Umgang bei der Freigabe von Raumpostfächern

[Thunder72 0]

Hallo Gemeinde,

wir haben vor kurzem von IBM Notes auf MS Exchange umgestellt und ich versuche mich gerade an den Raumbuchungen. Es ist erwünscht, dass die Buchungen noch einmal von den zuständigen Personen bestätigt werden müssen. Diese habe ich auch als Stellvertreter eingetragen und die Buchungsautomatik deaktiviert.

Ist es korrekt, dass sich die Verantwortlichen sich jetzt sämtliche Postfächer der Räume in ihr Outlook hinzufügen müssen, um dann schnell an die Postfächer zu kommen und eie Beantragungen zu bestätigen/abzulehnen? Wie ist das System gedacht? Sorry für die Frage - bin noch Neuling auf dem Gebiet.

 

Gruß

Remko

[NorbertFe 2.158]

Normalerweise sollte die STellvertretung entsprechende Mails erhalten und kann dann dort zu- oder absagen. Das Einbinden der Postfächer ist afair nicht notwendig, aber leider wollen das immer die User. ;)

[Thunder72 0]

Ah OK. Dann klappt da irgendwas nicht. Ich hatte mich da mal als Stellvertreter eingetragen und von einem Kollegen den Raum reservieren lassen. Eine Mail habe ich nicht bekommen. 

Soll die Mail dann in das Postfach des Raumes und zusätzlich an den Stellvertreter gehen? 

[NorbertFe 2.158]

Gerade eben schrieb Thunder72:

Soll die Mail dann in das Postfach des Raumes und zusätzlich an den Stellvertreter gehen? 

Normalerweise sollten die STellvertreter das bekommen. Gib mal ein Get-Calenderprocessing der Mailbox. Ich würde sagen, du musst das -automateProcessing auf autoupdate konfigurieren.

[massaraksch 41]

Hi,

 

"AutomateProcessing" muß schon auf "AutoAccept" (Besprechungsanfragen und Absagen automatisch verarbeiten) stehen, sonst funktioniert die Buchungsautomatik überhaupt nicht, auch nicht die Genehmigung.

 

Und dann:

 

"Diese Benutzer können die Terminplanung automatisch durchführen, wenn die Ressource verfügbar ist" -> Keiner

(das müßte -AllBookInPolicy $false entsprechen)

 

"Diese Benutzer können eine Anfrage zur Genehmigung durch den Besitzer übermitteln, wenn die Ressource verfügbar ist" -> Jeder

(müßte -AllRequestInPolicy $true entsprechen)

 

Oder wie auch immer gewünscht... die einen dies, die anderen das (Gruppen, User). Die Automatik mit ihren vielen Möglichkeiten ist anfangs durchaus etwas schwierig zu durchdenken.

 

Kannst du auch hier noch weiter nachlesen:

https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/recipients/room-mailboxes?view=exchserver-2019#change-how-a-room-mailbox-handles-meeting-requests

 

[Thunder72 0]

Ich danke euch für die Antworten. Das hilft mir schon weiter. 

Da wir nicht die "richtige" Exchange-Oberfläche haben, sondern nur ein abgespecktes Tool, was uns unser Rechenzentrum zur Verfügung steht, sieht es dort etwas anders aus.

Aber die E-Mails zur Genehmigung gehen jetzt auf jeden Fall schonmal raus. Die Raumbuchung wird automatisch mit Vorbehalt von dem Postfach selbst zugestimmt - und die Stellvertreter können es jetzt scheinbar finale freigeben.

Das sieht schonmal ganz gut aus. Ich werde weiter testen.

 

Remko

[Thunder72 0]

Hallo Gemeinde,

ich habe da nochmal eine weitere Frage zu. 

Der Genehmigungsworkflow klappt schonmal gut. Ich habe ein Gruppenpostfach angelegt, in der die E-Mails für die Bestätigung eingehen. Hier hat unsere Expedition Zugriff und kann die Räume bestätigen.

Jetzt ist es aber bei uns so, dass zu der Raumreservierung noch einige Angaben gemacht werden müssen. Raumaufteilung, Catering, Beamer, Notebook, ...

Ich habe dafür einen Schnellbaustein erstellt, der dann in den Textbereich der Reservierung eingefügt und ausgefüllt werden soll. In der Mail, die dann genemigt werden muss, kann man diese Angaben auch noch sehen. Nachdem die Mail genehmigt wurde, wird diese automatisch entfernt.

Öffnet man jetzt diesen Termin in dem Kalender der Raumressource, so ist dieser Text nicht mehr vorhanden. (?!)  Das ist schlecht, da unsere Expedition diese Angaben für den Raum benötigt. Wie kann ich das lösen?

 

Gruß

Remko

[NorbertFe 2.158]

vor 1 Stunde schrieb Thunder72:

Öffnet man jetzt diesen Termin in dem Kalender der Raumressource, so ist dieser Text nicht mehr vorhanden. (?!)  Das ist schlecht, da unsere Expedition diese Angaben für den Raum benötigt. Wie kann ich das lösen?

 

Ist das so schwer, sich mal die Eigenschaften anzuschauen? Wie wärs mit get-calenderprocessing "deinRaum" | fl

Da gibts dann so Dinge wie "DeleteComments" und man staune:

The DeleteComments parameter specifies whether to remove or keep any text in the message body of incoming meeting requests. Valid values are:

[Thunder72 0]

Wie gesagt. Wir haben nicht die normalen Exchange-Einstellungen. Aber gut zu wissen, dass es grundsätzlich funktionieren würde.

Dann werde ich mal unser Rechenzentrum kontaktieren.

Danke für die Antwort.

[NorbertFe 2.158]

vor 6 Minuten schrieb Thunder72:

Wie gesagt. Wir haben nicht die normalen Exchange-Einstellungen.

 

Und das hindert dich ggf. selbst mal unter https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/set-calendarprocessing?view=exchange-ps nachzuschauen? ;)