online nutzen muss, damit die Mailarchivierung funktioniert..aber einen Exchange Server bei 1-2 benutzern?

 

 

*edit*

Hab eben mal mit der Mailstore Presales Hotline gesprochen, war sehr aufschlussreich :)

Mailstore Server sichert lokal, und geht auch ohne Eigenen Mailserver, auch die anschaffungskosten und die Jährlichen Kosten zur Maintenance Verlängerung halten sich für eine 5er Lizenz (kleinste Lizenz) sehr im Rahmen :)

Man braucht keinen Seperaten Server der in der Ecke steht, das Programm kann auch auf den einen PC lokal installiert werden, und die Archivierung läuft dann über ein durch MailStore erstellen Proxy ab bzw. hängt dann der Mailstore Proxy zwischen Outlook Pop3/SMTP und dem Mailprovider.

 

bearbeitet 25. Oktober 2018 von Assassin

[monstermania 53]

Moin,

wenn es etwas mehr als nur reine Email-Archivierung sein soll bietet sich evtl. ein ELOoffice an.

ELOoffice bringt Plugins zur Mailarchivierung für Outlook mit. Die Datenbank und das Archiv kann man problemlos auch auf einem NAS betreiben.

Ist aber für eine reine Email-Archivierung eigentlich oversized. Aber auch ein einem kleinen Betrieb fallen sicherlich diverse Dokumente abseits von Email an (z.B. Ein- und Verkaufsbelege), die sich perfekt in ELO archivieren lassen. Und mit etwas Scriping bekommt man dann eine komplette Kunden- und/oder Projektakte hin in der alle Dokumente zentral zu finden sind (Emails, Rechnungen, Einkaufsbelege, Stundenzettel, Zeichnungen, Photos, usw.), 

ELOoffice liegt bei ~300€ pro Arbeitsplatz und es fallen keine jährlichen Wartungskosten an.

 

Gruß

Dirk

 

[Raven Paul 0]

On 25/10/2018 at 11:57, Assassin said:

 

wollt mal rumhören, was Ihr so als E-Mail Archivierungs-Software für kleine 1-5 Mann Handwerksbetriebe einsetzt?

Mein Team verwendet Mail Backup X. Wir hatten KLS und MailStore als Optionen in der Hand. Mail Backup X bietet Automatic Backup, was einen Vorteil gegenüber dem Rest darstellt. Wir haben eine Mischung aus wenigen Mac-Systemen und wenigen Windows-Laptops. Dieselbe Lizenz führt sie alle aus. Ich denke, du solltest es versuchen.

[Sherminator 0]

Hi,

Am 25.10.2018 um 08:27 schrieb Assassin:

 

Moin Moin...

wollt mal rumhören, was Ihr so als E-Mail Archivierungs-Software für kleine 1-5 Mann Handwerksbetriebe einsetzt?

Das würde mich mal sehr interessieren was es da so gibt, obs auch lösungen gibt, die man sich nur einmalig Kauft, wo kein "Abo" hinten dran hängt woe bei den meisten anderen wo man pro Monat oder pro Jahr zahlt...

vielleicht ein Benno Mailarchiv? Das hat zwar laufende Kosten, die mir aber mit 80 Euro/5 User/Jahr sehr überschaubar erscheinen.

 

Liebe Grüße

Stephan

[tesso 375]

Mailstore?

[magheinz 110]

Muss es revisionsicher sein? Falls nein gibt es benno auch als openbenno!

[Stibo 17]

Ich gebe meine Stimme auch für Mailstore ab.

[4zap 17]

Am 1.3.2019 um 10:08 schrieb magheinz:

Muss es revisionsicher sein? Falls nein gibt es benno auch als openbenno!

Ja, das ist gesetzlich vorgeschrieben. Emailverkehr muss min. 10 Jahre manipulationssicher archiviert werden in DE. Mailstore Server ist eine Lösung dafür. Soweit mir bekannt reicht auch das InSitu Archiv von O365. Hatte letztens einen Fall wo ein Postfach komplett exportiert und an entsprechende Stellen ausgehändigt werden musste. Der Export aus dem Archiv hat denen genügt.

[testperson 1.677]

vor 6 Minuten schrieb 4zap:

Ja, das ist gesetzlich vorgeschrieben. Emailverkehr muss min. 10 Jahre manipulationssicher archiviert werden in DE.

So generell ist das aber auch nicht wirklich korrekt. ;)

[4zap 17]

Gerade eben schrieb testperson:

So generell ist das aber auch nicht wirklich korrekt. ;)

Für Privat nicht, Kaufleute, Handelsgesellschaften, eingetragene Genossenschaften und jede juristische Person die Handelsgeschäfte abwickelt ist hier betroffen. https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html
Ist ganz interessant ...

[testperson 1.677]

Im Link geht es aber auch nur um bestimmte Unterlagen und nicht alle Unterlagen (bzw. E-Mails). ;)

Zumal es ja auch noch Sonderfälle wie z.B. Bewerbungen gibt.

[monstermania 53]

Jo,

Email-Archivierung ist ein heißes Eisen. Weil eben nicht alle Emails einfach so archiviert werden dürfen (Stichwort: DSGVO).

Bewerbungen wurden ja hier schon genannt. Auch private Email-Kommunikation der Mitarbeiter ist heikel. Soll ja immer noch Unternehmen geben, die Ihren Mitarbeitern private Email-Kommunikation erlauben. 

Die Archivierungspflicht gilt streng genommen ja 'nur' für Emails die einen irgendwie 'steuerrelevanten' Bezug haben. Ist eine Email mit einem Angebot, welches nicht zu einem Auftrag führt nun archivierungspflichtig...

BTW: Schon mal mit einem Datenschutzbeauftragten das Thema 'Datensicherung' insbesondere Email-Sicherung erörtert!? Weil genau genommen, ist auch die Datensicherung eine Archivierung... 

bearbeitet 8. März 2019 von monstermania