Revisionssicherheit von E-Mails

[james bond 10]

wie die überschrift schon sagt.

 

ich bin von einem kunden auf dieses thema angesprochen worden bei dem ich ein sbs2k3 mit exch2k3 installiert. mails "sofern sie buchhatungs / steuerrelevante / geschäftliche inhalte " enthalten sind wie ein geschäftsdokument / brief zu behandeln sind und haben somit eine aufbewahrungsfrist von 6 bis 10 jahren.

 

nun stell ich mir die frage ob der exchange 2k3 das nicht schon von haus aus kann?

 

weiß da jemand mehr..?

 

 

mike

[edv-olaf 10]

Hallo,

 

"aufbewahrungsfrist von 6 bis 10 jahren" bedeutet nicht, dass die Mails so lange auf dem Exchange liegen sollen, sondern dass sie normalerweise separat in einem Archivierungssystem gespeichert werden. Ist zwar auch mit dem Mailserver selber machbar, ein externes System ist aber vorzuziehen.

 

Grüße

Olaf

[james bond 10]

hallo

 

ich will die mails nicht auf dem server liegen lassen sondern kann ich die mails wenn sie einmal über den exchange server gelaufen sind einfach auf meinem server unter den entsprechenden kunden abspeichern und evtl. später wenn sie gebraucht wird wieder aufrufen.

 

muss der kunde ein archivierungssystem haben?

 

mike

[Tom_L3 10]

hallo,

 

das ganze ist eine unheimlich Grauzone... praktisch kannst du Textfiles daraus, sofern diese alle Versandinformationen (Datum, Namen, usw.) enthalten, machen und sie "irgendwo" speichern - bei Anfrage dann zur Verfügung stellen... ich denke da werden reele Vorgabe in den nächsten 1-3 Jahren kommen, wie die Archivierung technisch konsistent aussehen sollte...

 

Grüße

Tom

[james bond 10]

text macht sinn.

 

aber geht nicht auch *.pdf nur wegen der unveränderbarkeit.

 

da hätte man ggf. eine hirachie.

 

mfg

 

mike

[Tom_L3 10]

Hallo,

 

http://www.heise.de/newsticker/meldung/63957

 

das hier ist dazu sehr interessant (mit den Links weiterführend...)

 

Unveränderbarkeit von PDFs ist ja auch nicht immer gewährleistet. Bei der digitalen Beglaubigung (durch Notare mit derer digitalen Unterschrift) z.B. benutzt man seit dem 01.04.06 mehrseitige Tiff Dateien und explizit keine PDFs, o.Ä.

 

Das Problem bei einer Prüfung ist/bleibt die Verbindung der Mails zu tatsächlichen Vorfällen. Also effektiv die Archivstruktur und die Primärschlüssel. Innerhalb von CRM Systemen werden Mails inzwischen öfter zu Kundendaten verbunden als innerhalb der Buchhaltung ,usw. In welcher Strutkur der Prüfer nun die Daten erhalten muss ist derzeit gesetzlich noch offen bzw. schwamig...

 

Grüße

Tom