konzeptionelle Lizenz Management Projekt

[Musa 0]

Hallo,

 

wie schaut eine strategische konzeptionelle Lizenz Management angesichts der Dokumentation für Überwachung, Kontrolle und Einhalten der Compliance Richtlinien in einem Unternehmen mit den etlichen eingesetzten Ressourcen aus und welche wichtige Informationen benötigt man für diese recht komplexe Verwaltung, um alle verstreute Informationen zu vereinheitlichen. Es geht um MS, VM, KMS, Software, Hardware, Opensource Software etc.

 

Ich möchte zunächst mich Excel befassen.

 

Ich bin für jede wertvolle Information dankbar. 

 

Mit freundlichem Gruß, Salim

 

[Damian 1.550]

Hi

 

vor einer Stunde schrieb Musa:

Ich möchte zunächst mich Excel befassen.

Du möchtest dieses Spektrum an Lizenzmodellen tatsächlich mit Excel verwalten/dokumentieren?

 

VG

Damian

[lizenzdoc 207]

Moin zusammen,

Bei Microsoft heißt es, wer Volumenlizenzen legal einsetzen will, muss eine schriftliche Dokumentation darüber bereit halten,

egal ob aus OPEN, OPEN,VALUE, MPSA(ehemals SELECT) und EA.... läßt aber offen wie man das macht.

 

Dann kommt es auf die Größe und Struktur des Unternehmens an.

Bei 1 Standort und nur 100 Devices ist es relativ einfach, bei einem Konzern mit tausenden von Devices und vielen Standorten

kann es mit Excel schnell mühsam und unübersichtlich werden.

 

Auch aufwändig wird es, wenn oft Lizenzkauf via Hardware inkl. Software (ROK-, OEM, Systembuilder-Lizenzen + auch ev. CAL-Paketen).

 

Wichtig ist immer > Wenn Lieferung kommt, als erstes die Rechnung ( wegen Lieferumfang = Einzelposten-Nachweis ) kopieren und ablegen,

bevor diese in die Buchhalung weiter geht.

 

Desweiteren > Regelmäßiges Training der Personen, die die Lizenzverwaltung betreuen > z.B. Microsoft-Lizenztraining.

 

Das mal als Input fürs erste smile*

 

VG, Franz

[m0insen 1]

Hallo Salim,

 

ich kann dir hier gerne von meiner Erfahrung berichten: Nach einem konzernweiten, "unfreundlichen" Microsoft-Audit in 2014 habe ich den gesamten Lizenzstock, beginnend bei MSFT konsolidiert und zentralisiert und dabei auch ein SAM Tool (Shortlist waren flexera und Matrix42, es wurde dann Matrix42) eingeführt. In 2020 habe ich die Wartung von Matrix42 SAM auslaufen lassen und wir nutzen inzwischen für Microsoft, VMWare, Autodesk, Solidline, SAP usw. ... Excel! Warum? Der Großteil der Lizenzen ist inzwischen named-user. Das klassische Lizenz + Wartung mit Wartungsverlängerung usw. nimmt stetig ab. Die SAM Tools können eine Hilfe sein, der konstante Pflegeaufwand ist aber in größeren Umgebungen (~5000 Endgeräte, ~1000 Server) massiv. Ich nutze inzwischen das Geld, was ich für das SAM-Tool inklusive Betrieb verwendet habe, um eine Vollzeit-Sachbearbeiter-Stelle zu finanzieren (und spare dabei noch). Hat sich für mich so ergeben und ich bin zufrieden damit.

 

Wenn ich heute ein SAM Projekt starten würde, dann nur als übergreifendes IT-Asset-Management Projekt, also inklusive aller Leasing-/Kauf-Whatever-Hardware.

 

Grüße 

[cj_berlin 1.329]

Ja, eine ähnliche Entwicklung wie bei @m0insen habe ich bei einigen Kunden miterleben dürfen. Dazu kommt, dass das Versprechen des automatischen Compliance-Audits fast nie eingehalten wird. Mein Lieblingsthema waren  immer die im SAM gemeldeten Dutzende von "Exchange-Servern", die sich bei näherer Betrachtung als Admin-Jumphosts oder -Workstations mit installierten Exchange Management Tools entpuppten  

[Musa 0]

Guten Tag zusammen,

 

Danke für Eure Rückmeldungen und die Tipps und die Erfahrungswerte von @m0insen.

Für die MSFT Konsolidierung im jetzigen Zeitpunkt ist es zu früh und möchte man dorthin vor einer Analyse wegen Kosten nicht überführen. Aber ist es auf jeden Fall zu empfehlen und sehr gut zu verwalten. Es ist auf jeden Fall ein komplexes Spektrum und sollte bedacht und sorgfältig angepeilt werden. Es sollte zunächst mit Excel und später in einer Anwendung wie Docusnap oder ähnliches übertragen. Wichtig sind zunächst Informationen, womit ich die Lizenzverwaltung als Projekt starte und stetig darauf bauen kann. Ich habe die Aufgabe erhalten, um etwas Struktur da reinzubringen und später diese Ergebnisse mit Lizenzmanagement Tools zu überführen. Zurzeit existiert ein Wirrwar des Lizenzstandes und ist nicht alles aktuell, was sein muss, wie halt in viele IT Landschaften es so ist. :)

 

Gruß, Salim

[lizenzdoc 207]

Hallo Salim,

noch 1 Hinweis...
in größeren Unternehmen wird manchmal am Einkauf vorbei Lizenzen über einen kleineren neuen Vlumenvertrag gekauft....
So einen Defizit kann man mit der "Hotline" abklären, ob es noch "unbekannte" Verträge gibt, die man nicht selbst gelistet hat.

Manche sind da sehr überrascht wer da was "hintenrum" gekauft hat ... smile***

 

Grüße, Franz

[Musa 0]

Hallo Franz,

 

vielen Dank für deine Anregungen und Informationen. Die Situation der Lizenzierungsverwaltung ist sehr unbefriedigend, da für die Verwaltung einfach viele Information fehlen. Mir wurde zwangsläufig diese Aufgabe übertragen und würde ungern mich damit befassen, weil es ein sehr unübersichtliche Situation mit so viele Lizenzen es gäben.  Erfahrung habe ich mit den technischen Details und Einrichtung aber kaufmännisch und buchhalterisch wie deren Verwaltung bin ich nicht bestens vertraut. 

 

Trotzdem kannst du mir welche Anregungen für den Auftakt geben, wie man aus einem solchen mangelnden Transparenz mindestens eine elementare Struktur in Blick auf die Sammlung der Informationen für die Verwaltung und die zusammenhängen Verträge und Bestellungen ableiten und herbeiführen kann? 

 

Gruss, Salim

[lizenzdoc 207]

H Salim,

ich kann nur für das Thema Microsoft-Lizenzierung schreiben…

Grundsätzliches:
Hole Dir bei der Geschäftsführung die „Rückendeckung“ : E-Mail an IT-Leitung, Einkauf, Buchhaltung,
dass diese Abteilungen Dich zeitnah und mit Priorität unterstützen und dir benötigte Informationen liefern!

Dann E-Mail an die IT-Leitung, diese müssen das komplette Netzwerk scannen, um festzustellen, auf welchem PC /Notebook /Tablet und Server welche Microsoft-Lizenz physisch installiert ist, weil allein schon die physische Installation lizenzpflichtig ist!

Dann ist zu klären, wer hat in der Vergangenheit solche Lizenzen beschafft (IT? / Einkauf? /andere? )
Wenn diese bekannt sind, wann und wie wurden diese Lizenzen gekauft (einzelne Box-Lizenzen? / über Volumen-Verträge? Oder bei Servern mit der Server-Hardware im Bundl ?

Somit solltest Du dann „die installierten/genutzten Lizenzen“ und dann kaufmännisch „die legal beschafften“  als 2 Aufstellungen haben und kannst diese dann gegenüberstellen und prüfen.

Du solltest am Anfang auch dieses Training durchlaufen:

MLP > Microsoft Licensing Professional

In dieser meist 2-tägigen Schulung "MLP Microsoft Lizenz Pro" wird Dir ein komplettes Wissen zum Microsoft Lizenzmodell und Volumenlizenzprogramm vermittelt!

Ohne dieses Training wird es fast unmöglich …

Ich hoffe, das hilft Dir erst einmal.

VG, Franz

[Musa 0]

Hallo Franz,

 

vielen Dank für Deine hilfreiche Information. 

 

Gruß, Salim