Revisionssichere Archivierung von PST Dateien

[RealUnreal 11]

Hi zusammen,

Ich suche eine einfache Lösung für die revisionssichere Sicherung von einigen PST Dateien auf 1 oder 2 Clients eines Kleinunternehmens.

Mailstore usw. erscheint mir zu umfangreich und zu aufwendig.

Es geht nur darum die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten.

Suchfunktionen oder ähnliches, die über Outlook hinausgehen werden nicht gebraucht.

 

Habt ihr da einen Tipp?

 

Viele Grüße

 

[cj_berlin 1.312]

Moin,

 

auf DVD brennen wäre eine Möglichkeit. Ob das den Prüfer befriedigt, hängt vom Prüfer ab.

EDIT: Hat das Kleinunternehmen denn bereits verbindlich herausgefunden, *welche* gesetzlichen Regelungen dafür gelten?

[NilsK 2.932]

Moin, 

 

Ich tute mal in dasselbe Horn. Es gibt da nämlich viele Mythen. 

 

Edith: Ich ergänze noch mal, dass die Mythen vor allem aus laienhaften Interpretationen der Rechtslage bestehen. Da wir hier keine Rechtsberatung betreiben dürfen, genauso wenig wie jeder andere IT-Berater oder sonstige juristische Laie, sollten wir uns mit allen Mutmaßungen zurückhalten.

 

Gruß, Nils

bearbeitet 17. Juli von NilsK

[Nobbyaushb 1.471]

Ergänzend zu meinen Vorrednern - pst sind keine Archive

Es wäre zunächst einmal zu klären, wie der Mailflow als solcher denn aussueht

Eventuell geht sowasübder den Mailprovider, aber ansonsten bin ich bei Evgenij und Nils

[NilsK 2.932]

Moin,

 

Und wo wir dabei sind: es gibt durchaus auch Lösungen für kleine Unternehmen. Man muss etwa kein eigenes System für sowas vorhalten, es gibt das auch günstig "as a Service".  Von PST-Basteleien würde ich auch eher absehen.

 

Gruß, Nils

[RealUnreal 11]

Ich danke euch erstmal für die Beiträge.

Die Rechtslage ist eigentlich klar.

Die relevante Geschäftskorrespondenz (Rechnungen, Lieferscheine etc.) muss 6 Jahre oder 10 Jahre unveränderbar archiviert werden.

Bisher werden die PST Dateien einmal im Jahr auf einen unveränderlichen Datenträger gebrannt und aufbewahrt.

 

vor 6 Minuten schrieb Nobbyaushb:

Ergänzend zu meinen Vorrednern - pst sind keine Archive

Es wäre zunächst einmal zu klären, wie der Mailflow als solcher denn aussueht

Eventuell geht sowasübder den Mailprovider, aber ansonsten bin ich bei Evgenij und Nils

 

Es wird die Telekom als externer Provider genutzt.

Lokal wird Outlook eingesetzt.

Es gibt keinen internen Mail Server.

Die Mails werden per lokalem Outlook direkt vom Provider empfangen oder über den Provider gesendet.

Das Ganze per POP und SMTP.

 

Die PST Dateien liegen lokal auf den Rechnern.

 

Die Idee mit der Archivierung über den Provider hatte ich auch.

Leider bietet das die Telekom nicht an.

[testperson 1.675]

Hi,

vor 1 Minute schrieb RealUnreal:

Die relevante Geschäftskorrespondenz (Rechnungen, Lieferscheine etc.) muss 6 Jahre oder 10 Jahre unveränderbar archiviert werden.

wo liegen diese Daten denn wenn Sie per Post kommen oder in einem Kundenportal o.ä. bereitgestellt werden? Da könnte man diese "paar" E-Mails ja ebenfalls ablegen.

 

Rechnungen könnte bspw. in Diensten wie "DATEV Unternehmen online" ablegen bzw. die Mails dorthin weiterleiten. Da könnte dann auch der Steuerberater oder ggfs. die Buchhaltung von profitieren. Andere Anbieter haben da sicherlich auch passende Dienste im Angebot.

 

Gruß

Jan

[Dukel 454]

Ohne eigenen Server kann keiner Garantieren, dass die Mails nicht direkt nach dem abrufen gelöscht werden. Viel Spaß dabei das revisionssicher zu machen ;)

[Nobbyaushb 1.471]

vor einer Stunde schrieb RealUnreal:

Die Idee mit der Archivierung über den Provider hatte ich auch.

Leider bietet das die Telekom nicht an.

Wenn der Kunde tatsächlich Archivierungs-Plflichtig ist (das beantwortet in der Regel sein Fachanwalt...) ist die Lösung bei der Telekom sagen wir mal ungünstig wie der Kollege Dukel schon geschrieben hat

Wahrscheinlich ist das auch noch eine @t-online Adresse...

Ich rate zu einem Cloud-Provider, z.B. das kleinste O365 und die Mails über einen Provider ars***ivieren, Mailstore, Securepoint - Name it...

Und bei der Gelegenheit gleich eine vernünftige Mailadresse, eine Maildomain kostet im Jahr 6,95€

Weiterleitung kann man dann ja dahin machen,

und die Kunden haben sich nach der 2ten Antwort daran gewöhnt!

My2Cents

[RealUnreal 11]

Es geht nicht um einen Kunden, sondern um unsere eigene Firma.

Ich habe heute noch ein bisschen recherchiert und die Software "Ecomailz" gefunden.

Das liest sich ganz interessant.

Das ist ein revisionssicheres Archiv.

Man könnte die eingehenden Mails wohl per POP vom externen Mailserver abholen und dann direkt archivieren.

Was die ausgehenden Mails angeht, weiß ich noch nicht genau wie das funktionieren soll.

Ich habe mir schon überlegt per GPO bei den entsprechenden Mailfächern eine BCC Kopie an ein Sammel Journal Postfach zu schicken

und diesen Posteingang dann auch direkt zu archivieren.

 

100% Manipulationssicher ist das nicht, aber das ist auch ein Exchange nicht, wenn es mir gelingt die Mails bevor sie der Exchange bekommt zu manipulieren.

Ich brauche eigentlich kein Office 365 und auch keinen Exchange, deshalb sträube ich mich ein bisschen dagegen, dass nur für diesen Zweck anzuschaffen.

Und wir schicken Mails nicht per T-Online Account, sondern haben schon eine Top Level Domain und 35 Postfächer.

Wobei aber fast alle nur intern genutzt werden.

 

Edit: Ich weiß auch nicht warum nicht andere Provider sowas wie Strato anbieten.

Die haben anscheinend für überschaubares Geld eine Revisionssichere Mail Archivierung...

bearbeitet 17. Juli von RealUnreal

[NorbertFe 2.032]

vor 6 Minuten schrieb RealUnreal:

100% Manipulationssicher ist das nicht, aber das ist auch ein Exchange nicht, wenn es mir gelingt die Mails bevor sie der Exchange bekommt zu manipulieren.

Den Satz musste ich mir jetzt auf der Zunge zergehen lassen. ;)

 

so schlecht ist der Tresor der Bank gar nicht, wenn man den geldtransporter überfällt. ;)

[RealUnreal 11]

vor 1 Minute schrieb NorbertFe:

Den Satz musste ich mir jetzt auf der Zunge zergehen lassen. ;)

 

so schlecht ist der Tresor der Bank gar nicht, wenn man den geldtransporter überfällt. ;)

 

Letzten Endes ist doch jeder Angriff, ein Angriff auf den Geldtransporter oder auf die Bank ;)

[NorbertFe 2.032]

Ok anders gefragt: an welcher Stelle gilt denn eine Mail für dich als zugestellt, so dass sie revisionssicher (was auch immer das in deinem Fall bedeuten mag) ist?

[Nobbyaushb 1.471]

vor 10 Minuten schrieb RealUnreal:

Die haben anscheinend für überschaubares Geld eine Revisionssichere Mail Archivierung...

Dann wechsel doch den Provider

Und mit O365 hast du auch noch Teams mit im Boot

35 Konten ist über Kleinbetrieb...

[RealUnreal 11]

vor 12 Minuten schrieb NorbertFe:

Ok anders gefragt: an welcher Stelle gilt denn eine Mail für dich als zugestellt, so dass sie revisionssicher (was auch immer das in deinem Fall bedeuten mag) ist?

 

Ja, ich wollte damit ja nur sagen, dass jedes System potentiell angreifbar und nichts 100% sicher.

 

vor 12 Minuten schrieb Nobbyaushb:

Dann wechsel doch den Provider

 

Ja, ist halt auch wieder nur Arbeit und Aufwand.

Das hätte ich mir gerne gespart.

 

vor 12 Minuten schrieb Nobbyaushb:

35 Konten ist über Kleinbetrieb...

 

Sind aber keine 35 Mitarbeiter.

Wir betreiben z.B. so eine Software zur automatischen SNMP Abfrage bei Kunden.

Dafür alleine gibts einige Postfächer.

Das muss man aber nicht archivieren, weil nicht relevant fürs Finanzamt.

Interessant wäre ob jemand Erfahrung mit Ecomailz hat?