Mehr als 4000 öffentliche Ordner auflösen?

[Nekrontez 1]

Hallo zusammen,

 

Leider war meinen Vorgängern nicht bewusst, dass man Exchange/Outlook nicht grenzenlos zur Archivierung benutzen darf und nun habe ich eine Struktur an öffentlichen Ordnern, die um die 4000 Ordner umfasst. Da treten schon einigermaßen merkwürdige Phänomene auf (Rechtevergabe usw.)
Jetzt bin ich auf der Suche nach einer Alternative. Es geht nur darum, dass 30 Mitarbeiter auf alle dort gespeicherten Mails zugreifen können. Die Mails werden von den Mitarbeitern händisch in die öffentlichen Ordner kopiert.
Hat da vielleicht jemand eine Idee (ohne Cloud).

 

Für Tipps wäre ich wirklich dankbar.

 

Grüße, Nekrontez

[v-rtc 88]

Hallo Nekrontez,

 

wurden die Öffis fürs archivieren genommen? Wäre ein Archivsystem eine Lösung für Euch? Z.B. die EMA.

Grüße

[testperson 1.711]

Hi,

 

ein Dokumenten Management System und/oder eine E-Mail-Archivierungslösung.

 

Gruß

Jan

 

[Nobbyaushb 1.479]

Moin,

das kann man pauschal leider nicht beantworten.

 

4K Public Folder bei 30 Leuten - Sammelwut?

 

Fimen müssen betrieblich relevante Mails archivieren, Punkt. - Aber das ist ein anderes Thema.

Über was für einen (mehrere?..) Exchange genau reden wir?

http://blog-schulenburg.de/index.php/kategorie-als-blog/87-exchange-build-nummern

 

Welcher Client kommt zum Einsatz, Outlook in welcher Version / Stand, Cache an / Online Mode?

 

Lokale Inst, RDS?

 

 

[Nekrontez 1]

Hi,

 

ja, die Öffis dienen nur zum Archivieren. Leider halt für jeden Mandanten, für jedes Jahr eine handvoll Unterordner. Mein Problem dabei ist nicht die Übersichtlichkeit, als vielmehr die zunehmende Zickigkeit von Exchange selber. Ist dem Programm ja so auch nicht vorzuwerfen, da die Öffentlichen ja eigentlich für etwas ganz anderes gedacht waren.

Ein DMS habe ich zusätzlich, und ja, das wäre eine Möglichkeit. Ich suche halt eine Alternative, mit der ich die Struktur (weil da alle so schön dran gewöhnt sind) beibehalten kann. Nur dass die Ablage halt nicht den Exchange belasten soll. Sharepoint wurde mir schon empfohlen, aber da sind die Preise schon recht gesalzen und ich bräuchte ja nur einen Bruchteil der Funktionalität.

 

@v-rtc
EMA? 

Grüße und Danke für die prompten Antworten.

Sorry, die zusätzlichen Infos vergessen (Schande auf mein Haupt)

Exchange ist 2016, das wir bei einem Dienstleister hosten lassen. Clientseitig Outlooks zwischen 2013 und Office 365, standardmäßig cached.

 

[v-rtc 88]

Weitere Datenbanken in Exchange? (Beispiel pro Jahr?)

EMA ist eine Mailarcivierungs Appliance bzw. auch für File usw.

[NorbertFe 2.065]

Gerade eben schrieb v-rtc:

Weitere Datenbanken in Exchange? (Beispiel pro Jahr?)

Aha, und das hilft jetzt wie? Bei Exchange 2016 wären das ja dann sowieso public folder mailboxes. Ich vermute der TO wird um ein anderes Konzept und Produkt nicht herumkommen. Und ja, in meinen Augen bedeutet das eine Umstellung der Arbeitsweise diesbezüglich.

[v-rtc 88]

vor 1 Minute schrieb NorbertFe:

Aha, und das hilft jetzt wie? Bei Exchange 2016 wären das ja dann sowieso public folder mailboxes. Ich vermute der TO wird um ein anderes Konzept und Produkt nicht herumkommen. Und ja, in meinen Augen bedeutet das eine Umstellung der Arbeitsweise diesbezüglich.

Nur bedingt, hast ja recht :P außer der Inhalt wird verlagert.

bearbeitet 6. Mai 2019 von v-rtc

[NorbertFe 2.065]

Und was hätte man davon? Das würde wie gesagt bedeuten, dass man für jedes JAHR eine neue public folder Mailbox und eine neue Mailbox DB erzeugen müßte und selbst da is dann eben bei 100 Datenbanken Schluß, vorausgesetzt man nutzt die Enterprise Edition von Exchange.

[Dukel 455]

Wenn Ihr schon ein DMS habt, habt Ihr dann geprüft ob sich das damit umsetzen lässt? Ob man die Mails von Outlook / Exchange ins DMS bekommt und dann im Outlook löschen kann?

[Nekrontez 1]

vor 13 Minuten schrieb Dukel:

habt Ihr dann geprüft ob sich das damit umsetzen lässt?

Grundsätzlich würde das schon funktionieren. Allerdings hoffe ich immer noch auf eine Lösung, mit der man die grundsätzliche Arbeitsweise der Mitarbeiter beibehalten kann. Praktisch ist das momentane Konstrukt durchaus und ihr kennt ja sicher das Problem von Mitarbeitern, die man Montags schon neu anlernen muss^^

[Weltalltrauma 15]

vor 41 Minuten schrieb Nekrontez:

und ihr kennt ja sicher das Problem von Mitarbeitern, die man Montags schon neu anlernen muss^^

Das ist doch im Prinzip  nicht das Problem der IT Abteilung, sondern der Vorgesetzten der jeweiligen Mitarbeiter/innen.  Aktuell haben wir auch den fall, dass die ÖO einfach als Archivablage genutzt werden, obwohl wir dafür ein anderes System haben.  Aus dem Grund gab es mit der entsprechenden Abteilung ein Meeting, um die Spezifkikationen zu besprechen. Noch ist bei uns nicht sicher, wer sich an wessen Workflow anpasst. ;)

[Nobbyaushb 1.479]

vor 18 Stunden schrieb Nekrontez:

Grundsätzlich würde das schon funktionieren. Allerdings hoffe ich immer noch auf eine Lösung, mit der man die grundsätzliche Arbeitsweise der Mitarbeiter beibehalten kann. Praktisch ist das momentane Konstrukt durchaus und ihr kennt ja sicher das Problem von Mitarbeitern, die man Montags schon neu anlernen muss^^

Was ist daran praktisch?

Schon mal daran gedacht, wenn man sowas mal restoren muss, weil jemand aus Versehen was kaputt macht und die PF Mailbox aus einem Backup zurück holen musst?

Wer will den da die Verantwortung übernehmen?

Was heißt gehostet - nicht bei euch im Haus - dann dürfte das sehr zäh sein.

Frage mal den Hoster nach der genauen Version, wurde ganz oben mal gefragt - also welches CU drauf ist.

 

Ihr solltet hier eure Arbeitsweise überdenken, es gibt Probleme, die lassen sich nicht mich Technik sondern nur mit Anweisungen lösen.

Nur weil es "bequem" ist muss das nicht gut sein.

Nehme mal die Mailbox für die PF offline, dann sehen die Leute was passiert, wenn was passiert....

Nehme die GF ins Boot, so knallt das früher oder später.

Und wenn ihr eine Archiv-Lösung habt, was soll das dann?

Exchange ist kein Ablage-System...

 

Und - ich habe noch keinen Anwender erlebt, der Neuerungen nicht annimmt, wenn man es vernünftig zeigt und erklärt - vor der eigentlichen Änderung.

 

My 2 Cents..

[Nekrontez 1]

Hi  Nobby,

 

erst mal vielen Dank für die Mühe. Ich bin nochmal in mich gegangen, und gebe dir Recht. Es ist vermutlich vernünftiger, die Sache ganz neu aufzuziehen und mit dem Geheule zu leben. Bin gerade am Recherchieren, wie ich das über DMS lösen kann. Wird von den Rechten her wohl etwas tricky, weil ja nicht jeder alle Mails sehen darf, aber das ist hinzubekommen.

 

Also Danke nochmal an alle, die sich Mühe gegeben haben mit zu Helfen.

 

Grüße

[Dr.Melzer 191]

vor 28 Minuten schrieb Nekrontez:

Es ist vermutlich vernünftiger, die Sache ganz neu aufzuziehen und mit dem Geheule zu leben.

Wie Norbert schon anmerkte: Das "Geheule" wird ausbleiben, wenn du die Anwender mit ins Boot holst und ihnen den Sinn des Ganzen erläuterst und auch erklärst.