Outlook Kontakte kopieren per Powershell

[hushpuppies 1]

Hallo zusammen,

 

ich habe Vollzugriff auf mehrere Exchange-Online Postfächer.

Eine externe Anwendung synchronisiert in einen Unterordner in meinem Postfach mittlerweile gut 15.000 Kontakte.

Diese Kontakte möchte ich jeweils in Unterordner der anderen Postfächer kopieren und diese Unterordner vorher leeren, damit es keine Duplikate gibt.

Ich habe das bisher immer händisch gemacht, aber das stößt aufgrund der Menge immer mehr an seine Grenzen.

Ich habe natürlich schon etwas gegoogelt und auch hier im Forum gesucht, aber leider keinen passenden Ansatz gefunden.

Vielleicht wäre jemand so nett und hilft mir da auf die Sprünge?

 

[winmadness 79]

Wir setzen für das Kopieren / Synchronisieren von Kalendern das Produkt ExMixedFolders von Somebytes ein. Sind sehr zufrieden damit. Man benötigt zwar für jedes Postfach einmalig eine Lizenz, dafür aber kein Abo-Modell.

[testperson 1.707]

Hi,

 

da lässt sich bestimmt was mit der Graph-Api (Microsoft Graph Outlook API for mail, calendars, and contacts | Microsoft Learn) oder auch Power Automate (Copy Contacts from a SharePoint List to the Office 365 Contact List | Microsoft Power Automate) machen. Bestimmt gibt es auch schon 3rd Party Tools, die das zum Kauf / zur Miete anbieten.

 

Gruß

Jan

[hushpuppies 1]

Danke für die Hinweise.

ExMixedFolders habe ich mir angeschaut und probiert - das funktioniert auch, ist aber seeeehr langsam. In gut 3 Stunden gestern hat es nur ca. 2000 der 15000 Kontakte kopiert bekommen. Das liegt wohl daran, dass das Ding jeden Kontakt einzeln kopiert, auch wenn der Zielordner leer ist und es eigentlich nichts zum Vergleichen gibt.

Parallel dazu lese ich gerade die Artikel von Testperson und versuche daraus schlau zu werden.

Spaßeshalber habe ich auch ein Script von der AI schreiben lassen (da war ein anderer Beitrag dazu hier im Forum), da scheitert es aber an der Art der Authentifizierung, weil ich ja mehrere Konten ansprechen muss - vielleicht kriege ich das auch noch hin.

Wenn es was Fertiges und brauchbares gibt, stelle ich das natürlich gerne hier rein.

[winmadness 79]

Ich gehe davon aus, dass nicht alle 15.000 Kontakte jeden Tag geändert werden. Somit müssen nur die Kontakte synchronisiert werden, welche sich ändern. Und das genau leistet ExMixedFolders. Einmal alle Kontakte kopieren - dauert sicher sehr lange. Und dann werden die geänderten Kontakte automatisch und "sofort" synchronisiert.

[hushpuppies 1]

@winmadness Da hast du recht - die Kontakte werden nur aktualisiert, wenn sich größere Änderungen ergeben haben. Allerdings macht die externe Anwendung das dann auch so, dass zuerst alle Kontakte gelöscht werden und neu kopiert werden. Die Programmierer dort hatten offenbar auch keinen Bock auf einen richtigen Sync :) 

Ich habe aber gesehen, dass das Programm auch ODBC-Verbindungen als Quelle nutzen kann - eventuell kann ich die Kontakte auch direkt aus der Datenbank saugen, wenn ich die Feldzuordnung im Outlook dann hinbekomme. Das wäre vermutlich viel schneller und vorallem mehr oder weniger live.

[NilsK 2.957]

Moin,

 

hm, also für mich klingt das insgesamt so, als sollte man noch mal prüfen, ob der ganze Ansatz passt. Ich könnte mir vorstellen, dass 15.000 Kontakte in einer Outlook-Mailbox nicht nur an der Stelle problematisch sind.

 

Gruß, Nils

 

[winmadness 79]

Am 19.4.2023 um 10:26 schrieb hushpuppies:

Diese Kontakte möchte ich jeweils in Unterordner der anderen Postfächer kopieren und diese Unterordner vorher leeren, damit es keine Duplikate gibt.

Ist mir jetzt erst aufgefallen - warum erstellst Du für jeden User ein Kopie? Einfacher wäre es z.B. dein Kontakte-Unterordner für die berechtigten User freizugeben. Noch besser wäre es eine Shared Mailbox einzurichten und in dieser den Zugriff für die berechtigten User einzutragen.

[NilsK 2.957]

Moin,

 

und je nach Use Case wäre ein CRM oder ganz was anderes besser ... just sayin'. 

 

Gruß, Nils

 

[hushpuppies 1]

Das Paradoxe an dem Ganzen ist ja: Die Kontakte kommen ja aus einem CRM *und* das CRM hat eine App für den mobilen Zugriff - live und ohne synchronisieren.

Aber: Die App funktioniert nicht zusammen mit der Freisprecheinrichtung - sprich man müsste zum Telefonieren kurz anhalten und das wollen die drei Nutzer partout einfach nicht.

Deshalb dieser dramatische Umweg übers Outlook, damit das letztlich auf den Handys landet und von dort per Freisprecheinrichtung benutzt werden kann.

Und deshalb geht auch die zentrale Ablage z.B. in einem freigegebenen Postfach oder gar einer GAL nicht, weil das wiederum nicht aufs Handy kommt.

Das alles wäre auch kein Problem, wenn die drei das so machen würden, wie die anderen mobilen Nutzer - die synchronisieren nur die Kontakte, die sie tatsächlich brauchen und das sind höchstens 500 - da stellt sich das Problem gar nicht.

Da die drei Nutzer aber meine Chefs sind, hält sich mein Einfluss auf die Sinnhaftigkeit da arg in Grenzen :) 

[daabm 1.366]

Mein erster Gedanke: Ooops - nur 3 Nutzer? Müssen Chefs sein.

Mein zweiter Gedanke: Ok, sind Chefs - was willste machen...

[NilsK 2.957]

Moin,

 

manchmal bin ich so froh, dass ich Dienstleister bin und kein Admin.

 

Gruß, Nils

 

[winmadness 79]

vor 16 Stunden schrieb hushpuppies:

Deshalb dieser dramatische Umweg übers Outlook, damit das letztlich auf den Handys landet und von dort per Freisprecheinrichtung benutzt werden kann.

 

Wenn Du die Kontakte nur auf dem iPhone oder Android Handy benötigst würde ich folgende zwei Optionen prüfen:

1. Kopieren / Import der Kontakte direkt aufs Handy. Beim iPhone z.B. werden die Kontakte mit der iCloud synchronisiert, deshalb böte sich der Import in die iCloud an. Bei Android gibt es sicher auch eine "Cloudlösung".
2. Beim Entwickler des CRMs anfragen, ob Sie z.B. Siri in Ihre CRM App implementieren können / würden. Ihr seid sicher nicht der einzige Kunde der dieses Feature wünscht / benötigt.