Lizenzierung M365 ohne klaren Benutzerbezug

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Hallo Forum!

 

Seit Monaten versuche ich, Antworten auf einige grundlegende Lizenzfragen im Kontext von M365 zu finden. Im Kern geht es immer wieder um das Problem, dass Microsoft mit M365 nur eine benutzerbezogene Lizenzierung anbietet, diese aber in vielen Situationen einfach nicht anwendbar ist. Hier einige Beispiele:

 

1. Einrichtung E-Mail-Versand bei Multi-Function-Device

 

Microsoft hat zu diesem Thema einen Standard-Artikel (How to set up a multifunction device or application to send email using Microsoft 365 or Office 365 | Microsoft Learn), in dem unter Option 1 die Verwendung einer separaten Mailbox für den Mail-Versand beschrieben wird. Nach meinem Verständnis widerspricht diese Anleitung jedoch den eigenen Lizenzbestimmungen, da Lizenzen nur für "physische Benutzer" verwendet werden dürfen. Ich finde trotz intensiver Recherche keine Ausnahme zu dieser Regel. Wieso sollte in diesem Fall eine gerätebezogene Lizenzierung erlaubt sein? (Abgesehen davon, dass man sich natürlich auf diesen Artikel von Microsoft berufen kann.) Eine ähnliche Situation liegt vor, wenn von einer Branchen-Software Mails verschickt werden sollen. Auch hier sehe ich keine Möglichkeit einer korrekten Lizenzierung.

 

2. Nutzung eines Rechners durch eine definierte Personengruppe

 

Eine definierte Personengruppe (z.B. Bewohner einer Wohngruppe, Mitarbeiter einer Gärtnerei, Erzieherinnen einer Kindergartengruppe, …) nutzt einen einzelnen PC mit einem einzelnen Zugangskonto, um im Tagesverlauf über ein einzelnes Postfach zu kommunizieren und ggf. mit Office-Programmen oder einer Branchen-Software zu arbeiten. Dies wäre der klassische Anwendungsfall für eine gerätebezogene Lizenzierung, die Microsoft aber mit M365 nicht mehr ermöglicht. Selbst wenn man Office als Kaufversion einsetzen würde, liesse sich die (separate) Lizenzierung des Postfachs m.E. nicht korrekt lösen. Wer hat hier eine Idee?

 

3. Nutzung eines Rechners durch eine nicht definierbare Personengruppe

 

Der Infodesk einer Organisation wird regelmässig mit wechselnden ehrenamtlich tätigen Personen besetzt. Auch hier ist ein Postfach erforderlich, um Informationen erhalten und Anfragen weiterleiten zu können. Dies entspricht der unter 2. geschilderten Situation - mit dem Unterschied, dass die Benutzer je nach Event ständig wechseln können und vielleicht nur ein einziges Mal im Einsatz sind.

 

4. Regie in einer Event Location

 

Die Regie einer Event Location (Licht-/Ton-/Bild-/Videotechnik, Videoüberwachung u.a.m.) soll korrekt mit Lizenzen für Office und E-Mail ausgestattet werden. An den PCs arbeitet zum einen eigenes Personal, das benutzerbezogen für alle benötigten Produkte lizenziert wurde und diese Lizenzen natürlich auch an den PCs der Regie nutzen kann. Zum anderen arbeiten an diesen PCs zeitweise aber auch ehrenamtlich tätige Personen sowie Freelancer oder Mitarbeiter externer Firmen. Eine zusätzliche Anforderung ist, dass für die unterschiedlichen Benutzergruppen mehrere (generische) Benutzerkonten eingerichtet werden sollen (z.B. Intern/EventA/FirmaX). Auch dies wäre eine klassische Situation für die gerätebezogene Lizenzierung. Auch hier sind die tatsächlichen Benutzer aufgrund des ständigen Wechsels beim besten Willen nicht klar zu benennen. Wer hat einen Ansatz, wie dieses Lizenzproblem gelöst werden kann?

 

Möglicherweise fehlen hier noch wichtige Informationen oder Kriterien, die ich gerne nachreiche. Ich bin für jeden Hinweis dankbar, wie solche Situationen in der Praxis gelöst werden. Leider sind bisher verschiedene Anläufe, diese Fragen über Microsoft-Partner oder auch direkt bei Microsoft zu klären, im Sande verlaufen. :-(

 

Sicher würden die Kunden im Rahmen eines Audits eine klare Antwort erhalten. Aber sollte dies dann nicht auch im Voraus möglich sein?

 

Danke schon mal für all Euer Feedback!

[q617 1]

Sind das Lizenzen von ebay oder warum kann dein Verkäufer dich nicht beraten?

[chrismue 96]

GGf. hat er kein Systemhaus und möchte die Lizenzen bei MS direkt kaufen?

 

Gruß

chrismue

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Danke für Eure Antworten.

 

Etwas mehr Info: Mein Verkäufer ist Microsoft. Ich bin IT-Leiter bei mehreren Non-Profit-Organisationen (was weitere Problemstellungen aufwirft, die hier aber keine Rolle spielen). Diese Organisationen haben seit jeher direkte Verträge mit Microsoft und daher gibt es auch keinen Verkäufer, den man hier fragen kann, ausser Microsoft selbst. Bei Microsoft ist es nun leider sehr schwierig, auf diese Fragen konkrete Antworten zu bekommen. Teilweise wird auf Rückfragen zu Tickets einfach nicht mehr reagiert oder es kommen Allgemeinplätze, die die konkrete Frage nicht beantworten. Ich habe aber auch Kontakt zu Mitarbeitern eines Microsoft Solutions Partner, denen es bei Lizenzthemen trotz Zugang zum Premier Support oft nicht anders geht. Da kann es durchaus sein, dass das Vorgehen beim Distributor bekannt ist, während Microsoft sagt, dass es nicht geht. :-(

 

Ich bin nach nach langer Suche nun hier im MCSEboard gelandet und habe einige hochkompetente und offensichtlich fundierte Antworten von @lizenzdoc gelesen und habe daher die Hoffnung, hier nun endlich Antworten oder zumindest konkrete Hinweise zu Entscheidungskriterien zu erhalten.

 

Ich danke im Voraus für jegliche Unterstützung!

[q617 1]

lizenzdoc ist seit 01.04.2023 "Rentner"

[Weingeist 159]

An die guten Leute ist je länger je schwieriger zu kommen. Wie bei jeder grösseren Firma. Haarsträubend teilweise. Die Preise gehen dafür fleissig nach oben.

 

Eigentlich gibt es nur zwei Möglichkeiten:

Telefonisch (äusserst) hartnäckig bleiben, notfalls x-mal anrufen, vorgesetzte verlangen wenn man nicht weiter kommt usw.

Zweie: Anfrangen per E-Mail kurz und knapp formulieren mit der Bitte an einen Spezialisten auf diesem Gebiet verwiesen zu werden. Richtig toll sind die Chats. Das sind oft Bots und keine richtigen Leute.  :(

 

Mir fällt grad ein: LTSC Produkte sind jetzt in einem speziellen Store, möglicherweise auch die Non-Profit?!? Mein Distri hat einen Store bei MS und da kann ich Produkte kaufen und die kommen dann gleich ins Konto.

bearbeitet 10. Mai 2023 von Weingeist

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Hallo Weingeist,

 

Danke für Deinen Beitrag. Du beschreibst genau meine Erfahrung. Leider habe ich auch mit meinen hartnäckigen Versuchen bisher nur erreicht, auf die Lizenzbestimmungen von Microsoft verwiesen zu werden, in denen halt die problematischen Anwendungsfälle nicht vorkommen. Im Kern geht es um die Frage, ob und wie in M365 generische Benutzer verwendet bzw. lizenziert werden können. Es gibt einfach Situationen, die anders nicht gelöst werden können, z.B. weil eine Anwendung ihre Konfigurationsdaten in das Benutzerprofil schreibt und daher die Anmeldung immer mit dem selben Benutzerkonto erfolgen muss.

 

Als Non-Profit kann ich im Admin-Center für die jeweiligen Organisationen jeweils direkt die benötigten Produkte beziehen und mit hinterlegter Kreditkarte bezahlen. Das geht völlig problemlos.

 

Aus meiner Sicht müsste eigentlich jeder, der sich mit M365-Lizenzierung auseinandersetzt, über kurz oder lang auf vergleichbare Lizenzierungsprobleme stossen. Mir fallen noch etliche weitere Beispiele ein, für die es mit M365 m.E. keine Lösung gibt.

 

Vielleicht gibt es ja doch noch Input, wie das in der Praxis gelöst wird. Sonst muss ich wohl auf Kauflizenzen und gerätebasierte Lizenzierung zurückgehen und auf etliche Funktionen verzichten. Eigentlich nicht das, was Microsoft anstrebt.

 

Herzlich,

BlueButton

[Userle 145]

Also Lizenz Beratung ist hier im Board wie immer schwierig und wegen der rechtlichen Komponente nicht erwünscht und erlaubt.

Ich kann Dir jedoch trotzdem einen Tipp geben. Ich hatte kürzlich an einem MS Lizenz Training teilnehmen dürfen, durchgeführt durch einen sehr kompetenten Menschen, der wie ich es verstanden habe auch beratend tätig ist.

In der Hoffnung gegen keine Regel zu verstoßen hier einmal ein Link: http://www.skilllocation.com

 

Greetings Ralf

bearbeitet 11. Mai 2023 von Userle

[Weingeist 159]

Nun, bei manchen Abo's liegt das Problem halt schlicht und einfach an der Tatsache, dass es nicht vorgesehen ist, Maschinenbasiert zu kaufen. Genauso wie es das anders rum gibt.

 

Auch wenn es an der Rechtsberatung entlangschrammt, konnte ich einem MS Mitarbeiter mal folgende Aussage entlocken:

Solange alle Mitarbeiter die in irgendeiner Form direkt oder indirekt mit der Funktion/Geräte/Zugriff zu tun haben auf User-Basis lizenziert sind, sei es Ihnen aus lizenztechnischer Sicht herzlich egal wenn ein rein geräte-basierter Zugriff nebenher läuft. Das Maximalziel sei ja bereits erreicht, jede Person die damit zu tun hat ist lizenziert.

 

Einfaches Beispiel: Ein Multifunktionsdrucker kann auf ein Fileshare scannnen. Nur ein Mitarbeiter darf effektiv scannen.

1. der Scanner steht in der Caffeteria

2. der Scanner in einer Abteilung

3. der Scanner steht im Büro eines Mitarbeiters, andere haben nichts verloren im Büro ist optimalerweise sogar abgeschlossen.

 

Entweder kann das nun je nach räumlicher/phyischer Trennung auf User Basis lizenziert werden oder eben das Gerät selbst. Bei 1. und 2. macht sicher das Gerät Sinn. Wozu allen Mitarbeitern eine CAL kaufen, wenn nur ein User überhaupt Scannen darf. Selbst wenn alle dürften und keiner etwas mit PC's am Hut hat wäres sinnvoller für das Gerät. Bei 3. wäre es übertrieben auch für das Gerät eine zu kaufen wenn der User schon eine hat.

 

Angenommen es gibt die Geräte-CAL aber nicht und das Gerät steht dennoch in der Caffeteria:

Jetzt haben wir ein Problem, es darf zwar nur einer Scannen, aber jeder könnte Scannen. Wir müssten folglich jedem Mitarbeiter eine CAL kaufen.

oder wir müssen mit geeigneten Massnahmen sicherstellen, dass niemand der nicht darf, eben auch nicht kann. Schlüssel/Keycard/Passwort am Scanner/Scanner in das Büro des Mitarbeiters verschieben etc. Auch das ist für MS in Ordnung.

 

Wenn man dieses Prinzip auf die anderen MS Produkte überträgt und sich nicht selbst belügt/schön redet oder Zugriffsbeschränkungen vernachlässigt, dann ist man Grundsatz korrekt lizenziert.

 

 

Bei einer rein administrativen E-Mail-Adresse auf welche mehrere Admins Zugriff haben/Meldungen erhalten würde das heissen: Wenn alle die automatisiert Meldungen von Geräten erhalten oder Zugriff auf das Mailkonto haben selber über eine eigene Lizenz verfügen, ist für MS die Maximalforderung aus lizenztechnischer Sicht erfüllt weil auf physischer-User-Basis lizenziert wird.

Im Umkehrschluss heisst das aber auch: Man muss wohl oder übel alle Admins lizenzieren auch wenn die Adresse gemeinsam ist. Man bezahlt den Physischen User.

Für ein allenfalls gemeinsame Administrativ E-Mail-Adresse bezahlt man dann nicht in dem Sinne für eine Lizenz, sondern für die Dienstleistung Speicherplatz/Management.

 

Im Detail muss man natürlich die Bestimmungen für das entsprechende Produkt lesen, aber generell kann man davon ausgehen, dass wenn es in den Bestimmungen keine Einschränkungen oder allenfalls auch Begünstigungen zu diesem Prinzip gibt, dieses Prinzip auch angewendet werden kann.

[NorbertFe 2.034]

vor 21 Minuten schrieb Weingeist:

Auch wenn es an der Rechtsberatung entlangschrammt, konnte ich einem MS Mitarbeiter mal folgende Aussage entlocken:

Solange alle Mitarbeiter die in irgendeiner Form direkt oder indirekt mit der Funktion/Geräte/Zugriff zu tun haben auf User-Basis lizenziert sind, sei es Ihnen aus lizenztechnischer Sicht herzlich egal wenn ein rein geräte-basierter Zugriff nebenher läuft. Das Maximalziel sei ja bereits erreicht, jede Person die damit zu tun hat ist lizenziert.

Naja diese Aussage ist pauschal jetzt nicht so "geheim", denn die gabs hinsichtlich User-CAL Lizenzierung schon seit Jahren offiziell in den PURs afair.

[Weingeist 159]

vor 10 Minuten schrieb NorbertFe:

Naja diese Aussage ist pauschal jetzt nicht so "geheim", denn die gabs hinsichtlich User-CAL Lizenzierung schon seit Jahren offiziell in den PURs afair.

Na klar ist es nicht geheim. Das ist eher in Bezug darauf gemeint, das MS-Mitarbeiter einem das nicht mitteilen wollen obwohl es eben eigentlich relativ klar wäre. Darum gehts ja, sie wollen keine Stellung (mehr) beziehen und/oder dürfen das auch nicht mehr.

Dass sich einer zu dieser Aussage hinreissen lässt, ist tendenziell selten bis nicht (mehr) gegeben. Und auch klar, aus den Bestimmungen kriegen man alles raus. Auf deren Basis erhält man die ja die ensprechenden Nutzungsrechte und sind allenfalls Pflichten definiert. Nur ist nicht unbedingt sofort klar wo man suchen und wie man es interpretieren muss.