Wie handhabt ihr Abwesenheitsmeldungen in eurem Betrieb?

[Gu4rdi4n 60]

Hi,

 

wir haben bei uns das Problem, dass es immer wieder Leute gibt, die ein Mitteilungsbedürfnis sondergleichen haben.

 

Da kommt es dann zu solchen Situationen:

 

Da das ganze, auch wenn wie eigentlich vorher schon anders festgelegt, als "Erforderlich" gesendet wird ist eine sache.

Aber selbst auf Optional wird ja der Kalender des empfangenden zugemüllt, wenn man nicht ständig die Einträge ablehnt.

 

Daher meine Frage zu einer "Best practice". Wie handhabt ihr so etwas?

[mwiederkehr 382]

Bei den meisten Kunden sind die Kalender unter den Mitarbeitern freigegeben (lesend, für Sekretariat auch schreibend). Abwesenheiten bespricht man, falls nötig, mit dem Vorgesetzten und trägt sie dann in seinen eigenen Kalender ein. Will jemand wissen, wann XY wieder ins Büro kommt, schaut er in dessen Kalender. Bei Abwesenheiten von über einem Tag aktiviert man den Abwesenheitsassistenten mit einer Nachricht gemäss Vorlage.

[NilsK 2.954]

Moin,

 

lol, sowas hab ich noch nicht gesehen. Das ist auch mal eine originelle Lösung. Ich verstehe es richtig, dass Horst Müller eine Termineinladung an alle schickt, in der drin steht, dass er nicht da ist?

 

Das ist natürlich Unsinn. Sowas ist aber kein IT-Thema, sondern ein Organisationsthema. Und was die generelle Frage betrifft: Abwesenheitsübersichten sind sowohl in technischer als auch in juristischer Hinsicht immer ein schwieriges Thema. Richtig gute Lösungen gibt es dafür nicht, jedenfalls keine universellen. Aber wenn überhaupt, dann muss das von der organisatorischen Seite ausgehen.

 

Gruß, Nils

 

[Gu4rdi4n 60]

@mwiederkehr

das haben wir abteilungsintern sowieso schon. Da hat jeder zugriff auf das Postfach des anderen um Vertretungen so einfach wie möglich zu gestalten.

Nur leider schauen viele halt nicht in den Kalender und fragen dann "wo is'n der heit?

 

@NilsK

Ja, leider hast du das richtig verstanden.

Wir haben auch einen Kalender für die Ganze Firma, in denen Abwesenheiten bei Montage, Urlaub und Krankheit stehen.

Dieser kann nur von 3 Leuten bearbeitet werden.

Aus Datenschutz Gründen mittlerweile nur noch als "Abwesend" und nicht mehr aus welchem Grund..

Nur leider schauen die Leute da wieder nicht rein. 

 

Aber schön zu sehen, dass in anderen Firmen der Unsinn nicht getrieben wird. Da habe ich ein Argument mehr um das endlich mal zu unterbinden

bearbeitet 17. Januar 2023 von Gu4rdi4n

[NorbertFe 2.061]

vor einer Stunde schrieb mwiederkehr:

Will jemand wissen, wann XY wieder ins Büro kommt, schaut er in dessen Kalender. Bei Abwesenheiten von über einem Tag aktiviert man den Abwesenheitsassistenten mit einer Nachricht gemäss Vorlage.

Genau so, und nicht anders funktioniert das. Diese ganzen "Geburtstagskalender", "Urlaubskalender" und sonstige Gruppierungen sind im Allgemeinen für den A...h. Das funktioniert nur, wenn man sich dran hält und das ist meist genau 1x danach nie wieder, weil man vergessen hat, oder am Handy war usw. 

 

Bye

Norbert

[mwiederkehr 382]

vor 24 Minuten schrieb Gu4rdi4n:

Nur leider schauen viele halt nicht in den Kalender und fragen dann "wo is'n der heit?

Das ist, wie Nils schon erklärt hat, ein organisatorisches Problem. Die IT stellt die Arbeitsmittel zur Verfügung. Wenn diese nicht genutzt werden, ist es nicht ihr Problem.

 

Ein Kunde, bei dem die Leute viel unterwegs (im Betrieb und extern) sind und wo deswegen viel telefoniert wird, hat die Telefonanlage mit Exchange Online gekoppelt. Ruft man Fritz Müller an und der ist nicht da, klingelt es nicht ins Leere, sondern man erhält direkt die Nachricht "abwesend bis $Ende_des_Termins". Das ist in dem Fall eine gute Lösung. Aber Mitarbeiter, die am Rechner sitzen, können gut im Outlook nachschauen. Zumal man dort auch eintragen kann, ob man abwesend und erreichbar (Arbeit von zu Hause, geschäftliche Reise) oder abwesend und nicht erreichbar ist. Das lässt sich gut über Farben lösen.

[Gu4rdi4n 60]

Ja, das ist 100% organisatorisch :) Deswegen ist es auch im "Tipps" Forum ;)

 

Bin für jeden Input dankbar, auch wenn er wie in deinem Fall Technischer Natur ist.

Das mit der TK Anlage und Kalender ist eine coole Sache. Muss ich mal schauen, ob das unsere Starface kann.

[zahni 554]

Das hängt natürlich von der Größe des Unternehmens ab. Hier würde ich nach solchen Terminen zu einem Gespräch gebeten werden...

 

[Admin666 3]

@Gu4rdi4n

 

Wir benutzen Gruppenkalender für sowas.

Im Admin Center angelegt, ein Konto als Besitzer der Rest Mitglieder. 

Dann den Leuten sagen so und so wird das gemacht.

Unsere Kunden können dort alle einen Termin eintragen. (Ich wollte mich aber schlau machen ob man das nicht automatisiren kann z.b. über Forms und Power Automate)

Keiner bekommt eine mail da ich die Email- Addressen der Gruppen nicht in dem Globalen Adressbuch anzeigen lasse d.h. es schreibt keiner ne Mail dorthin sondern trägt nur seinen Termin ein.

Funktioniert ganz gut aber auch nur weil die Leute da mitmachen.