Abwesenheitsmeldung wird zum Teil nicht versendet?!

[andrew 15]

Hi all

 

Exchange Server 2016, CU 14 | Problemstellung (Frage)

Hat Jemand hier im Board eine Idee, warum automatische Antworten für eine E-Maildomäne xy ab und zu NICHT  versendet werden?

 

Lösungsversuche

Ich hatte ursprünglich auf meinem Smartphone im Google Mail APP für diese E-Maildomäne eine automatische Antwort konfiguriert. Da aber bald immer wieder Benutzerinnen und Benutzer mir gemeldet haben, Sie hätten keine Abwesenheitsmeldung erhalten? Darum hatte ich mich dann mit dem entsprechenden AD Benutzer im OWA eingeloggt und via OWA den Abwesenheitsassistent konfiguriert bzw. dessen Meldung angepasst.

 

Dann klappte es erst gut, verschiedene Absender E-Maildomänen haben mir auf meine xy E-Maildomäne eine Mail gesendet, die E-Maildomäne xy hat den verschiedenen Mailabsendern geantwortet. Soweit, so gut. Doch dann war das "alte Problem" wieder aktuell geworden, weil es fast an jedem Tag vorkommt, dass beispielsweise von 5 -10 Benutzern, welche mir mit einer externen Mailadresse mailen, mindestens eine Person KEINE Abwesenheitsmeldung erhält. Andere Personen, welche mit der gleichen Maildomäne mir geschrieben haben, hatten aber eine entsprechende Abwesenheitsmeldung erhalten?!

 

- Kurz, es kann also nicht an der/ an den Absender Maildomäne(n) liegen, meiner Ansicht nach.

- Es kann meiner Meinung nach auch nicht am Patch Stand meines Exchange Server 2016 liegen

- Denke auch nicht, dass es an meiner Sophos Firewall liegt, welche die Mails vom Exchange Server 2016 erhält und in die weite Welt versendet. 

 

 

Tja...

 

cheers

André

[NorbertFe 2.045]

OOF wird nur einmal pro (externem) Empfänger versandt. Das kannst du ausschließen?

[andrew 15]

Das Abwesenheitsmeldungen nur 1x eine Antwort senden pro Tag senden, das ist mir bekannt.

In meinem Fall ist es jedoch konkret so, dass ich jeden Tag Bestellungen (E-Mails) erhalte und es auch praktisch jeden Tag vorkommt, dass immer eine oder wenn es hoch kommt, sogar mehrere Leute KEINE Abwesenheitsmeldung erhalten haben.

 

Konkret, wenn ich z.B. jetzt gleich direkt per remote mich auf meine Sophos XG Firewall via https verbinde und im LOG prüfe, wer mir heute Mails gesendet hat und wie viele Personen effektiv eine entsprechende Meldung erhalten habe bzw. nicht erhalten habe, sieht die Statistik in etwa so aus

 

Mails von @X.ch erhalten (die E-Maildomänen sind Beispiele)

- Absender 1@X.ch ist auf Firewall eingetroffen, ca. 19 Sekunden später ebenfalls im Sophos Firewall LOG gesehen, dass eine automatische Nachricht an Sie erfolgreich zugestellt wurde. Soweit ok.

- von der gleichen E-Maildomäne @X.ch heute keine, weiteren Mails erhalten, daher kann ich auch nicht beurteilen, ob weitere Abwesenheitsmeldungen zumindest heute an weitere @X.ch Mailadresse erfolgreich gewesen wären oder nicht?!

 

Aber was ich sagen kann, ist folgendes:

Des Weitern auch Mails von @Z.ch erhalten (die E-Maildomänen sind Beispiele)

- Absender 1@Z.ch ist auf Firewall eingetroffen: Da sehe ich nirgends im gleichen Firewall LOG, dass hier im Auftrag vom meinem Exchange 2016 Server von der Firewall eine Abwesenheitsmeldung an diese Person versendet worden wäre.

- Absender 2@Z.ch ist auf Firewall eingetroffen: Im Gegensatz zu Absender 1@Z.ch, welcher ja keine Abwesenheitsmeldung erhalten hat (und diese Mail war heute auch die erste an mich), ist im Gegensatz dazu die Maildresse 2@Z.ch mit einer entsprechenden Abwesenheit informiert worden (sehe ich im Sophos Mail LOG).

 

Kurz zusammengefasst: Ich habe den Eindruck, Abwesenheitsmeldungen für meine Maildomain @BeispielMailDomain.ch funktioniert sporadisch, je nach je - manche erhalten Abwesenheitsmeldungen, manche nicht Und: Ich frage mich, wie kann es sein, dass beispielsweise für die Maildomain @Z.ch, welche bei meiner Sophos XG Firewall eintrifft, an meinen Exchange Server 2016 weitergeleitet wird, manche Leute eine Abwesenheitsmeldung erhalten und manche mit der gleichen @Z.ch Maildomain dann wiederum nicht?

 

Sowas von schräg!

 

Vielleicht hilft es, einen anderen Weg zu fahren, als sich zu fragen, warum geht es bei manchen nicht (und bei manchen geht es) und ich/wir frage uns nun, was für Bedingungen müssen denn erfüllt werden, dass eine Abwesenheitsmeldung an ALLE externen Mailempfänger versendet werden kann Und: auch an mehrere, unterschiedliche Empfänger von der gleichen Maildomäne wie zum Beispiel @Z.ch. 

 

Beispiel

Ziel: Es muss erreicht werden, dass demnach auch 1@Z.ch, 2@Z.ch, 3@z.ch usw. der gleichen Maildomäne Abwesenheitsmeldungen erhalten!

Genau das scheint in meinem Fall nicht zu funktionieren!

 

P.S.

Dieses Phänomen beobachte ich seit Wochen schon  (auch mit CU12 hatte das nicht funktioniert) und ich finde, Abwesenheitsmeldungen werden "unterschätzt" ich meine, hierfür Troubleshooting zu leisten..

 

 

 

[Nobbyaushb 1.472]

Korrektur - einmal pro Absender, NICHT pro Tag - erst wieder neu, wenn du den Exchange neu startest!

 

Wenn ein bestimmtest Ziel damit erreichen willst / musst, solltest du 3rd Party Software kaufen, Exclaimer kann sowas

[andrew 15]

Hallo Nobyaushb

 

Du hast eine beeindruckende Mail Signatur im Board in deinem BN Profil hinterlegt, wow

 

Und trotzdem: Das was ich möchte ist aus meiner Sicht nichts besonders, im Gegenteil. Es ist etwas, was Exchange Server seit je her kann, sprich von Hause aus als Bordmittel mitbringt

Zumindest die Exchange Versionen, mit welchen ich bis anhin Kontakt hatte, das war von Exchange 2010, 2013 und heute Exchange 2016.

 

Arbeite hier in der internen Informatik und in der Firma wo ich hier arbeite, sind in etwa 120 Leute/ Angestellte vorhanden.

In Bezug Exchange: Wir benutzen 1 virtuellen Exchange Server. Die Angestellten, welche nun beispielsweise in die Ferien gehen und oder sonst im Teilzeit Pensum arbeiten, müssen natürlich entsprechend, wenn es dann jeweils notwendig wird, eine entsprechende Abwesenheitsmeldung via OWA selber einrichten.

 

Mir wäre bis dato noch nie zu Ohren getragen worden, dass Irgend eine externe Person KEINE Abwesenheitsmeldungen unserer Organisation erhalten haben sollte, wenn diese oder dieser Angestellte von uns nicht im Büro anwesend war?!

 

Auch in der Vergangenheit war mir dieses Problem nie begegnet (und ich habe für viele KMUs als System Engineer gearbeitet), nur bei mir Privat tritt dies Phänomen auf :-(

Wobei ich erwähnen muss, dass ich beim Suchen nach Leuten, welche auch mit solchen Problemen zu kämpfen habe, doch auch fündig wurde (jedoch leider keinen entsprechenden, schlauen Hinweise fand, in welche Richtung ich suchen muss).

 

Und ja, dass Du als Exchange Spezialist nun selber den Tipp gibst, ich solle doch ein externes Produkt (3rd Party Software kaufen, z.B. Exclaimer) für diesen Zweck einsetzen, erstaunt mich doch nun schon einigermassen

 

- Warum sollte ich ein 3rd Produkt kaufen und nicht das Bordmittel Abwesenheitsassistent von Microsoft Outlook/ OWA (Microsoft Exchange) nutzen? 

- Ist das Troubleshooting in Bezug dieses Phänomen so schwierig oder anders gefragt, nach was für Kriterien wird eine solche Meldung vom Exchange verschickt, wo kann ich hier konkret Einstellungen tätigen und oder wie sieht das Troubleshooting für den Abwesenheitsmeldungen konkret aus, nach welchen Punkten sollte man vorgehen?

 

Um auf deinen Hinweis/ Frage auch noch zu antworten im Sinne von: "sinngemäss übersetzt, sollte ich ein Ziel verfolgen in Bezug Abwesenheitsmeldungen": Ja, das tue ich. Mein Ziel ist, dass für Bestellungen (Catering Service meiner Frau) die Leute eine Mail erhalten (via Abwesenheitsnotiz einen Standard Mail Antwort zurück erhalten, im Sinne von: Guten Tag, wir haben Ihre Bestellung erhalten blabla….)

 

Und ich bin der Meinung, dass es im Endeffekt wirklich Wurst ist, was inhaltlich mit einem Abwesenheitsassistent via Microsoft OWA als Text konfiguriert ist oder wird. Ob das nun dem tatsächlichen Nutzen dient im Sinne von: " Guten Tag meine lieben, ich werde erst wieder am Datum xy im Büro anwesend sein blabla" oder ob ich einen Text erfasse im Sinne von "Guten Tag, wir haben Ihre Bestellung erhalten blabla….)

 

Das interessiert ja den Abewesenheitsassistent nicht wirklich

 

cheers

André

[testperson 1.680]

Hi,

 

hier dürfte das "Problem" welches du hast und dir die Norberts näher legen wollen, samt Lösung, beschrieben stehen: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/troubleshoot/out-of-office-assistant/one-reply-sent-sender

 

vor 17 Minuten schrieb andrew:

Und ich bin der Meinung, dass es im Endeffekt wirklich Wurst ist, was inhaltlich mit einem Abwesenheitsassistent via Microsoft OWA als Text konfiguriert ist oder wird. Ob das nun dem tatsächlichen Nutzen dient im Sinne von: " Guten Tag meine lieben, ich werde erst wieder am Datum xy im Büro anwesend sein blabla" oder ob ich einen Text erfasse im Sinne von "Guten Tag, wir haben Ihre Bestellung erhalten blabla….)

Dafür (Guten Tag, wir haben Ihre Bestellung erhalten blabla....) ist in meinen Augen Exchange / Outlook / der OOF vollkommen ungeeignet.

 

Gruß

Jan

[andrew 15]

Vielen Dank für die vielen Rückmeldungen, wow *smile*

 

Dem Artikel https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/troubleshoot/out-of-office-assistant/one-reply-sent-sender 

entnehme ich folgenden Satz: "If you would like to have a reply sent for every message, use Rules instead of the Out of Office Assistant."

 

Welche Rules (Regeln) soll man konkret im Exchange verwenden bzw. welche Regeln sind konkret gemeint? Hat Jemand ein Beispiel?

 

cheers

André

[testperson 1.680]

Am Exchange: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/mail-flow-rules

Am Client (Outlook): https://support.office.com/en-us/article/use-rules-to-create-an-out-of-office-message-9f124e4a-749e-4288-a266-2d009686b403

[andrew 15]

Super, vielen Dank.

 

Dann werde ich gemäss diesen MS Artikel vorgehen/ prüfen, ob ich damit mein Ziel erreiche ?

 

Cheers

Andrew

 

[andrew 15]

So, habe mal in der EAC des Exchange 2016 unter Nachrichtenfluss/ Regeln eine Regel versucht zu erstellen.

 

Zuerst sah es viel versprechend aus, anhand der Möglichkeiten, welche einem da geboten werden.

 

Beispielsweise war der Anfang sehr vielversprechend, im Sinne von:

 

Diese Regel anwenden, wenn der Absender sich ausserhalb der Organisation befindet und die Empfängerdomäne XY.ch ist.

 

So, dann folgt die Bedingung, der Punkt lautet (Pull down Menü) Folgendermassen vorgehen...

 

Die hier vordefinierten Bedingungen decken aber nicht das ab, was ich will!

 

Hier müsste es eine Bedingung geben, die heisst: "Den Absender benachrichtigen..."

 

Es gibt aber nur "Den Empfänger benachrichtigen..."

 

Es sieht ganz danach aus, als ist die Funktion Nachrichtenfluss Regeln eher dafür gedacht, Haftungsausschlüsse anzufügen oder um die Nachrichtensicherheit zu ändern (TLS Verschlüsselung anfordern, Rechtsschutz anwenden usw.) aber eben, nicht das, was ich brauche.

 

Oder ist Jemand hier in der Lage, das gleiche Ziel zu erreichen wie mit dem Abwesenheitsassistent, nämlich, dass man sagen kann, mach für die Mailadresse Test@xy.ch eine Nachricht an externe Absenderadressen und dann definiert man im Textfeld das, was ich zurzeit mache

 

Ich bin zumindest nicht in der Lage, mit diesen Regeln eine analoge wie beschrieben, zu erstellen - no Way !

 

lasse mich gerne eines besseren belehren

 

Cheers

Andrew

 

[NorbertFe 2.045]

Du willst ja nicht glauben, dass es bessere Produkte für solche Spezialfälle gibt.

https://www.exclaimer.de/auto-responder/

 

Über technische Sinnhaftigkeit spreche ich hier explizit nicht, das mußt du selbst abwägen.

 

Bye

Norbert

[andrew 15]

Guten Morgen NorbertFe und alle weiteren lieben Bord Benutzerinnen und Benutzer

 

Natürlich habe ich in mittlerweile zig Jahren Informatik Erfahrung auch gelernt, dass es für fast alles und jedes Ding auch eine kostenpflichtige Lösung gibt.
Dass es auch ein kostenpflichtiges Tool gibt, welches an externe Mail Absenderadresse eine Nachricht mit Text xy versendet und das angeblich besser als der Abwesenheitsassistent von Exchange 2016 kann sein, wird so sein, wenn Du/ Ihr das so sagt. Ich zweifle nicht daran.

 

Nur, habe ich halt einfach Mühe damit, eine kostenpflichtige Variante einsetzen zu müssen für so eine "banale" Aufgabe schlussendlich so lösen zu können, dass IMMER und JEDERZEIT die externen Mailabsenderadressen eine vordefinierte Textnachricht erhalten, als Bestätigung auf Ihre Mail, welche Sie an meine Mailadresse senden.

 

Das ist das, was mich extrem erstaunt tja, Sachen gibt es ...

[NorbertFe 2.045]

Dann wunder noch ein bisschen Lebenszeit weg, bevor du manche Dinge akzeptierst. ;)