User zum "sauberen" Speicher erziehen

[b11ck 10]

Hallo,

 

was tut Ihr, um Eure User dazu zu bringen, die Daten sauber in vorhandene Ordnerstrukturen abzulegen? Wir haben in der Firma recht verzweigte Strukturen und häufig kommt es vor, dass die User aus Bequemlichkeit einfach lokal speichern, oder in den Ordner sonstiges.

 

Ich dachte an unterstützende Tools. Unter Office gibt es ja SETPLACES um die Speichern unter Box zu manipulieren. Gibt es sowas auch für das übrige Windows?

 

Das Handling über Favoriten finde ich einfach auch etwas unbequem.

 

Vielen Dank schon mal.

[Dr.Melzer 191]

Ich b in der Meinung dass es immer am besten ist die User davon zu überzeugen dass es besser ist es so zu machen wie ihr es wollt. Mit Zwang erreicht man wenig, wenn jemand von etwas überzeugt ist wird er es richtig machen.

Hinterfrage doch einmal ob eure User euer Ablagesystem überhaupt verstanden haben. Dort würde ich zuerst ansetzen.

[snake99 13]

Hi,

 

ich habe auch mal eine Zeit lange versucht den Usern schönes und ordnetliches Speichern beizubringen, doch dieser Prozess ist mehr als schwierig.

Viele User wollen sich an keine Speicherrichtlinien binden lassen, da dies "alles viel zu kompliziert ist und angeblich viel zu lange dauert".

Hat man jedoch eine gute Geschäftsführung, so kann man auch solche Vorhaben mit deren Hilfe realisieren, voraussgesetzt das vorgeschlagene System hat Hand und Fuß und kann wirklich zu Arbeitserleichertung beitragen. Dann wird kurz eine "Arbeitsanweisung" mit dem Verweis auf das QM (Qualitätsmanagement) verfasst und schon wird die Sache amtlich. Dann brigt man noch einen angemessenen Übergangszeitraum ins Spiel, um alle vorhandenen Dateien umzunennen bzw. umzustrukturieren, und schon sollte ein wilkürliches Dateisystem der Vergangenheit angehören.

[lefg 276]

Hallo,

... häufig kommt es vor, dass die User aus Bequemlichkeit einfach lokal speichern, oder in den Ordner sonstiges.

Das kenne ich zu genüge.

 

Ich b in der Meinung dass es immer am besten ist die User davon zu überzeugen dass es besser ist es so zu machen wie ihr es wollt. Mit Zwang erreicht man wenig, wenn jemand von etwas überzeugt ist wird er es richtig machen.

Hinterfrage doch einmal ob eure User euer Ablagesystem überhaupt verstanden haben. Dort würde ich zuerst ansetzen.

Das ist nach meiner Erfahrung der beste Weg, es ist möglicherweise aber auch mühsam. Überzeugungsarbeit braucht einen langen Atem.

 

In unserem Sekretariat hier ist eine altbewährte Kraft. Sie war lange Zeit Einzelkämpferin mit einem Einplatzrechner in der Pampa. Sie speicherte und sammelte alles auf C:\ in ihrer eigenen Ordnung und das seit W95. Das ging nach nach der Integration so weiter, trotz mehrmaliger Bitten um Änderung.

Die liebenswerte, langjährige Kollegin zu denunzieren, kam natürlich nicht in Frage. Alte PCs gehen aber schon mal kaputt, besonders die Festplatten. Eines montagsmorgens konnte von der Platte nicht mehr gebootet werden. Ihre langjährig angesammelte Werbung, Vorlagen und was es alles gab, war weg. Es war für die Kollegin ein kleiner Schock. Die Daten von der alten Platte konnte ich wieder ins Netzwerk stellen. Alle (NichtStandard)Ordner der Platte wurden heimlich nach dem Abmelden differenziell auf den Server gesichert.

 

Sie bekam einen anderen PC, ein Speichern auf C:\ war dort nicht mehr möglich.

 

Auf dem Server gibt es Verzeichnisse für verschiedene Gebiete wie Werbung, Bescheinigungen, Einladungen, Diverses. Manche Dinge erscheinen zwar überlüssig, es entsteht dabei so etwas wie eine Ordnung.

Der Versuch, eine strenge Ordnung(Aktenplan) einzuführen per Erlass, scheiterte am mangelnden Interesse der Leitungsebene. Das werde nicht benötigt, alle relevanten Daten seien in der Oracle-DB.

 

Frei nach Dr. Melzer, am Besten mit dem Kollegium, nicht dagegen, nicht dran vorbei.

 

Ein Admin sollte sich auch überlegen, was sind seine Aufgaben? Gehört dazu auch die Aktenorganisation? Oder sollte er sich um die Sicherung der Ordner, Dokumente kümmern, egal was sie enthalten?

Da gibt es eventuell speicherplatzfressende Mehrfachspeicherungen: TreeSize Pro ist da hilfreich. Ich schau ab und zu mal nach, ob sich da Größen stark ändern. Auch Serverplatten sollten regelmässig getauscht werden, eine gute Gelegenheit zum Aufrüsten, in jedem Haushaltsplan einzubauen. Auch an die Bandsicherung ist zu denken.

 

Gruß

 

Edgar

[Dr.Melzer 191]

Da sind Terminalserver eine gute Lösug, den lokal speichern ist dann kein Problem mehr. ;)

[PAT 10]

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die meisten User ihre Daten nicht mehr lokal speichern, nachdem man ihnen klar gemacht hat, dass für ihre lokalen Daten natürlich keine Backups gefahren werden. Der Rest lernt es spätestens dann, wenn die lokale Festplatte mal den Geist aufgibt oder der Rechner mal neu installiert werden muss oder so.

 

Und Beschwerden sind dann bei uns auch zwecklos, da in einer Betriebsvereinbarung festgelegt wurde, wie und wo die User ihre Daten abspeichern sollen. Jeder User muss unterschreiben, dass er die Vereinbarung gelesen und anerkannt hat. Wenn er es dann doch nicht gelesen hat oder bald wieder vergisst, ist das dann sein persönliches Pech.

[lefg 276]

Noch eine Überlegung zur Überzeugungsarbeit bei den Usern: Gibt unter den Usern informelle Führer, Leute die Einfluss auf andere haben aufgrund der Persönlichkeit oder Tätigkeit? Falls man dort ansetzt, mit denen (informelle) Gespräche führt, deren Interesse weckt, deren Mitarbeit gewinnt, dann hat man eine Chance zum Sieg.

Oftmals hat der Hausmeister auf das Kollegium mehr (freundlichen)Einfluss als ein Abteilungsleiter.