OST File voll

[chris93 0]

Hallo,

 

ich habe einen User, mit einem vollen ost File (49,8 von den  max. möglichen 50 GB)
Der User hat ein Archiv, aber wie es für mich aussieht, ist auch dieses Archiv in diesem ost File enthalten.

Ich könnte ein neues ost File erstellen und dieses unter Datendateien auswählen aber der User hätte dann sobald dieses verwendet wird seine alte Ordnerstruktur inklusive des Archivs nicht mehr.

Ich brauche irgendeine Lösung wie der User seine Ordnerstruktur beibehalten kann und wieder Mails ins Archiv ablegen kann
Die verwendete Outlookversion ist 2010.

Bitte um schnelle Hilfe.
Ich bin übrigens absolut kein Outlook Experte, bitte daher die Erklärungen daher bitte möglichst einfach zu halten

 

[Nobbyaushb 1.471]

Moin,

willkommen an Board,

 

schnelle Hilfe gibt es gegen Einwurf von Scheinen beim Support

 

Was heiß voll, was heißt Archiv?

 

Eine OST kann zumindest theoretisch die ganze Platte belegen (habe schon 230G gesehen)

Wenn es ein Archiv-Postfach gibt, sollten die Inhalte mit den Exchange-Werkzeugen entsprechend der vom Admin festgelegten Richtlinien in die Archiv-Mailbox verschoben werden und belegen nahezu keinen Platz mehr in der Mailbox und natürlich auch nicht in der dazu gehörenden OST

 

Office 2010 ist aus dem Support, was für ein Exchange mit welcher Version und Stand ist davor?

https://www.nobbysweb.de/blog/index.php?entry/41-build-nummern-tabellarisch/

 

;)

[NorbertFe 2.034]

Per default sind’s aber 50gb und man muss afair mehr erlauben (registry)

[cj_berlin 1.315]

Moin,

 

Archiv, im Sinne des Exchange In-Situ-Archivs, ist *nicht* Bestandteil der OST. Das ist dort, wo viele Mobile Worker unterwegs sind, der Hauptgrund gegen diese Funktion.

 

RegKey per @NorbertFe: https://support.microsoft.com/de-de/help/832925/how-to-configure-the-size-limit-for-both-pst-and-ost-files-in-outlook

[djmaker 95]

vor einer Stunde schrieb cj_berlin:

Moin,

 

Archiv, im Sinne des Exchange In-Situ-Archivs, ist *nicht* Bestandteil der OST. Das ist dort, wo viele Mobile Worker unterwegs sind, der Hauptgrund gegen diese Funktion.

 

RegKey per @NorbertFe: https://support.microsoft.com/de-de/help/832925/how-to-configure-the-size-limit-for-both-pst-and-ost-files-in-outlook

Dann lege die Profile auf eine zusätzliche interne HDD, Alternativ kannst Du einen seperaten Pfad für die OST-Datei zentral sowie weitere Optionen konfigurieren:

 

https://docs.microsoft.com/en-us/outlook/troubleshoot/installation/cached-exchange-mode#to-configure-a-default-ost-location-by-using-group-policy

 

und 

 

https://social.technet.microsoft.com/Forums/en-US/43727cf2-1c82-43e6-8896-29b055b0f50d/outlook-2016-default-cached-mode-set-to-3-months?forum=Office2016setupdeploy

bearbeitet 18. Dezember 2020 von djmaker

[chris93 0]

Nach etwas mehr Recherche, kann ich jetzt sagen dass der User noch Zugriff auf ein weiteres Postfach hat (sein eigenes und Rechnungen, siehe Screenshot)
Die große Datenmenge ist in dem anderem Postfach Rechnungen.
Es sieht aber so aus als ob die ost Datei beide Postfächer gleichzeitig enthält, also keine separaten ost Dateien einmal für User und einmal für Rechnungen.

Nachdem ich jetzt verstanden habe wie die Archivfunktion funktioniert habe ich für die grün markierten Ordner jeweils ein Archiv erstellt.
Soweit ich das verstehe greift der User jetzt auf eine lokale pst Datei zu wenn er etwas nachschauen will.

Jetzt will ich noch das der User weiterhin auf das Postfach Rechnungen sowie jetzt zugreifen kann, also lesend und schreibend, aber nur noch auf den Unterordner 2020.
(Die Unterordner 2018 und 2019 soll er ja eig nur noch lesen aber was ist wenn er doch noch was verändert, wie synchronisiere ich das dann mit Outlook 365 ?)

Ich erhoffe mir davon dass dann beim nächsten Mal Outlook starten die ost Datei um Rechnungen 2018 und 2019 kleiner geworden ist.

Es gibt keinen Exchange sondern alle Postfächer werden über das Admin Center von Office 365 verwaltet
 

[NorbertFe 2.034]

Ich hätte das zusätzliche Postfach entweder nicht gecached oder einfach als eigenes Postfach eingebunden (dadurch dann eigene ost). Wenn die pst jetzt kaputt, verschlüsselt oder sonstiges wird, sind die Daten weg. Pst sind eine Krankheit und keine Lösung!

[Nobbyaushb 1.471]

vor 7 Minuten schrieb chris93:

Es gibt keinen Exchange sondern alle Postfächer werden über das Admin Center von Office 365 verwaltet

Doch, Exchange Online im O365...

Ich schätze mal das die weitere Mailbox via Automapping kommt, daher alles in einer ost

 

Und ich bin beim anderen Norbert, pst ist Mist!

bearbeitet 18. Dezember 2020 von Nobbyaushb

[chris93 0]

vor 12 Minuten schrieb NorbertFe:

Ich hätte das zusätzliche Postfach entweder nicht gecached oder einfach als eigenes Postfach eingebunden (dadurch dann eigene ost). Wenn die pst jetzt kaputt, verschlüsselt oder sonstiges wird, sind die Daten weg. Pst sind eine Krankheit und keine Lösung!

Wie binde ich es denn als eigenes Postfach ein ? (Dachte das wäre es jetzt)
Muss ich es jetzt so wie es jetzt ist vorher entfernen ?

Ich habe hier übrigens nie was eingebunden oder eingestellt, ich soll das nur wieder in Ordnung bekommen 

[NorbertFe 2.034]

vor 3 Minuten schrieb chris93:

Ich habe hier übrigens nie was eingebunden oder eingestellt, ich soll das nur wieder in Ordnung bekommen 

Wir schon gesagt, wurde es vermutlich per automapping eingebunden. Schalte automapping ab (per powershell) und binde das Postfach als weiteres Konto (exchange) ein. Zugriff hast du über das Hauptkonto ja. Also brauchst du keine Passwortdaten des zweiten Postfachs, sondern nutzt die des hauptpostfachs.

[chris93 0]

vor 7 Minuten schrieb chris93:

Wie binde ich es denn als eigenes Postfach ein ? (Dachte das wäre es jetzt)
Muss ich es jetzt so wie es jetzt ist vorher entfernen ?

Ich habe hier übrigens nie was eingebunden oder eingestellt, ich soll das nur wieder in Ordnung bekommen 

Außerdem fällt mir gerade ein, es bringt mir ja nicht mal was ein eigenes ost File für Rechnungen zu haben wenn dieses wieder Rechnungen 2018,2019 und 2020 enthält.
Dann bin ich ja wieder fast bei 50 GB mit dem neuen Ost weil der User hast so gut wie nichts.

[NorbertFe 2.034]

Doch das bringt dir was. Und wie schon gesagt kann man die pst Datei auch größer werden lassen.

[Sunny61 806]

Du könntest natürlich auch ein weiteres Postfach Rechnung 2018-2019 anlegen und die passenden Rechnungen dorthin verschieben. Denn wenn die Rechnungen in einer PST sind, und sonst nirgendwo mehr gespeichert sind, kann eine Beschädigung der PST die Daten himmeln.