Lokale E-Mail Archivierung mit Outlook Einbindung und aktiver Bearbeitung.

[HalbLeiter 0]

Hallo liebe Community,

 

Ich bin Azubi und habe die Aufgabe bekommen eine Lösung für folgendes Problem zu finden:

 

Wir nutzen Office 365 für unsere E-Mails. In unserer Firma wird für jedes Jahr ein eigenes Postfach eröffnet in dem dann alle zugehörigen Projekte einen eigenen Unterordner bekommen. Da es sich bei den Projekten um Langzeit-Projekte handelt, müssen alle Postfächer/Projektordner zu jeder Zeit verfügbar sein.

Mittlerweile besitzen wir rund 10 aktuelle Projekt-Postfächer und rund 15 Archiv-Projekt-Postfächer (Müssen auch jeder Zeit zur Verfügung stehen), Tendenz steigend.

Die Größe der Postfächer liegt im Durchschnitt bei 35 bis 45GB, dadurch würde auf den lokalen Computern rund 500GB an Speicher benötigt werden wenn man alle Postfächer in Outlook synchronisieren würde.

 

Wir haben 10 Mitarbeiter die alle zur gleichen Zeit auf die Postfächer zugreifen.

Leider ist an unserem Standort lediglich eine 50.000er Internet Anbindung möglich was dazu führt, dass Outlook langsam an seine Grenzen kommt und teilweise abstürzt.

Besonders da auch 2 permanente VPN Verbindungen für Außenmitarbeiter bestehen müssen.

 

Als lokale E-Mail Archivierung habe ich schon über MailStore nachgedacht, gerade weil MailStore ein Outlook-AddIn mit sich bringt. Allerdings ist MailStore nicht wirklich dafür geeignet Mails aktiv zu verschieben und noch aktiv mit dem archivierten Postfach zu arbeiten z. B. E-Mails im Archiv verschieben, exportieren und/oder zu löschen.

 

Zusammengefasst suche ich nach einer Lösung um die Archiv-Postfächer lokal zu speichern, in Outlook einzubinden und aktiv bearbeiten zu können.

Über Tipps und Ideen würde ich mich sehr freuen :)

 

MfG

HalbLeiter :)

bearbeitet 25. März 2022 von HalbLeiter

[NorbertFe 2.034]

Eigentlich sucht ihr eigentlich ein DMS. ;) Das was ihr da mit Outlook/Exchange macht, ist zwar erstmal praktisch und naheliegend, aber die Ergebnisse davon seht ihr ja jetzt.

bearbeitet 25. März 2022 von NorbertFe

[HalbLeiter 0]

vor 28 Minuten schrieb NorbertFe:

Eigentlich sucht ihr eigentlich ein DMS. ;) Das was ihr da mit Outlook/Exchange macht, ist zwar erstmal praktisch und naheliegend, aber die Ergebnisse davon seht ihr ja jetzt.

Danke für die schnelle Antwort :)

Ist dir ein DMS Anbieter bekannt welcher besonders für E-Mails geeignet ist und im besten Fall auch eine Outlook Einbindung anbietet?

[NorbertFe 2.034]

Nein, da ich mich zum Glück mit sowas nicht beschäftigen muss. Ich kenn die Diskussion aber von Kunden. Am Ende hilft hier nur sich die verschiedenen Systeme und Hersteller anzuschauen und ggf. schonmal eine Liste von Wünschen und Anforderungen zu definieren, damit man sich nicht was aufschwatzen läßt, was man gar nicht will/braucht.

[mwiederkehr 373]

"Archiv" und "aktiv bearbeiten" schliesst sich aus, Stichwort "unveränderbare, rechtssichere Archivierung". Einige Kunden wickeln ihre Projekte über Teams ab. Dort kann man E-Mails speichern und sie dann wieder im Outlook öffnen, aber es ist natürlich kein E-Mail-Client. Man sollte sich vielleicht auch die Frage stellen, ob wirklich mit den E-Mails gearbeitet wird oder nicht eher mit den angehängten Dateien.