Erfahrungen mit Dokumentenmanagement / -archivierung

[BP164 10]

Hi,

 

ich hoffe das meine Frage hier richtig ist. Hat jemand von Euch Erfahrungen mit Dokumentenmanagement und/oder Archivierung ??

 

Ein Bekannter mit eigener Firma hat die Idee, ab nächsten Jahr alle eingehenden Rechnungen einzuscannen, zu archivieren und die Papierrechnungen zu entsorgen.... Welche Lösungen gibt es und welche sind wie zuverlässig ... Gibt es irgendwo Lesestoff dazu ?

 

Danke schonmal vorweg.

 

BP

[goscho 11]

Hallo bp,

 

für kleinere Umgebungen gibt es ELO (elektronischer Leitz Ordner). Infos hier.

 

Ansonsten gibt es noch in einigen Branchen (ERP) Lösungen integrierte und auch nur für diesen Zweck hergestellte Programme.

 

Google ist hier dein Freund.;)

ab nächsten Jahr alle eingehenden Rechnungen einzuscannen, zu archivieren und die Papierrechnungen zu entsorgen....

Das stelle ich mir nicht so einfach vor, da gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die IMHO auch nicht durch das Einscannen/Archivieren aufgehoben werden.

 

Gruß Goscho

[Finanzamt 76]

Hi,

Google mal nach [Aufbewahrungsfristen Rechnungen]. Für Firmen sind insbesondere die IHK-Treffer relevant. Nach der Lektüre wird Dein Bekannter mit Sicherheit von der Vernichtung der Originale Abstand nehmen. Das zusätzliche Digitalisieren und das Einstellen in eine Dokumentenverwaltung macht aber im Geschäftsalltag sehr viel Sinn.

Dann aber gilt es, zwei Kriterien in Übereinstimmung zu bringen: Wenn er bereits mit originär digitalen Belegen zu tun hat, sollten die zusätzlich digitalisierten Belege so wie die originären im Buchhaltungsprogramm erfaßt werden und von einer Dokuverwaltung mit inhaltlichen Kriterien (Az., Projekt, Vorgang, Bearbeitung, Historie, Thesaurus, Stichwörter, Datum, interne Bearbeitungsrichlinie ...) greifbar sein.

Eine Dokuverwaltung nur für Rechnungen macht jedoch m.E. keinen Sinn. Die sind i.d.R. verläßlich abgelegt. Erst die Verknüpfung mit anderen Geschäftsvorfällen, allgemeinem Schriftwechsel und Daten sowie relevanten Informationen bringt es. Dazu evtl. Passendes via PN.

Gegrüßt!